道觀檔案管理，就是科學地管理道觀檔案，為道觀管理、教務活動以及道學研究服務。
道觀的檔案應由道觀實行統一管理，以便於利用。維護道觀檔案的完整與安全，是道觀檔案管理的基本要求。
道觀檔案管理的內容和環節，應從目前和長遠利用道觀檔案的需要和方便著眼， 明確目的，贏得各方面的信任、支援和幫助，從而做好管理工作。
道觀檔案的概念
道觀檔案是指過去和現在道觀和道士在從事道觀管理、道教活動和其他社會活動中形成的具有儲存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式、不同載體的歷史記錄，基本含義有以下4點：
1. 道觀檔案是在過去和現在道觀道士和信徒從事宗教活動中形成的。也就是說，道觀檔案來源於一定的基本單位和個人。
2.道觀檔案是檔案材料有條件地轉化而來的。其條件是：第一，辦理完畢的檔案才能作為檔案儲存，正在承辦中的檔案不是檔案；第二，對日後工作和研究活動有一定的查考價值的檔案才有必要作為檔案儲存；第三，按照一定的規律和歸檔要求集中儲存起來，才能最後成為檔案。
3. 道觀檔案的形式是多種多樣的。從表達方式上看，可以歸納為文字、影象、聲音；從載體上看，有金石、縑帛、紙張、膠片、磁帶、磁碟以及電子文件等。總之，道觀檔案的形式是豐富多彩且不斷地發展變化的。
4. 道觀檔案是道觀、道士活動的真實記錄。道觀檔案真實地記錄和反映了道教活動的歷史，是當時道教活動的原始記錄。
道觀檔案是一種專門檔案。道觀中的文物，如神像、雕刻、繪畫、法器等，應屬於道觀檔案的範疇，具有文物和檔案的雙重屬性。
道觀檔案的作用
道觀檔案的作用主要有以下7點：
1. 道觀檔案是道教教職人員和道徒們在從事道教活動中形成的歷史記錄，是道觀管理、弘揚道法、道教研究、修習經典、傳授教義、培養道教教職人員等道教活動的查考依據。
2. 道觀檔案是研究各教派的起源、發展、教義、教規及道教的影響，道教與其他文化的聯絡等方面的第一手資料。
3.道觀檔案是傳承、傳播和弘揚中華民族傳統文化，研究歷史、宗教、民族、民俗的最真實可靠的查考依據。
4. 道觀檔案可以為黨和國家制定宗教政策、依法加強對宗教事務的管理、積極引導宗教與社會主義社會相適應，加強道風建設、構建和諧社會等方面發揮重要作用。
5. 道觀檔案有利於開發地區旅遊文化資源。道教活動與地方民俗密不可分，道觀檔案記載了這些活動的形成和發展。通過對這些檔案的收集、整理，有利於瞭解當地的社會風俗，使其轉化為地區旅遊文化資源，創造巨大的社會經濟效益。
6. 道觀檔案對培養愛國愛教、在道教界擁有高深造詣、在社會上和信教群眾中具有一定影響的道教界人士具有重要的查考作用。
7. 道觀檔案有利於解決道教產權糾紛。道觀檔案具有憑證作用，它是處理道教產權的有力證據。因為歷史原因，一些道教活動場所的土地、房屋、文物等被一些單位或個人佔據。上世紀90 年代末，這些道教活動場所開始尋找有關部門，索要流失的土地、房屋、文物，從而引發產權糾紛。道觀檔案在解決這些糾紛時作用巨大，成為收回流失土地、房屋、文物的重要依據。
道觀檔案管理工作的基本任務
道觀檔案工作的基本任務主要是：
貫徹執行黨和國家有關檔案工作的方針、政策和規定，制定本道觀檔案管理工作的規章制度，並組織落實。
對本道觀各部門形成的各類檔案材料整理、立卷、歸檔工作進行監督和指導。
負責本道觀檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計，對檔案實行集中統一管理，確保檔案的完整與安全。
編制檔案檢索工具，積極開展提供利用，充分發揮道觀檔案在道教管理和道教活動中的重要作用，促進道教事業健康發展。
