電子檔案與紙質檔案的區別到底是什麼呢?下面本站小編就帶大家瞭解一下!
根據“中國人民檔案法”的解釋，檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織和個人直接參與社會實踐，已經保持了各種形式的活動，形成的歷史價值記錄。它是人們社會實踐的檔案，而且是有意識儲存的。該檔案所用的檔案只需要直接形成的檔案，其目的是滿足資訊資源的使用，為社會有需要的人士建立更多的物質和精神文化財富。因此說：檔案是人類記憶的基礎，是連線人類生活的發展。隨著電子檔案的興起，傳統的檔案管理受到衝擊和質疑。有人甚至認為，在電子檔案興起的今天。我們完全沒有必要再去研究紙質檔案，因為未來的檔案世界，將會是電子檔案的天下。的確，隨著網路資訊技術的發展，檔案資訊的使用，無論其內容和方式方法都發生了巨大的變化。那麼，這是否意味著對紙質檔案的研究就已完全失去意義了呢?對此，本人談一點自己的看法：
一、電子檔案與紙質檔案在管理上的區別
所謂紙質檔案，就是以紙張為資訊記錄載體的檔案。所謂電子檔案就是利用計算機技術形成的，以程式碼形式儲存於特定介質(如磁碟、磁帶、光碟)上的檔案。作為高技術產物的電子檔案，在今天越來越引起人們的關注和重視，但對有著悠久歷史傳統，且至今仍廣泛流傳著紙質檔案也始終是人們關注的一個焦點。具體而言如下：
1、在檔案收集歸檔上的區別
紙質檔案的收集是文書處理部門清理已處理完畢的檔案材料，將其中具有查考利用價值的檔案收集齊全按照檔案之間在來源、內容、時間、形式等方面的歷史聯絡進行分類、組卷後移交檔案部門。電子檔案的接收工作比紙質檔案較為複雜，接收方式上可採用向檔案部門移交軟盤、磁帶或光碟，或進入檔案部門網路規定的地址，通過網路歸檔、移交。
電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同，紙質的歸檔時間一般分為兩類;一是檔案形式後第二年上半年歸檔，主要運用於行政檔案;二是專案結束後歸檔，主要用於科技檔案。電子檔案則必須在檔案辦理結案後隨時歸檔，或在某一時間週期定時統一歸檔，由檔案形成部門通過網路傳送給檔案部門，並用電子數碼簽名封籤認證，由檔案工作人員接收登記。紙質檔案的歸檔是非常直觀的，易於辨認的。
2、在檔案鑑定工作上的區別
紙質檔案的價值鑑定，往往要進行多次，即分為資格審查、確定生存期和價值複審三個階段。檔案在歸檔前的價值鑑定即資格審查、是逐份逐頁地審查檔案以判明其保管價值和保管期限，歸檔後檔案的價值鑑定即價值複審。論文大全。電子檔案的鑑定必須在檔案形成之初就開始進行，電子檔案的鑑定和紙質檔案的鑑定都是對其儲存價值的判斷和預測，所不同的是電子檔案的判斷過程要對檔案的內容及某些形式特徵進行充分的分析，因為對於電子檔案來說，技術狀況與檔案的真實性、可讀性、應用性範圍密切相關，可對其儲存價值發生直接的影響，所以，電子檔案的鑑定分為內容鑑定和技術鑑定兩個方面，電子檔案內容鑑定的原則、標準、方法與紙質檔案大體相同，只是保管期限不完全適用於電子檔案，技術鑑定包括可讀性鑑定、無病毒鑑定和介質鑑定等。
3、在檔案分類、整理過程上的區別
由於電子檔案資訊與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯絡，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，實體整理是對檔案實體分門別類，實現館(室)藏排列的有序化。紙質檔案管理中，實體整理的結果與調閱查詢直接相關。電子檔案可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質檔案那樣的分類整理;電子檔案的實體整理也僅指對離線儲存的磁碟、磁帶、光碟的簡單歸類，整理的結果與聯機檢索中的資訊查詢無直接關係。不同的使用者可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子檔案進行自由組合分類。
