學校文書檔案立卷歸檔辦法
第一章 總則
第一條根據《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局關於《檔案工作業務建設》、《文書檔案案卷質量標準》等有關規定結合學校實際情況，特制定本辦法。
第二條檔案是黨和國家的寶貴財富，是維護學校歷史的真實面貌、提高學校工作效率、工作質量必不可少的條件。為了有效地保護和利用檔案，必須認真地做好檔案的收集、整理和管理工作，使應歸檔的檔案材料達到齊全、完整。
第三條文書的立卷、歸檔工作是文書處理部門工作的組成部分，是學校檔案工作的基礎和來源。學校各部門應把檔案材料的形成、積累和歸檔工作列入本部門的崗位責任制，納入管理人員的職責範圍。
第四條學校檔案室，對本校各文書處理部門的各種檔案材料的收集、整理立卷歸檔工作進行監督和指導;各部門要定期向校檔案室歸檔，由校檔案室統一集中管理;任何科室和個人不得長期保留應歸檔的檔案材料，更不能據為己有。
第二章 歸檔範圍
第五條學校各部門，凡是在工作活動中形成的，辦理完畢的各種門類和載體的、具有查考價值的檔案材料(收文、發文、內部材料)、電報、電話記錄、會議記錄、值班記錄、來訪記錄、統計材料、出版物和原稿、主要領導人的工作筆記和照片、影片、錄音帶、錄影帶等均屬歸檔範圍。重點：1.本校或本部門自己形成的檔案材料。2.上級機關、下級機關及其他機關針對本校主管業務有密切聯絡的檔案材料。
第三章 立卷單位及任務
第六條 學校各部、室、科、工會、團委等均屬立卷單位。
第七條立卷單位應本著歸檔檔案材料齊全、完整、系統、科學的原則，將本部門承辦完的檔案材料統一分類，完成組卷、編寫張號、案卷目錄、裝訂等工作，統一向檔案科歸檔。
第四章 立卷的原則、方法、要求
第八條遵循檔案材料的自然形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡、正確區分不同價值，便於保管和利用。
第九條立卷方法、按照本單位(部門)的職責範圍編制的案卷目錄，應以問題為主，兼顧作者、名稱、時間等特徵，聯絡要緊密，組合要適當，問題要單一。型別要鮮明，年度不混，保管期限要準確，便於查詢利用。
第十條 組卷按其特徵逐項分開
1.按年度分，將檔案按其形成或針對的年度分開。在分年度時，應注意：①連續若干年的長期規劃、計劃、統計、報表，放在形成年度;②連續若干年的總結，放在所針對的最後一年;③緊密連在一起的上一年度總結和下一年度計劃，放在形成年度或總結、計劃針對年度各放一份;④跨年度的案件材料，信訪材料，放在結案年度;⑤請示與批覆不屬同一年度的分別放在各自形成的年度，並在各自所在的案卷內目中相互註明;⑥跨年的一個問題的來往文書，可參照請示與批覆的辦法做。
2.按級別分。將檔案按其作者與學校之間的隸屬關係，分成上級、本級、同級、下級，然後將其中與本校有關的檔案放在一起。
3.按機構分，將檔案按其產生或承辦單位分開。
4.按問題分，將檔案按其所反映的問題分開，一個涉及若干問題的檔案，在分類時，一是按檔案能反映的主要問題分，二是有重要問題的，又有重份檔案可在所涉及問題內各放一份。
5.按期限分，將檔案按不同的保管期限分開。
對於不能和檔案放在一起的錄音帶、錄影帶等，要統一整理，分別存放，並註明存放地點。
6.在合卷時應注意：①一般按單一問題組合，同一問題的請示與批覆、轉發件與原件應組合在一起。②會議檔案，根據檔案的多少，可以一會一卷，或數會一卷，檔案多時也可一會數卷。③統計、報表、名冊等一般同一種格式、名稱或同一地區的'組合一卷或數卷。當檔案特別少時可幾種格式或幾個地區的組成一組。④工作計劃、總結等檔案，一般可按作者或名稱組合在一起。⑤案件材料，可一案一卷或數卷，總之要以問題為主，兼顧作者、名稱、地區等特徵來組卷。
7.卷內檔案的排列，在正常情況下，批覆在前，請示在後;正件在前，原件在後;案件材料結論性材料在前，依據性材料在後;其他檔案按重要程度或形成時間先後排列。
第十一條各文書處理部門，應根據本單位(部門)編制的案卷類目，做好平時的立卷工作。
第五章 填寫卷內目錄、編頁號、備考表
第十二條按卷內目錄要點，逐項逐件填寫，做到不漏、不重複，書寫力求工整，統一用蘭黑紅巖墨水或碳素墨汁填寫，禁用圓珠筆、彩色筆、紅墨水等易褪色工具填寫。卷內檔案凡有文字和圖表的畫面，應一面編寫一個頁號，空白麵不編號，頁號的位置在檔案的左上角。
起止頁號，除最後一份檔案需填寫起止頁號外，其餘的檔案只填寫首頁號。
第十三條卷內檔案有缺損、修改、移出、銷燬等情況，由立卷人填入備考表，同時立卷人要簽名和填寫立卷時間。
第十四條立卷人應按六個特徵擬寫案卷標題，案卷標題一般由作者、問題、名稱組成。標題必須簡練、概括、準確、便於提供利用。
第六章 卷面的書寫和案卷的裝訂
第十五條封面上的所有專案，必須認真填寫，書寫要工整，統一用毛筆、墨汁書寫，標題文字排列要規範化。
第十六條裝訂案卷時，首先去掉檔案材料上的金屬物，對破損的檔案要進行修補、裱糊，紙張大小不統一的，應按標準公文(16開頁)加寬、加長，對於易褪化的永久保管檔案要複製，裝訂時做到不漏裝張頁，不訂在文字上，總之要使案卷結實、整齊、美觀。
第十七條經過裝訂、分類、排列、編號(用鉛筆編臨時順序號)的案卷、順序、填寫移交清單一式兩份。一份留本單位使用，一份隨檔案交檔案室，交接雙方履行手續。
第十八條立卷單位向校檔案室移交檔案的時間是第二年五月底以前(教學檔案可按教學年度)，無特殊情況一般不能延期。