1高校基建檔案管理工作的特點
1．1獨立成套
學校發展過程中的基建檔案應當單獨整理立卷，而且各個基建專案的檔案資料也應該是獨立的。基建檔案的整理物件是單位工程，應當包含工程各個階段的依據性檔案，具體包括準備、設計、施工以及竣工等各階段，是一套完整的檔案卷宗。
1．2來源廣泛
高效基建檔案的來源廣泛主要是因為基建工程專案規模較大，且設計專業因素較多。工程專案的整個過程包括從工程專案籌劃到竣工驗收等各個階段，檔案材料來源涉及到各項工作的參與，包括設計部門論證、政府部門審批、材料裝置單位供貨、施工單位施工以及監理單位質檢等。
1．3實用性
作為高效基礎工程設施建設中最為原始的資訊，基建檔案所承載的是大量關於各種基礎設施建設的真實性資訊，因此具有很強的實用性，在學校的擴建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。
2高校基建檔案管理工作的問題
2．1缺乏檔案管理意識和規範的歸檔方法
由於高校基建部門以及相關領導缺乏對高校基建管理工作的認識和重視，因此在很多高校基建檔案部門往往存在著“重建設、輕歸檔”的問題。高校基建檔案管理部門往往缺少專業的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負責任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經常會出現圖文不符、文件缺失，還有材料缺失導致文件無法正確分類和歸檔的問題，這些問題嚴重影響了檔案管理工作的正常開展。
2．2檔案管理缺乏準確性和完整性
高校基建專案從最初到竣工涉及到的領域較廣泛、資料來源也比較複雜，而且工程週期也較長，不僅需要從高校內部獲得基建檔案的內容，往往與政府部門也有較深的聯絡。高校基建部門不主動對基本建設資料資訊進行收集和歸檔，會丟失許多工程建設過程中形成的重要資訊資料。在工程建設期間，由於相關檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識、較強的責任心以及專業的知識，往往會分不清一般資料和重要資料，造成對資料的盲目管理，使得資料的真實性和準確性有所缺失。
2．3缺乏科學的檔案管理技術
高校基建檔案管理的日常工作普遍存在被動、單一的特點，管理人員往往對基建檔案進行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由於很多高校都將資金重點投放在教學裝置和師資力量，而忽略了對高校基建檔案管理工作的投入，因此，當前高校基建檔案管理採用的`是較為落後的管理方式，如人工翻閱模式，對現代化資訊搜尋、查詢工具的應用還不夠充分，直接導致耗時耗力、效率低的後果。
3強化新形勢下高校基建檔案管理工作的有效措施
3．1完善基建檔案管理制度
確保高校基建檔案管理規範化、標準化發展，就需要將檔案管理工作納入日常管理中，由此可見，做好基建檔案管理工作的關鍵就是完善各種規章制度。實際操作過程中，由於基建檔案形成周期較長、專業性較強、涉及單位較多，因此應當及時指導和約束檔案管理工作的質量。承包單位在完成工程專案後，必須嚴格按照規範要求，同步進行基建檔案管理、工程建設、竣工驗收等工作。檔案部門應當注重與基建部門的溝通和交流，明確基建檔案管理中的職責，確保重要技術資料歸位，如專案施工、安裝以及竣工等技術。
3．2實施規範化、同步化
對基建檔案進行管理的過程中，應當認真實施同步化和規範化，保證歸檔檔案材料的準確性和真實性滿足歸檔質量要求。具體需要注意的情況如下:需要長期儲存的檔案應當用耐久性較強的材料進行書寫;保證竣工圖紙編制的規範性和竣工材料的齊全性，重新繪製汙染、磨損嚴重的竣工圖;遵循工程檔案的自然形成規律，根據檔案之間的聯絡合理排列卷內檔案。為確保基建檔案材料的標準化與規範化，應及時掌握管理工作開展過程中的各準確檔案資料。
3．3提升現代化、科學化管理水平
實現檔案管理資訊化的必要條件就是建設好基礎設施，具體包括:作業系統、資料庫管理系統、儲存裝置、資訊安全系統以及網路裝置等等。硬體設施建設是檔案管理資訊化建設的基礎，資訊化平臺必須憑藉網路、裝置、計算機等硬體支援才能搭建成功。除了重視硬體設施，軟體管理上也不能懈怠，需要積極開闢檔案儲存的新途徑，做好檔案管理的網路安全保衛工作。選擇硬體和軟體時，要想充分發揮檔案資訊化管理的整體效率，就不能以僅僅滿足使用目標為標準，而要預留一定的升級空間即具備前瞻性。
3．4提升管理隊伍業務素質
基建部門不僅僅是檔案管理的生產者，更是使用者，這就對他們的責任心提出了更高的要求，應當努力加強提升基建檔案管理人員的綜合技能、專業技能與職業素養。管理人員在日常基建檔案管理工作中，應對基建專案活動保持時刻地關注，收集並及時歸檔與基建活動相關的各種活動資料。同時，由於基建檔案管理不斷向多樣化方向發展，相關管理標準、規範等也被不斷更新，面對這樣的現狀就要求基建檔案管理人員必須具備較高的檔案管理能力和業務水平，這些可以通過進行現代化知識的學習與培訓獲得。綜上所述，基建檔案管理工作對於維持高校長期發展具有重要作用，應當從高校建設需求以及社會發展需求出發，緊抓高校基建檔案管理以大力加強高校基建檔案管理工作，最終為高校今後的建設和發展提供更優質的資料和檔案服務。