專案管理是一個系統工程，搞好專案管理需要運用系統科學的理論，通盤把握專案的綱和目，在專案執行過程中積極主動地做好各種專案協調工作，從而有效地加強專案管理，保證專案順利實施，達到專案建設的預期目的。
一、專案協調工作的主要特點
1、協調的範圍廣。專案協調的範圍包括內部關係的協調、近外層關係的協調和遠外層關係的協調。其中，內部關係包括專案經理部內部關係、專案經理部與企業的關係、專案經理部與作業層的關係;近外層關係是指與專案部有直接和間接合同的關係，包括與建設單位、監理單位、設計單位、物資供應單位、分包單位以及銀行、保險公司等之間的關係;外層關係是指與專案部雖無直接和間接合同關係，但卻有著法律法規和社會公德等約束的關係，專案部與政府、交通、環保、衛生、綠化等部門的關係。通常情況下，近外層關係的協調是專案協調的重點。
2、協調的要素多。一是人際關係的協調，通常包括專案經理部內部人際關係的協調以及與關聯單位的人際關係的協調，協調物件主要是相關工作結合的過程當中人與人之間在管理工作中的聯絡和矛盾。二是組織關係的協調，通常包括專案經理部與企業管理層以及與分包單位、勞務作業層之間的關係。三是供求關係協調，通常包括企業物資供應部門、建設單位物資供應部門與專案經理部之間的關係協調，各生產要素供需單位之間的協調。四是協作配合之間的關係協調，通常包括專案經理部內部各部門之間、上下級之間、管理層與作業層之間以及與各近外層協作單位之間的協調。五是約束關係的協調，通常包括專案經理部與遠外層關係的協調，包括與有法律法規約束關係的各單位(如政府、環保、衛生、綠化、交通等)的關係協調，和與有合同約束關係的建設單位之間關係的協調。
3、協調的階段性強。建設工程通常具有很強的階段性，對於工程總承包專案通常可分為勘探、設計、採購、施工、運營等不同階段，每個階段又可以劃分為若干時期，例如在施工階段就可以分為準備期、施工期、收尾期等，在各個不同的時期，專案協調工作的內容是不一樣的，協調的重點也是不同的。
4、協調的難度大。由於專案協調的性質多種多樣，所涉及到的關係千頭萬緒，有專案與目標因素之間的協調;專案各子系統內部、子系統之間、子系統與環境之間的協調;各專業技術方面的協調;各種管理方法、管理過程的協調;專案實施過程的協調;各種管理職能方面的協調;專案參與者之間的協調等，因而專案協調工作的難度比其他任何一種協調難度都大。
二、專案協調工作容易出現的問題
1、專案經理部內部容易混亂。主要表現在：由於總體目標不明，各職能部門之間的興趣和目標不同，有各自的打算和做法，有些甚至是對立的;由於缺乏溝通和必要的宣傳，專案部內部士氣不夠，面對專案實施過程中遇到的一些挫折和危機，容易失去鬥志;由於資訊不暢、指揮不靈，專案實施過程中出現各種混亂現象，人們對合同、各種指令和責任書理解不一或不能理解，因而在實施過程中各自為政，使專案失控;專案部內部沒有和諧的工作氛圍，對工作沒有應有的爭執和討論，人們不敢和不習慣將問題提出來討論和研究，從而釀成隱患。
2、與外部關係不易理順。主要表現在：專案經理部的工作得不到建設單位、監理單位、設計單位等近外層關係單位的支援，有時甚至是對立的;專案經理部不召開協調會議或者在協調會議上不討論重要的協調事務，而是偏離議題，或者是正常的協調會議經常被打斷和干擾，達不到應有的效果;專案部內部、專案部與遠外層、專案部與近外層三個層次之間的資訊溝通不暢，以至於資訊得不到正確傳遞，影響了專案的正常運作，甚至是相互之間產生一些抱怨;專案經理部得不到企業職能部門的支援，無法獲得必需的資源和管理服務，與外界又不能進行正常的資訊溝通，迫使專案經理部花費大量的時間和精力處理各種突發矛盾和問題，降低了工作效率。
三、專案協調工作的思路與方法
