在本篇論文中,企業在制定電算化會計資訊系統的開發計劃時,其中一項重要的內容是系統成本的測算,以便儘可能以最小的代價達到預期的目標。電算化會計資訊系統的成本一般包括硬體成本、軟體成本、執行維護成本等,儘管不同使用者會計電算化要求的程度有所不同,但確定所需投資的方法卻是相同的。
一、 硬體成本的測算方法
計算機硬體主要是指計算機完成其功能所藉助的一系列部件和裝置,主要包括:主機、印表機、網路伺服器等外圍裝置;機房、加溼器等環境設施;列印紙、磁碟、色帶等材料。確定硬體成本,取決於所需硬體的牌子、型號、數量、銷售廠家,它們的市場價格。一般來說主要取決於以下因素:
(一) 需要處理的資料量及速度。
在電算化會計工作中需要由計算機處理的資料量及速度,決定了所需計算機的主頻、記憶體、外貯等計算機的主要指標,從而大致確定了需要什麼樣的計算機及其數量。一般可把資料分為動態資料和靜態資料。動態資料主要指在執行中要發生變化的資料,以及在執行中要輸入、輸出的資料,如:錄入的憑證資料、明細帳資料、總帳資料等。靜態資料主要是指在執行過程中主要作為參考的資料,在很長時間內一般不會隨執行而改變,如:各種程式碼、各種檔案引數等。記帳憑證資料一般在計算機內僅儲存一個月,其測算公式為:記帳憑證資料=月平均天數×日均錄入張數×每張憑證資料量;明細帳資料在計算機內需儲存一年,每月明細帳資料量與記帳憑證的月資料量大致相同,其測算公式為:年明細帳資料=月記帳憑證資料×12;總帳資料量的測算公式為:年總帳資料量=總帳科目數佔明細科目數的比例×年明細帳資料量;報表資料需在計算機記憶體放一年,測算公式為:報表資料量=報表張數×每張報表平均資料量×12。記帳憑證資料量、明細帳資料量、總帳資料量、報表資料量四者之和,即為動態資料量。靜態資料量的測算方法一般有兩種:一種與動態資料的測算方法相同,即分類別、分專案進行測算;另一種是按佔動態資料量的比例進行測算,即靜態資料量=動態資料量×靜態資料佔動態資料的比例。靜態資料量與動態資料量之和,即為系統的資料總量。
(二) 軟體對計算機的要求。
各種軟體對其執行環境都有一定的要求。例如,需要記憶體1兆以上,顯示器必須是25行顯示等。
(三) 主機對外圍裝置及執行環境的要求。
主要包括:是否需要空調、專用機房;是否需要不間斷電源;是否需要新加漢卡、配置印表機等。
(四) 會計工作對電算化會計資訊系統時間性、安全性和穩定性的要求。
主要是指是否需要實時響應。資料的安全性和穩定性的`要求程度。
(五) 當地的環境條件。
主要指空氣的潮溼程度,提供電壓的大小和穩定程度等。
二、 軟體成本的測算方法
軟體主要包括系統軟體與會計軟體。系統軟體一般都通過購買獲得。會計電算化一般需要的系統軟體有作業系統、支援會計軟體的各種軟體工具、運程通訊軟體等。會計軟體可分為核算軟體與分析決策軟體,但實際上,好的會計軟體這兩者是有機結合在一起的,是密不可分的。如果單位是購買商品化會計軟體,則需根據本單位的需要及廠家的報價文祕站－您的專屬祕書，中國最強免費！進行測算。如果單位是自己組織開發會計軟體,則需要分專案,根據開發期進行測算。
單位自行組織開發會計軟體的成本一般可分以下幾個專案:人員費用、系統軟體購置費用、材料耗用費用、機器使用費用。對人員費用,首先要確定所需的人員和能夠投入的人員,再估計出開始週期,將這兩個數摺合成“人年”,最後得出人員費用;對系統軟體購置費用,首先需要確定開發會計軟體需要什麼樣的系統支援軟體及其數量,然後根據市場價格進行測算;對材料耗用費用,首先應估算出每一階段各種材料的耗用量,再根據市價進行測算;對計算機使用費用,可採用兩種方法,一是按每小時的機時費乘上估算的機時總數,另一是計算計算機的折舊費。一般說來,軟體開發成本有三種形式:
(一)獨立開發成本。即完全由使用單位自己開發,這種形式開發成本較低。
(二)協作開發成本。即由系統使用單位和某技術力量較強的單位協作開發。這種形式開發成本較上一種高,但效果最好。
(三)委託開發成本。即完全由某軟體公司開發,使用單位不參與工作。這種形式開發成本往往較高,效果也較差。
三、執行維護成本的測算方法
執行維護成本主要包括:
(1)人才培訓費:維護人員、操作人員等電算化會計人員的培訓費用;
(2)維護費用:維護人員工資、所用工具和材料費用等;
(3)使用成本:電算化會計資訊系統執行人員的工資、消耗的材料等。執行維護成本的測算方法需要分專案、按時間進行測算。一般可分為以下專案:人員費用、材料耗用費用、機器使用費用。耗用的人力與時間應先摺合成“人年”,然後再摺合成費用,再與計算機的折舊費及耗用的材料費一起彙總成會計電算化的執行費用。
單位實行會計電算化後,無論是固定費用還是變動費用,都會有所增加。各種計算機裝置會增加大量的固定費用;各種列印紙、軟盤、色帶等材料比手工下的帳簿、憑證的費用要高得多;電算化後也需要增設相應的電算化崗位。因此,科學地測算電算化會計資訊系統的成本,在合理使用各種資源,降低各種費用方面,有著重要的意義。