[關鍵詞] 專案 溝通 專案經理
一、概述
專案溝通管理如是說：“管理者要用70%的時間用於與人溝通，而專案經理需要花費90%或更多的時間溝通”。作為一名專案經理，不應該埋在一大堆的技術、管理工作中，而應站在較高的角度審視整個專案，必須花大量的時間去做溝通工作，使自己既能準確地把自己的意圖傳遞給專案相關人員，同時又能及時正確地去理解專案相關人員的需求，達成一種共識，使他們理解你、支援你、幫助你，那麼專案就成功了一半，否則就很難成功地組織完成這個專案。因此，良好的溝通不但是提高專案完成的質量和效率、降低專案成本的必由之路，更是關係到專案成敗的關鍵因素之一。ISO 10006-2003《質量管理—專案質量管理指南》、 ISO/IEC TR 16326-1999 《軟體工程--專案管理ISO/IEC 12207應用指南》、GB/T 19016-2005 《質量管理體系—專案質量管理指南》等對專案管理及其溝通提出了規範性要求，為便於理解和實施，筆者擬把多年的專案管理的實踐經驗體會與讀者共享。
二、專案溝通的物件與時機
專案管理的過程包括專案啟動、需求確認、計劃安排、專案實施、專案驗收、專案收款等各階段，在各個階段都需要有專案經理圍繞專案的進度、成本、質量等要素與客戶、專案組成員、供應商、上層管理者及其他相關專案經理等進行溝通、協調和控制。與專案各相關方之間持續、有效的溝通，是促成專案成功的諸多因素中最重要的一項因素。
1.與客戶的溝通
客戶是專案成果的使用者。因此，在專案的全過程中都應與其決策層、業務部門保持及時有效的溝通，以便獲得他們的支援、參與和推動，特別是專案的啟動期間更為重要。良好的溝通能使雙方對於專案目標、範圍達成共識，保證專案健康的進行。如果專案初期就沒有得到客戶的'支援和認同，很難想象該專案能成功。
為了達到獲得支援的目的，溝通必須做到以下幾點：
首先，培養客戶對專案的價值與戰略重要性的認同感。形成雙向交流，以保持資訊的一致性，增強專案進度的透明度，並確保雙方瞭解專案的進展。
其次，必須通過良好的溝通就客戶的需求達成一致，否則會給專案帶來無窮的隱患，甚至會使專案前功盡棄。筆者負責的部門曾經承接了一個小型專案，安排A作為專案經理，由於專案不大，忽視了與客戶的溝通，在專案的細節需求方面沒有主動去和客戶達成共識，開發人員花了許多精力進行開發、測試，結果客戶在試用時認為不能滿足他們的需求，既耗費了人力，延長了工期，增大了成本，同時又影響了客戶的滿意度。
再次，還要與客戶在管理思想、管理理念上要達成一致，爭取客戶的理解和支援。
2.與專案組成員的溝通
專案組成員是專案實施的主力軍，他們對專案的認識、對專案的投入狀態，以及團隊成員間的和諧程度，都會對專案成功造成不容忽視的影響。如果專案中一些重要資訊沒有進行充分有效的溝通，如在制定計劃、實施情況、技術問題等方面與相關人員溝通不足，就會造成各行其事、重複勞動、甚至造成不必要的損失。
與專案組成員的溝通，要注意把握以下三點：
(1)專案經理不但自己要把工作重點放在溝通上，還要引導整個專案團隊進行有效的溝通。
(2)作為專案經理，為調動專案組成員的的工作熱情、提高其效率，還應充分了解專案成員的個性、喜好等，並採取不同的溝通方法，使專案組成員的工作協調一致，從而保證按時、按質、按量完成預期的任務。
(3)“有人的地方就有衝突”，作為專案經理，應儘可能地避免專案組成員之間發生衝突，當衝突發生後應採取積極的態度和適當的方法解決，以維持專案組的和諧氛圍。解決這類衝突有兩個很重要的原則：一是不能全部採用正式、生硬的方式去解決，應該多尋求一些非正式渠道來溝通；二是要倡導互相理解和尊重。