一、人事檔案的定義
人事檔案是組織人事部門按照黨的幹部政策在培養、選拔和任用幹部等工作中形成的記載幹部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料，並按有關規定進行整理後組成的，是考察瞭解和正確選拔使用幹部的重要依據。
二、人事檔案管理存在的問題
人事檔案制度自20世紀50年代產生以來，作為一項常規性的公共管理工具對中國的信用建設、幹部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻。但隨著改革開放的程序加快和社會主義市場經濟的縱深推進，傳統人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質檔案”、“人檔脫節”、“檔案克隆”等現象也日益增多，其“二元化人事體制結構”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、”身份阻隔“等負功能愈加顯現，在一些人的心目中人事檔案已經淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜，其制度性生存愈發尷尬。因此，傳統人事檔案制度必將走向終結，新的、科學的人事檔案制度必將走向前臺。根據全國人才工作會議精神，要促進人才的合理流動，必須進一步消除人才流動中的城鄉、區域、部門、行業、身份、所有制等限制，發展人事代理業務，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍准入政策，推廣以引進人才為主導的工作居住證制度，探索建立社會化的人才檔案公共管理服務系統。作者認為，人事檔案及其制度的公共政策創新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發展，也就是說契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創新的必然路徑。
內容上，立卷不夠規範，案卷質量不高。一是檔案材料內容填寫前後不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別幹部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印製的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印製超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發展，幹部人事檔案中有些陳舊的資訊內容已不能滿足企業發展的需要。如記載個人履歷、社會關係、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。
使用上，技術手段滯後，執行效率較低。在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用幹部人事檔案電子資訊化管理系統，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業整體的現代化、資訊化、科學化管理水平不相適應。
三、筆者關於人事檔案管理的建議
保持人事檔案工作的高質量，就必須要有科學的管理方法。傳統的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的`發展和幹部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現出它的侷限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟幹部工作的需求，實現管理的規範化和資訊化：