專案管理方法和專案實施方法的關係

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在一個專案的執行過程中還同時需要兩種方法:專案管理方法和專案實施方法。

專案管理方法和專案實施方法的關係

專案實施方法指的是在專案實施中為完成確定的目標如某個應用軟體的開發而採用的技術方法。專案實施方法所能適用的專案範圍會更窄些,通常只能適用於某一類具有共同屬性的專案。而在有的企業裡,常常把專案管理方法和專案實施方法結合在一起,因為他們做的專案基本是屬於同一種類型的。

實際上,只要願意,做任何一件事情,我們都可以找到相應的方法,專案實施也是一樣。以IT行業的各種專案為例,常見的IT專案按照其屬性可以分成系統整合、應用軟體開發和應用軟體客戶化等,當然,也可以把系統整合和應用軟體開發再分解成一些具備不同特性的專案。系統整合和應用軟體開發的方法很顯然是不一樣的,比如說:系統整合的生命週期可能會分解為了解需求、確定系統組成、簽訂合同、購買裝置、準備環境、安裝裝置、除錯裝置、驗收等階段;而應用軟體的開發可能會因為採用的方法不同而分解成不同的階段,比如說採用傳統開發方法、原型法和增量法就有所區別,傳統的應用軟體開發的生命週期可能分解成:瞭解需求、分析需求、設計、編碼、測試、釋出等階段。

至於專案管理,可以分成三個階段:起始階段,執行階段和結束階段。其中,起始階段是為整個專案準備資源和制定各種計劃,執行階段是監督和指導專案的實施、完善各種計劃並最終完成專案的目標,而結束階段是對專案進行總結及各種善後工作。

那麼,專案管理方法和專案實施方法的關係是什麼呢?簡單的說,專案管理方法是為專案實施方法得到有效執行提供保障的。如果站在生命週期的角度看,專案實施的生命週期則是在專案管理的起始階段和執行階段,至於專案實施生命週期中的階段分佈是如何對應專案管理的這兩個階段,則視不同專案實施方法而不同。

一、實際意義

專案管理方法和專案實施方法對專案的成功都是有重要意義的,兩者是相輔相成的,就如管理人員和業務技術人員對於企業經營的意義一樣。從IT企業的角度看,任何一個IT企業如果要生產高質量的軟體產品或者提供高質量的服務,都應該對自身的專案業務流程進行必要的分析和總結,並逐步歸納出自己的專案管理方法及專案實施方法,其中專案實施方法尤其重要,因為大部分企業都有自己的核心業務範圍,其專案實施方法會比較單一,在這種情況下,專案管理方法可能會弱化,而專案實施方法會得到強化,兩者會較緊密的結合在一起。只有總結出並貫徹實施符合企業自身業務的方法,專案的成功才不會嚴重依賴於某個人。在某種程度上,專案管理方法和專案實施方法也是企業文化的一部分。

從客戶的角度看,如果希望得到有保障的產品或服務,那就既需要關注提供產品或服務的企業是否有恰當的專案管理方法和專案實施方法,也必須尊重該企業的專案管理措施與方法。

二、專案管理重要性

按照傳統的做法,當企業設定了一個專案後,參與這個專案的至少會有好幾個部門,包括財務部門、採購部門、人力資源部門等,而不同部門在運作專案過程中不可避免地會產生摩擦,須進行協調,而這些無疑會增加專案的成本,影響專案實施的效率。專案管理的.做法則不同。不同職能部門的成員因為某一個專案而組成團隊,專案經理則是專案團隊的領導者,他們所肩負的責任就是領導他的團隊準時、優質地完成全部工作,在不超出預算的情況下實現專案目標。專案的管理者不僅僅是專案執行者,他參與專案的需求確定、專案選擇、計劃直至收尾的全過程,並在時間、成本、質量、風險、合同、採購、人力資源等各個方面對專案進行全方位的管理,因此專案管理可以幫助企業處理需要跨領域解決的複雜問題,並實現更高的運營效率。

專案管理是全新的管理方法,學習專案管理可以開闊思路和視野,能培養我們的系統思維習慣,務實的工作作風,科學的管理方法;能教會我們養成良好的工作方式。

例如美國Standish Group1994年對超過8400個IT專案的研究表明,只有16%的專案實現其目標,50%的專案需要補救,34%的專案徹底失敗。Frame博士於1997年對438位專案工作人員進行了調查,結果表明,專案失敗的比率也非常高。根據他的分析,大多數專案的問題來源於以下四個方面的原因之一:組織方面出現問題(如因外來資源而產生的問題);對需求缺乏控制;缺乏計劃和控制;專案執行方面與專案估算方面的問題。

由此我們可以看出在當前的環境下,實施專案管理是非常必要的!那麼專案管理給我們究竟能夠帶來什麼樣的好處呢?概括起來,可以有以下幾點:

合理安排專案的進度,有效使用專案資源,確保專案能夠按期完成,並降低專案成本。通過專案管理中的工作分解結構WBS、網路圖和關鍵路徑PDM、資源平衡、資源優化等一系列專案管理方法和技術的使用,可以儘早地制定出專案的任務組成,併合理安排各項任務的先後順序,有效安排資源的使用,特別是專案中的關鍵資源和重點資源,從而保證專案的順利實施,並有效降低專案成本。如果不採用專案管理的方法,我們通常會盲目地啟動一個專案,將所有資源均安排在專案中,可能會有很多的人員、任務的瓶頸,同時也會造成很多的資源閒置,這樣勢必會造成資源和時間的浪費。

加強專案的團隊合作,提高專案團隊的戰鬥力。專案管理的方法提供了一系列的人力資源管理、溝通管理的方法,如人力資源的管理理論、激勵理論、團隊合作方法等。通過這些方法的使用,可以增強團隊合作精神,提高專案組成員的工作士氣和效率。

降低專案風險,提高專案實施的成功率。專案管理中重要的一部分是風險管理,通過風險管理可以有效降低專案的不確定因素對專案的影響。其實,這些工作是在傳統的專案實施過程中最容易被忽略的,也是會對專案產生毀滅性後果的因素之一。

有效控制專案範圍,增強專案的可控性。在專案實施過程中,需求的變更是經常發生的。如果沒有一種好的方法來進行控制,勢必會對專案產生很多不良的影響,而專案管理中強調進行範圍控制,變更控制委員會(CCB)和變更控制系統的設立,能有效降低專案範圍變更對專案的影響,保證專案順利實施。

可以儘早地發現專案實施中的問題,有效地進行專案控制。專案計劃、執行狀況的檢查以及PDCA工作環的應用,能夠及早地發現專案實施中存在的問題和隱含的問題,這樣專案就能順利執行。

可以有效地進行專案的知識積累。傳統的專案實施中,經常在專案實施完成時,專案就戛然而止,對於專案的實施總結,技術積累,都是一種空談。但知名的跨國公司之所以能夠運作很成功,除了有規範的制度外,還有一個因素就是有比較好的知識積累。專案管理中強調專案結束時,需要進行專案總結,這樣就能將更多的公司專案經驗,轉換為公司的財富。總體來講,專案管理可以使得專案的實施順利,降低專案的風險性,最大限度地達到預期的目標。