作為IT專案經理，如果團隊成員沒有像你所期望的那樣，按時提交合格的成果，缺乏良好的溝通極有可能是造成這種結果的罪魁禍首。專業技能使你成為某個領域的專家，出色的溝通技能則是你邁向成功管理者的一個關鍵因素。大多數的領導力培訓和演講技能培訓，都會把溝通列為一個重要的內容。無論是職能經理還是IT專案經理，溝通作為一種“軟技能”，是管理者必須具備的。
在企業發展中。一個專案的成功與否有著影響企業生死存亡的地位。那麼隨著專案管理的推廣應用，專案經理稅隨之步入企業管理者的視線中。然而在做專案的過程中，我們通常希望避免單純因為溝通不暢而引發的問題。專案經理是工程專案的中心，有著企業報專案目標實現的重要作用。那麼專案經理如何提升自己的溝通技巧呢，我們it專案經理做一下分析。
隨著通訊技術的進步，在跨國團隊之間，全球化程序促成了虛擬團隊的發展，成員之間面對面交流機會逐漸較少。虛擬團隊指的是具有共同目標，但在完成任務過程中沒有機會面對面工作的一組人員。電子通訊技術的發展如視訊會議等，使虛擬團隊規模越來越大。
1溝通基本原理
1.1溝通模型
一個簡單的溝通模型包含了五個元素：資訊、傳送方、溝通媒介、接受方和反饋。資訊就是訊息，一切存在的事物都含有資訊。傳送方是資訊的傳遞者。資訊在傳遞前必須進行編碼。溝通媒介指資訊傳播的途徑或方法。接受方是資訊的接受者，要對被編碼的資訊解碼。反饋是接受者收到資訊後給傳送者的反應。
1.2編碼和反饋
在溝通模型的五個要素中，適當的反饋是雙方正確理解資訊的關鍵。接受者必須知道傳送者的編碼方式，才能正確地提取到資訊，所以傳送方要儘可能為解碼提供便利。當雙方位於同一文化背景時，可以大大提高解碼準確率。
在跨國公司，英語作為全球使用最廣泛的語言，成為大家標準的編碼方式。當形成一種習慣後，國內團隊成員的溝通也使用英語。任何人對語言的駕馭和對資訊的表達，沒有比使用母語來得更駕輕就熟了。在非必要情況下用非母語編碼，既增加了編碼出錯率，又增加了對方解碼難度。
2溝通方式
2.1口頭溝通
一個團隊中的成員們性格是多樣性的，有開朗活潑的，也有含蓄內斂的。一般來說，外向的人比較健談。他們在談話中為了營造輕鬆的氣氛或博得對方好感，會談論一些偏離主題的事情。和這類人討論問題時，IT專案經理要有多花時間的思想準備。
談話的節奏必須掌控在自己的手裡，當對方離題萬里時，要設法把話題拉回到正軌上。例如說：“不如我們先談一下你下一步準備怎麼做，那麼我們在中午吃飯的時候，就可以專心聽你這次有趣的旅遊經歷”。 如果對方仍然兀自喋喋不休，並佔用了太多的談話時間，IT專案經理必須及時打斷對方。例如說：“你的話題很有趣，但我們為什麼不先解決眼前的問題呢?”當然還可以制定一些規則(groundrules)來約束這類人，例如規定當一個人發言的時候其餘人不能隨便插嘴，或者限定每個人講話的時間。
相反，內向型的人惜字如金，他們通常不願表露自己的觀點，很少主動開啟話題。他們傾向於使用簡短的字眼來回答提問。當你問他對一件事的看法時，他們用“很好”、“不錯”來回答。這類看似肯定的答覆並不代表他真正的想法。因為在談話的過程中，你很少得到他的反饋。對這類人，最合適的提問方式是使用特殊疑問句，例如問“你會怎麼處理這件事?”，而不是“你覺得我的處理方式可以嗎?”。IT專案經理要時刻注重公正性和客觀性，避免主觀臆斷。
不負責任的觀點會打擊成員積極性，給團隊績效帶來負面影響。未經調查就做出的負面評價，會影響團隊凝聚力。在任何情況下，不要在公開場合不加掩飾地直接否定別人的意見，類似於“你這樣做是不負責任的”之類的話是非常傷人的相反，應該採取相對委婉的表達方式，在陳述中加上自己的感覺。比如“我有不同的想法，我個人比較傾向於……”或者“如果你能夠……情況是不是會變得更好”。在沒有完全弄清事實真相前，單獨的面對面交流是最好的方式。這既能保護對方的隱私，又能形成輕鬆的氛圍。即使不小心說錯了話，也有機會立即澄清。
2.2肢體語言溝通
肢體語言體現在多方面，例如穿著、手勢、眼神等。在交談時，目光正視對方是一種起碼的尊重。目光接觸會讓對方感到你對當前的話題很感興趣，進而激勵對方繼續說下去。在雙方辯論時，堅定的目光還能體現出你的自信。聽別人說話的同時幹自己的事，是非常不禮貌的。目光接觸也需要把握分寸，在上下級溝通時，一直盯著對方看會給對方壓力。當對方是異性時，過多的直視也會產生唐突感。聽對方說話時要面向對方保持放鬆的坐姿，在營造輕鬆氣氛的同時，也會傳達給對方你的尊重和專注。除此之外，還應該放鬆面部表情，多點頭和微笑給對方鼓勵。任何多餘的小動作，例如蹺二郎腿、身體不停抖動或者玩弄手中的文具等，是絕對禁止的。衣著也是肢體語言的一部分，它能體現出相應的情感。
電視節目主持人在不同的日子會穿特定式樣的衣服，同樣地，IT專案經理也應該根據場合因地制宜地著裝。例如，專案績效彙報會議上選擇穿正裝來體現出對公司高層或客戶的尊重和重視。而在和團隊成員談話時，休閒的服裝可以形成暢所欲言的氣氛。作為一個領導者，IT專案經理的一舉一動會潛移默化地影響成員的工作方式和團隊氛圍，他的個人魅力有助於團結團隊，帶動整個專案團隊高效地工作。
2.3書面溝通
電子郵件不是效率最高的溝通方式，但在工作中是不可或缺的。一個IT專案經理要和各個跨國職能部門打交道，掌握書寫電子郵件的技巧無疑是非常重要的。書面溝通需要你主動吸引潛在讀者的興趣，產生讀下去的慾望。郵件要有一個醒目的標題，同時使用簡潔易懂的語言來減少對方的閱讀時間。多次轉發的郵件，一定要重新修改主題，去掉“回覆”或者“轉發”這類讓人看了以後容易產生混淆的字眼。對於多次轉發的郵件，要適當地刪除冗餘資訊。
英語作為通用語言，整個團隊提高英語應用能力是必需的。在撰寫郵件時應該儘量使用主動語態，因為主動語態更容易激勵人，也更容易敘述事情。IT專案經理還要時刻營造團隊榮譽感，使用帶有團隊特色的詞彙或標誌，能夠拉近彼此的距離，增加團隊的凝聚力。書面溝通不能得到即時反饋，所以必須盡力協助對方正確理解其包含的資訊。針對不同的物件，恰當地運用通俗語言和專業語言，能夠強化對方的理解。通俗易懂的語言是針對普通人士的，而專業人士之間則更加傾向於使用業內的術語和行話。 充分了解對方的知識背景，可以做到因人而異地傳達資訊。
