摘要：醫療業務檔案是醫院醫療業務管理工作的系列資料記錄，是醫療單位檔案的重要組成部分，是醫院領導決策和制訂規劃的科學依據，也是醫務人員從事臨床科學研究的重要憑證。目前醫院檔案管理普遍存在重視黨政、人事、基建、裝置、財務等各類檔案，輕醫療業務檔案管理。因此，檔案員抱怨業務檔案難收，而職能業務部門卻埋怨綜合檔案室管得太多。2001年12月6日最高人民法院規定醫療糾紛實行“舉證責任倒置”［１］以來，加強醫療業務檔案的管理［１］，提高醫療管理水平，對於促進醫療事業的發展具有重要作用，應列入醫院業務管理建設重要的議事日程。
1 醫療業務檔案管理探索
1.1 加強醫療業務檔案管理根據醫院業務改革歸檔範圍：1般醫院的醫務部、護理部均抓質量、管理，由於兩個部門各自獨立，難以把醫療業務綜合反映。隨著醫院管理專業化的要求，綜合業務部門走向專業化之路已成必然趨勢。為此成立專門質量管理部門-質量控制部，把質量控制的職能從醫務部和護理部中分離出來，同時全面監控全院的醫療質量，負責檢查、督促、改進、醫療糾紛事件的管理等，使質量管理工作逐步走向系統化、規範化、標準化。醫務部負責醫療制度的制訂與落實、進修管理、醫務人員調配、各科室業務協調、資源調配等日常醫務管理工作，管理病案室、院感科，醫務部就會形成較全面的相關資料。護理部負責全院護理人員的培訓、護理制度的制訂與落實、流程改造、人力資源調配、護理市場拓展、新技術、新專案開發等。科教部負責全院科技申報、報獎，帶教工作、繼續教育管理等工作，主要職能部門形成的資料較全面地反映1家醫院整體醫療業務的管理水平。根據日常工作和職能，職能部門之間需要經常溝通了解，及時變更歸檔範圍。
1.2 建立1支高素質的專、兼職檔案管理員
目前兼職檔案員隊伍常不穩定，行政人員實行輪崗制，人員1年半載就會更換。應向各級領導宣傳檔案工作法規，提高員工的法規、責任意識。在人手方面予以支援。綜合檔案室要及時瞭解人員調動情況，並對新同志進行檔案管理培訓，每年邀請檔案局老師對全院兼職檔案員進行專業培訓，鼓勵檔案員參加繼續教育學習和外出理論研討交流。職能部門是醫院管理的主要部門、日常事務煩瑣，人員少、工作忙，希望把原始材料全部提交綜合檔案室，就不用再管了。檔案員需要不厭其煩地上門指導，有計劃重點幫助整理，從分類、裝訂、整理各個環節進行指導。1.3 業務檔案的收集、整理、歸檔
醫療業務檔案的收集和整理，需要制定《醫療業務檔案歸檔制度》，參照文書檔案整理規則，按照年度－問題分類。(1)醫務管理主要有：醫療制度的落實、進修管理、會診協議和記錄、病例討論制度及記錄、學術委員會記錄、技術水平年度考核資料、醫療隊衛生支農工作彙總、下鄉證明、臨床醫療質量與工作效率年度報表、健康教育宣教資料、傳染病報告記錄、醫院內感染管理措施、監測記錄、執業醫師註冊管理，以及藥劑、檢驗、病理、麻醉、放射的管理。質量控制管理主要有：醫療事故爭議登記報告處理、醫療安全報告措施效果評價，安全教育內容會議記錄、服務質量監控組織、病歷書寫質量標準及監控考核方法、年及季度監控彙總。護理管理制度落實檢查記錄、護理查房記錄、護理教學培訓記錄、護士技術操作考核評價記錄、護理書寫質量考核。(2)專業技術人員業務檔案的收集整理：為全面反映員工的專業技能和業務素質，對每1位專業技術人員建立業務檔案。