電子檔案歸檔與電子檔案管理

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電子檔案歸檔與電子檔案管理專案由浙江省檔案局、浙江大學快威科技有限公司、國家檔案局科研所、全國檔案科技專家委員會、浙江省委辦公廳資訊中心共同完成,2001年1月通過技術鑑定,同年獲國家檔案局優秀科技成果一等獎。

電子檔案歸檔與電子檔案管理

該專案根據我國檔案、檔案執行的實際情況,研究建立了一套科學可行的電子檔案原始性、真實性、完整性保障體系,該體系主要由以‘電子檔案執行期生命週期表’為核心的電子檔案執行模式,以保證歸檔電子檔案原始性、真實性、完整性為核心的電子檔案歸檔管理系統,以電子檔案資訊的安全保證技術、非法資料檢驗技術為核心的檔案館(室)電子檔案資訊管理系統三個子系統構成。專案採用軟體工程開發技術,並在LOTUS NOTES平臺原有技術特點上,創造性地建立了本專案特有的電子檔案資料檢驗技術、非法資料處理技術及原始資料恢復技術,有效地保證了電子檔案的原始性、完整性和真實性。

該專案針對電子檔案特徵所建立的“無卷歸檔”組織方法及執行模式不僅適合電子檔案的歸檔管理,同時也適合實體檔案的'歸檔管理,對檔案檔案的組織、管理具有改革創新意義。

該專案提出對不同組織形式(有卷、無卷)的檔案分庫、不同資訊形態(文字、圖片、影像、錄音)的檔案同庫的資料庫設計方案及其配套的檔案著錄格式,資料處理技術,較好地解決了辦公自動化系統中電子檔案、實體檔案並列執行階段的檔案歸檔管理及多媒體檔案資訊的綜合管理。

該專案所建立的檔案館、室檔案計算機管理系統功能齊全、整合性好、自動化程度高,基本覆蓋了檔案管理的各項工作,其中包括了檔案室與國家檔案館之間交、接電子檔案的資料通道、工作平臺及進館檔案驗收鑑定技術;專案所建立的開放式檔案利用區域網為使用者提供了方便、快捷的檢索手段及利用方式;專案還針對電子檔案管理特徵建立了一系列的管理制度,以保證所建‘保障體系’的有效執行。