1 範圍
本標準規定了在公務活動中，具有長期儲存價值的電子檔案的收集、積累、歸檔及電子檔案管理的一般方法。
本標準適用於國家機關、社會團體、企事業單位等辦公自動化過程中產生的電子檔案及電子檔案的管理。其他種類的電子檔案的管理可參照本標準。
2 引用標準(略)
3 定義
本標準採用下列定義。
3.1 電子檔案 Electronic Records
能被計算機系統識別、處理，按一定格式儲存在磁帶、磁碟或光碟等介質上，並可在網上傳送的數字程式碼序列。
3.2 電子檔案 Electronic Archives
具有儲存價值的已歸檔的電子檔案及相應的支援軟體、引數和其他相關資料
3.3 邏輯歸檔 Logical Filing
指在計算機網路上進行，不改變原儲存方式和位置而實現的電子檔案向檔案部門移交的過程。
3.4 物理歸檔 Physical Filing
指把計算機及其網路中的電子檔案集中傳輸至獨立的或可離線儲存的載體上，向檔案部門移交的過程。?
4 總則
4.1 電子檔案形成單位指定專門機構或人員負責對電子檔案的形成、收集、積累、鑑定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理,保證管理工作的連續性。
4.2 電子檔案形成部門負責電子檔案的收集、積累、保管和整理工作, 檔案部門要進行指導與監督。
4.3 電子檔案的管理由檔案部門負責,電子檔案形成部門要提供協助和支援。
4.4 檔案部門應明確規定歸檔時間、歸檔範圍、技術環境、相關軟體、版本、資料型別、格式、操作資料、檢測資料等歸檔要求,以保證電子檔案的質量。
4.5 為保證電子檔案的可利用性,從電子檔案形成時就應有嚴格的管理制度和技術措施,確保其資訊的真實性、安全性和完整性。
4.6 歸檔電子檔案同時存在相應的紙質或其他載體形式的檔案時,則應在內容、相關說明及描述上保持一致。
4.7 具有長期或永久儲存價值的文字或圖形電子檔案,如沒有紙質等拷貝件的必須製成紙質檔案或縮微品等。進行歸檔時,必須將電子檔案與相應的紙質檔案或縮微品一併歸檔。?
5 電子檔案的收集與積累
5.1 收集範圍
電子檔案的收集範圍為有可能作為檔案儲存的檔案，除按國家關於檔案歸檔的有關規定執行外，還應包括相關的支援軟體和資料等。
5.2 收集積累要求
5.2.1 記錄了重要檔案的主要修改過程，有查考價值的電子檔案應被保留。當正式檔案是紙質的,如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式檔案定稿內容相同的草稿性電子檔案應當保留,否則可根據實際條件或需要,確定是否保留。
5.2.2 儲存與紙質等檔案內容相同的電子檔案時，應在彼此間建立準確、可靠的標識關係。
5.2.3 在“無紙化”辦公或事務處理系統中產生的電子檔案,應採取更嚴格的安全措施,保證電子檔案不被非正常改動。同時必須隨時備份,儲存於能夠離線儲存的載體上,並對有長期或永久儲存價值的電子檔案製成紙質檔案或縮微品保留。
5.2.4 用文書處理技術形成的電子檔案,收集時應註明檔案儲存格式、屬性和文書處理平臺。
5.2.5 用掃描器等裝置獲得的影象電子檔案,如果採用非標準壓縮演算法,收集時應轉換成統一格式，如無法轉換，則應將相關軟體一併收集。
5.2.6 用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子檔案,收集時應注意其軟硬體環境和相關資料。
5.2.7 用視訊裝置獲得的動態影象檔案,收集時應注意收集其非通用格式的壓縮演算法和相關軟體。
5.2.8 用音訊裝置獲得的檔案,應同時收集其屬性標識、引數和非通用格式的相關軟體。
5.2.9 由計算機多媒體技術製作的檔案,其中包含前面所示的兩種以上的資訊形式,收集時應保證引數準確、資料完整。
5.2.10 通用軟體產生的電子檔案,應同時收集其軟體型號、名稱、版本號和相關引數手冊、說明資料等。專用軟體產生的電子檔案，原則上應轉換成通用型電子檔案;如不能轉換，則收集時必須連同專用軟體一併收集。
5.2.11 計算機系統執行和資訊處理等過程中涉及的與電子檔案處理有關的.引數、管理資料等應與電子檔案一同收集。?
5.3 收集、積累方法
5.3.1 及時接照要求製作電子檔案備份。
5.3.2 每份電子檔案均需在電子檔案登記表中登記。見附錄A?
5.3.3 電子檔案登記表應與電子檔案同時儲存。
5.3.4 電子檔案登記表如果製成電子表格,應與電子檔案一同儲存,並附有紙張列印件。
5.3.5 電子檔案性質程式碼:R—草稿性電子檔案;U—非正式電子檔案;O—正式電子檔案。
5.3.6 電子檔案類別程式碼：T—文字檔案;I—影象檔案:G一圖形檔案;V一影像檔案;A一聲音檔案;M一多媒體檔案;P—計算機程式;D—資料檔案。?
6 電子檔案的整理
6.1 電子檔案的整理,應按年度、機構、問題、保管期限、密級等因素相對集中。
6.2 電子檔案應填寫電子檔案登記表，參照《檔案著錄規則》著錄，並製成機讀目錄。
6.3 歸檔電子檔案應以盤為單位填寫登記表首頁，以份為單位填寫續頁，見附錄B。?
7 電子檔案的歸檔
應定期把符合歸檔條件的電子檔案資訊向檔案部門移交，並按檔案管理要求的格式儲存到可長期儲存的離線載體上。
7.1 歸檔範圍
電子檔案的歸檔範圍,參照國家關於檔案歸檔的現行有關規定執行，並應包括相應的支援軟體和相關資料。
7.2 歸檔時間
邏輯歸檔可實時進行,物理歸檔應按照紙質檔案的規定定期完成。
7.3 檢測
在進行電子檔案歸檔工作時,應按其基本技術條件進行檢測。其內容包括:硬體環境的有效性、軟體環境有效性及其資訊記錄格式、有無病毒感染等。