辦理管委會交辦的其他有關的檔案業務工作。
道觀檔案材料歸檔範圍
凡是記述和反映本道觀及本道觀道士在從事道教活動時直接形成的、辦理完畢的具有儲存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式、不同載體的歷史記錄均應收集歸檔，具體範圍如下：
（一）道觀組織與道籍管理類
1.本道觀的名稱（全稱）、地址（市、縣、鄉、村）、建立時間（公元紀年）、建立人和主要施主、教派、道士人數、佔地面積、道觀地址遷移等歷史沿革和收招道士物件、條件等情況。
2. 本道觀組織機構情況。包括內部機構的名稱、設立時間、建立人、職能作用、發展演變、內部機構、道士人數、花名冊等。
3. 本道觀住持、方丈、監院等變更情況。
（二）道士修持制度和道學經典類
1. 本道觀道士開展宗教活動情況。包括誦經、學經、講經、練功等活動中形成的材料。
2. 本道觀道士對其他學科的學習情況。包括學習語言文字、歷史、醫藥、天文、工藝、繪畫、雕刻、詩詞、書法、音樂時形成的文字材料、所用教材（包括自編）、講稿等。
3. 本道觀道士從事著書立說或繪畫、雕刻、刻印等各類創作作品原稿、樣本、底稿等。
4. 本道觀道士對道學、道經和其他學科的考試、考核、晉升以及深造學習，所獲學位、職務、職稱等情況的文字材料。
5. 本道觀創辦培訓班、道學院形成的文字材料。包括學員基本情況、教學計劃、所用教材、講稿、考核制度和學位晉升制度。
6. 本道觀收藏的紙質、木刻、石刻、金屬等載體形成的道經和其他學科內容的文獻資料。
（ 三） 道教活動與道觀管理類
1. 本道觀道士在從事道教活動中形成的具有儲存價值的文字材料、照片、錄音、光碟、畫冊等。
2. 本道觀召開或開展各種傳統性和其他大中型道教活動、社會活動形成的各類重要材料。
3.本道觀歷代高道和其他道士的基本情況。高道基本情況包括：高道大德的姓名、性別、民族、籍貫、生卒年代、入道時間、道號、教職、主要業績、論著等。其他道士基本情況包括：姓名、性別、民族、籍貫、出生時間、出家前職業、學歷、入道時間、道號、教職、論著或其他作品及所受獎勵、處罰、還俗、除名等材料。
（四）清規戒律類
1. 該教派道士應遵守的清規戒律以及本道觀的規章制度、懲罰與處分制度等。
2. 本道觀對違反清規戒律、規章制度的道士的處分決定等材料。
（五）對外活動類
1. 本道觀道士在道觀內外從事講經、傳法、道學研究、學術交流等活動中形成的各種材料。
2. 本道觀道士在國內外宗教團體和其他社會組織中獲得學位、嘉獎和授予頭銜、學位、印冊證件等材料。
3. 本道觀道士送往國內外宗教團體、各類學校求學深造、考察研究、參觀訪問活動中形成的`有儲存價值的各類材料。
4. 國內外宗教人士和研究人員來道觀學經、參觀、交流、考察等活動中形成的具有儲存價值的各類材料。
5. 國內外宗教界代表人士、高階官員、專家學者來道觀講經傳法、講話、講座和調查研究、題詞、留影、贈送禮品等。
6.本道觀道士參政議政情況。包括本道觀道士當選、聘任各級社會職務情況；出席各類會議情況；在各類會議上的講話、學術報告、演講、道學研討等材料。
7. 本道觀道士練功的功法拳譜、養生祕訣、治病祕方、藥膳配方，以及創辦道醫館、藥膳館、養生館等形成的材料。
8. 本道觀的社會交流合作關係情況。包括各教派之間和同一教派之間的交流合作關係；本道觀與境內外地區或國家宗教組織之間的交流合作關係等。
（ 六） 道觀財產與財務收支類
1.本道觀經濟情況。包括本道觀的設施和貴重法器、各類資產和土地、牲畜等；社會團體、個人佈施、贈送、捐贈給本道觀的經費和物品賬目；本道觀各種活動中有關財務收支、分配、結餘的各類賬目、憑證；本道觀固定資產登記賬目等。