1、樹立一種觀念——搞好專案協調是做好一切工作的基礎。眾所周知，構建和諧社會是我國當前的一項國策，而構建和諧的工作環境是現代管理所提倡的一項重要原則。對於工程專案來說，由於建築工程的特殊性，專案協調工作尤為重要。要通過學習和不斷的教育，使專案部管理人員充分認識到協調工作的重要性：協調工作是做好其他一切工作的基礎，沒有和諧的工作環境什麼事也做不成。
2、堅持一個方法——加強管理部門之間的溝通。專案協調最好的手段和方法就是溝通，溝通是解決專案實施過程中各種障礙的最基本的方法，事實證明也是最有效的一種手段。任何組織爭執只有通過溝通才能實現，通過溝通不但可以解決各種協調問題，如技術、過程、邏輯、管理方法和程式中的矛盾、困難和不一致，而且還可以解決相關人員心理行為的障礙和爭執。對於專案來說，專案經理部內部溝通的效果是測定專案管理效果的最好尺度，專案目標能否成功實施，很大程度上取決於專案經理部能否成功地進行溝通，即能否成功地做好協調工作。
3、講究一種藝術——科學地控制管理中的爭執。協調要講究技巧，特別是對於爭執的處理更要講究藝術，必須使爭執得到有效的管理和控制。對於專案實施過程中出現的問題應多協商、少爭執，通過詳細的協商平衡和滿足各方面的利益，從而達到專案目標的最優解決;通常情況下對於不影響專案管理大局的爭執，應採取策略引導爭執者或者說服雙方向對方做適當妥協或非原則性讓步，避免爭執擴大化;對於涉及雙方共同利益的爭執可採取互遷互讓，加大合作面形成利益互補或利益共同體，從而化解爭執;對於利益衝突性大的爭執或問題比較突出的爭執，在協商和調解都無效的情況下，應及時交由上級領導裁決，或當機立斷採取行政裁決的方式解決，或通過法律途徑解決。另外，在必要的情況下，對於一些目標不明和方法難以確定的問題，有時需要有意識地引起爭執，通過爭執進行討論和溝通，使認識一致從而得到最佳方案。
4、掌握一個原則——具體問題具體分析。在專案協調過程中必須堅持具體問題具體分析的原則，對於每一個需要協調的問題都必須先分清它的性質、型別、主次等要素，然後制定出最合適、最有效的解決途徑。如，對於內部人際關係的協調主要應依靠各項規章制度，通過做好思想政治工作、加強教育培訓、提高人員素質等方法來實現;對於專案經理部與企業管理層之間的管理協調，應嚴格執行《專案管理目標責任書》;對於專案經理部與作業層之間關係的`協調，應嚴格履行《勞務分包合同》和執行《專案管理實施規劃》;對於專案經理部內部供求關係的協調，必須依靠編制和嚴格實施資源需求計劃，並充分發揮物資供應部門排程系統和排程人員的作用，加強排程工作;對於專案經理部與建設單位和監理單位之間的協調，應以溝通為主，協調的目的是搞好協作，協調的依據是執行合同，協調的重點是資金問題、進度問題和質量問題。
5、突出一個重點——注重專案動態管理。專案的協調工作貫穿於專案管理的全過程，但是，由於工程專案的實施是分階段實行的，專案各階段所存在的問題都有所不同，因而在專案協調過程中還必須根據各階段的實際情況抓好協調的重點，如在專案實施初期主要是進行供求關係的協調，專案後期的協調重點則是合同與法律法規約束關係的協調，這就要求協調工作應根據專案的推進，適時、準確地把握各種關係的發展，及時有效地進行溝通，化解各種矛盾、解決各種爭執，從而提高專案執行的效率。
6、打好一個基礎——著力提高管理人員素質。任何工作都是由人來完成的，人的素質決定了工作質量，專案協調工作也不例外。一方面要對專案部所有管理人員進行必要的培訓和教育，使他們充分了解專案協調工作的重要性，掌握協調工作的方法和技巧;另一方面應在專案經理部配備專職的專案協調工作人員，並指定一名專案副經理專門負責此項工作，才能取得理想的效果。
7、運用一個手段——加強專案的資訊化管理。資訊科技的發展為專案管理帶來了新的手段和方法，在專案管理的所有要素中，專案協調工作最需要資訊的支撐。因此，專案經理部必須充分利用現有的資訊化技術，在專案部內部建立資訊網路，確保所有需要協調的資訊能夠及時流通，使專案協調工作及時、高效，從而提高整個專案管理工作的效率和效益。