1人1卷，按照姓名拼音排序建立人名索引。事先向各部門說明要提供的材料範圍，讓他們平時有意識地積累資料。向多部門收集，需要較好的溝通協調能力。各部門提供的材料較瑣碎且數量大，每年由各部門派人1起整理。專業技術人員的業務檔案包括4方面主要內容：①基礎材料：個人基本情況，包括個人簡歷、工作經歷；有關學歷、學位證明、證書；從事專項技術工作的年限證明材料；參加各種專業培訓學習的證明、證書、鑑定、成績單；參加支農和衛生下鄉等醫療工作情況。②從事衛生技術工作的成果材料：著作專題研究報告；學術論文；專業技術新成果鑑定書；其他具有備案價值的各種技術工作成績的證明。③專業技術任職、技術資格評聘材料：專業技術職務任職資格申請表、申報表、考評表、審批表、證書影印件、聘任合同、任命書。④其他材料：3基考核材料、先進工作者證書、獎狀；對外合作攻關成果材料；參加專業學會的證明；工作失誤差錯材料。(3)完善的病歷檔案：病歷檔案對醫院有著特殊意義，它是醫療工作的全面記錄，客觀地反映了疾病診斷、治療及其轉歸的`全過程。病歷檔案是醫療活動資訊的主要載體，教學的極佳教案，科研的良好素材，而且也是評價醫院醫療質量、技術水平、管理水平的依據，同時又是在發生醫療糾紛時醫院舉證的重要依據。特別是近年來，病歷檔案在刑事訴訟、金融保險等服務方面發揮了主要作用。病歷檔案保管完好，能及時地收集、整理、歸檔、利用，並且與醫院管理系統資料介面，使用方便，為臨床研究發揮了很大的作用。
1.4 重視利用，加強編研為臨床服務
根據醫院醫療業務管理的需要，檔案管理人員在各部門調研溝通的基礎上，編輯出：《醫院管理制度彙編》、《各部門崗位職責和人員職責》、《基礎資料彙編》、《病歷書寫指南》、《常用藥物手冊》、《醫學論文彙編》、《疾病病種索引》等10餘種彙編材料，為醫務人員在平時工作參考提供方便。其中《病歷書寫指南》、《常用藥物手冊》對每位醫生來說都非常重要。
2 加強醫療業務檔案管理的建議
醫療業務檔案管理是1個複雜的系統工程，是醫療單位管理工作的1項基礎工作。結合本院工作實踐，作者認為加強醫療業務檔案管理要從以下3個環節入手。（1）領導支援：要通過各種形式向領導（院領導和部門領導）宣傳《檔案法》和有關檔案工作法規，充分認識醫療業務檔案的重要性，提高領導對檔案工作重要性的認識。爭取領導的支援，把檔案工作列入議事日程，納入管理規劃，做到經常研究檔案管理，及時解決檔案工作問題，為提高檔案管理水平創造條件。（2）用標準規範工作：保證醫療業務檔案系統、完整、準確。嚴把收集關是醫療業務檔案的基礎，只有做好收集工作，才能保證完整、準確、系統。因此要進1步明確醫療業務檔案的歸檔範圍。對歸檔不齊全的檔案材料進行復制，對不符合要求的檔案材料，不予簽收，保證提高檔案基礎材料的質量。提高全體醫務人員的檔案意識，在各個工作環節形成的檔案材料，要及時收集登記，由兼職檔案員收集整理，最後移交檔案室。（3）完善醫療業務檔案管理制度：逐步實施電腦檔案管理，便於儲存、檢索、開發、利用。醫療業務檔案工作要列入各有關科室的部門職責、崗位職責。印發檔案管理標準和檔案鑑定統計等各項規章制度到各科室，使檔案工作走上制度化、規範化、標準化的軌道，促進醫療業務檔案管理工作上1個新臺階。