2. 本道觀各類房屋建築和道教活動場所設施形成的各類材料。包括經文、經堂、照壁、牌樓、神殿、廂房、亭臺樓閣以及道士的宿舍等建築物的修繕、擴建、改建、新建過程中形成的圖紙、文字材料和其他文字、圖表、聲像等材料。
3. 本道觀道士援助、捐贈、捐款給單位和個人的財物、資金情況。
（七）實物類
1. 本道觀內儲存供奉、陳列的神像。
2. 本道觀內道教活動用的服飾、鐘鼓、鐃鈸、磬、木魚、香爐等的名稱、等級、數量、製作年代、規格大小、陳放地點、移動修復情況以及其他創作（製作）過程中形成的文字材料和聲像、圖表等。
3. 本道觀儲存的壁畫、繪畫、石碑及石碑拓片、照片等。
（八）綜合類
1. 本道觀道士學習黨和國家有關方針、政策、法律法規活動中形成的具有儲存價值的文字材料、照片、錄音帶、錄影帶等。
2. 各地道教協會組織召開的各種會議、論壇，舉辦的法會、培訓班和各種道教活動中形成的檔案材料以及各種刊物等。
3. 本道觀的道觀志、傳說故事和新聞媒體報道、介紹本觀情況的各類材料。
4. 本道觀與其他道觀、單位、地區或個人之間簽訂的重要條約、盟約、協議、合同書等。
5. 本道觀道士在當地或異地從事慈善救助情況以及活動中形成的文字、音像和其他材料。
道觀檔案的整理方法
道觀檔案整理的基本原則應按照道觀檔案形成的特點和規律，保持道觀檔案檔案材料之間的歷史聯絡，使整理出的道觀檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便於保管和利用。具體方法是分門別類。首先，按照年代可分為建國前和建國後兩大類。其次，按內容可分為七大類：
1.文書類。按照《文書檔案案卷格式》、《機關檔案工作業務建設規範》的規定進行整理，案卷排列方法按保管期限-年度-問題的方法排列。
2. 基建類。按照工程專案分別進行整理。應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》有關規定。
3. 財務收支類。可按照《會計檔案管理辦法》的規定進行整理。案卷排列按年度- 類別法，即將一年的會計檔案按照報表- 賬簿- 憑證的順序統一排列，編列順序號。
4. 財產類。財產分為動產與不動產兩種，分別整理、造冊。對迎請的各類神像按材質（金、玉、泥塑、木雕等）、貴重程度、迎請先後順序編號，一座一表，一殿一袋（盒）。表格內填寫名稱、重量、質量、尺寸、價值、迎請時間、升座開光時間、就座的殿堂名稱。道觀總平面圖、佔地面積、自耕園地及政府批文組成一卷，排列在財產類的前面。對道觀的殿堂、樓臺及其附屬物均應造表登記，內容包括：殿堂、樓臺的名稱、建造時間、建築面積、建築單位、附屬物。附屬物主要指殿內放置的鐘、拜壇、焚香爐、功德箱等，按建造先後次序編號後裝入檔案袋（盒）排列在財產類的後面。
5. 賓客題贈類。賓客題贈字畫按照形成的時間順序排列編號，珍貴的字畫可託裱或卷放儲存，匾額、殿名、楹聯可拍成照片儲存。
6. 音像檔案類。音像檔案可按照錄音帶、錄影帶、照片分類整理，分別編號排列。對音像檔案應用文字標出攝像或錄影的物件、時間、地點、中心內容和責任者。照片檔案按照《照片檔案管理規範》進行整理。
7. 經書類。道教的經書，歷代相傳，道教教職人員在傳道的時候，會形成一些解釋性的材料。由於現存的經書都是經過多年累積，已經裝訂成冊（卷），並且每冊（卷）均已有封面和書名，為儲存其道教檔案的原貌，則不必拆卷整理，只需有序地編目上架保管即可。
道觀所形成的檔案是中華民族歷史文化的重要組成部分，是我國檔案資訊資源的重要內容，如何搞好道觀檔案工作，是我國道教界和檔案界亟待研究解決的一大新課題。