一、"祕書"應認定為是一種職務
這是針對學術界有人提到的祕書是一種職位、職業、職稱而言的。把祕書界定在一種職位、職業或職稱上並非錯誤。但是界定在職務上更符合它的本義，最具實質意義。
二、祕書與領導者保持著盡小的空間
在"祕書"定義中，有不少關於祕書與領導空間位置的.表述，大多為"祕書身處領導近身"等詞句。 應該說，它反映了一種客觀狀況，表明了祕書與領導保持著盡小空間的事實。但是，這種表述不全面，由於它僅僅從物質空間這方面描述了兩者間隔的接近，而忽視了他們在精神空間上具有著同樣接近的另一面。
三、祕書"以文字材料的處理為主要特徵"
在傳統觀念中，祕書經常與秀才聯絡在一起，什麼是祕書--祕書就是搞文字工作的，寫東西的。以後，祕書學科的建立，人們在理性的高度努力作出科學概括的時候，也始終沒有忘記祕書的文牘性，只是把"制掌文書"與"事務處理"--一同作為了祕書的根本特徵加以揭示。應當看到，這是熟悉上的一大變化，是客觀物件發展的及時反映。然而，從理論上和實踐中來分析，這一熟悉又存在著兩個題目。
一是按邏輯學分析，"制掌文書"與"處理事務"這兩個概念顯然不相互排斥，而是交叉。
二是從實際狀況看，"制掌文書"的表述不及"文字材料處理"的表述正確和全面。
四、祕書所做事情的全部是"資訊和其他事務"
嚴密地說，祕書所處理的資訊大部分也應回屬事務工作的範疇；但還有一個層面，就是祕書的思想、聰明融進領導決策之中，即不少人稱之為的輔助決策、顧問、智囊等等。
除了資訊處理以外，祕書還有大量的其他事務工作需要做，也有文字的和不是文字的。不少文章和專著都努力想把這部分事務工作羅列清楚，但又總是得不到滿足的結果。究其原因，是祕書為領導者服務這一特點所致。
五、祕書是為領導者提供服務的行政職員
這有三層意思，一是祕書所做的事情是服務性的，二是祕書服務的物件是領導者，三是祕書是行政職員。
至於祕書是"行政職員"的認定，實際上是對祕書的回屬作出的描述。指出祕書是行政職員，一是可將祕書與技術類職員、治理類職員 （嚴格意義上的行政職員），與體力勞動者區別開來；二是體現祕書工作是整個治理活動的組成部分的觀點。
基於定義"祕書"的幾個基本題目的如上熟悉，筆者以為，所謂"祕書"是一種職務，指與領導者保持盡小的空間，專為其提供以文字材料處理為主要特徵的資訊和其他事務服務的行政職員。