4、在檔案保管上的區別
紙質檔案的保護性管理是指檔案的庫房管理，它是檔案整個管理工作的基礎。傳統檔案的儲存物件是紙張、磁帶、膠捲等物理載體，這些載體儲存資訊量少，佔用空間大，其庫房管理要求有適宜的庫房溫溼度：溫度14度至20度;相對溼度應在百分之五十至百分之六十之間和有效的防護措施如防火、防水、防潮、防黴等"八防"。論文大全。電子檔案多為磁性材料，其存放環境和防護裝置與紙質檔案相比有明顯差別，電子檔案儲存載體資訊容量大，檔案的軟盤、磁帶、光碟的排架長度與佔用空間都很小，便於檔案庫房的管理，它對儲存場地的面積要求不高，而對環境的溫溼度、防磁性等條件的要求高，需對庫房溫溼度進行嚴格的控制，並配備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場和電場的設施，電子檔案還要嚴格防範計算機病毒，因而保管條件更復雜，保管難度更大。
5、電子檔案與紙質檔案在利用方法上的區別
(1)、檔案利用需求方式的差異
紙質檔案利用方式的需求，檔案利用者必須親自到檔案室檢索，需要通過人力去翻閱、查詢，檔案檢索顯較煩瑣，工作量較大。論文大全。紙質檔案製作檢索工具的利用介面突出單一性，檔案利用檢索需要翻閱頁面量較大。電子檔案利用需求的檢索，是以計算機讀取為介質的利用需求方式，在計算機上進行，通過網路傳輸實現快捷查詢與檢索所需要利用的檔案。
(2)、檔案利用需求載體的差異
從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質檔案利用有明顯的差異。無論用什麼樣的技術和方法，當把具有長期儲存價值的資訊燒錄與載體後，形成檔案就可以脫離其技術和方法而獨立存在。人們不依靠任何技術而能識別檔案的內容、載體、結構形式，而檔案的內容一旦形成相互關係後就永遠無法分離。
電子檔案利用的'需求途徑，藉助了中間媒介物——電子計算機與網路，檔案利用資訊傳播的途徑顯多元化。紙質檔案的文字有個人字跡特徵，有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，利用途徑通過提供檔案原件，提供檔案副本或複製品，提供檔案資訊加工品滿足有關檔案使用者的利用需要，使檔案資訊的利用上不受時間和空間的限制，可以利用進入網路的開放檔案，電子檔案的全文數字化使得利用計算機可以進行多種形式的資訊處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據利用者的需要對其中資訊進行分類、統計、彙總、列印、複製等。
二、電子檔案與紙質檔案的特點
電子檔案不再是直觀的紙質檔案，它需要藉助現代辦公裝置才能閱讀利用;它可以直接由計算機等現代辦公裝置迅速的處理和傳遞;電子檔案的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響;而且儲存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對儲存場地的面積要求不高，而對環境的溫溼度、防磁性等條件的要求很高。
紙質檔案的特點是：資訊與載體的依附性、檔案資訊的原始憑證性、資訊儲存介質的耐久性。所以，作為兩種介質的檔案，紙質檔案與電子有著諸多的不同，比如：紙質檔案具有穩定、不積極、靜態、永久、固定的特點;而電子檔案則是不穩定、非永久性、動態、積極、流動的特點。
三、正確處理好電子檔案與紙質檔案的關係
目前，電子檔案與紙質檔案並存的局面已經形成，對電子檔案和紙質檔案進行共同管理，對檔案界來說是一個新的課題。
兩種不同載體的檔案有著各自的特點。既有相對性和獨立性，又有統一性，我們的具體的實際工作卡。既要堅持檔案管理的基本原則，又不至於將紙質檔案的理論、方法生硬的套搬於電子檔案。基於這樣的出發點，我們隨著科學技術的發展，建立電子的檔案管理理論、方法和技術，不盲目地僅僅是將紙質檔案製成電子副本，造成不必要的財力、物力的浪費，這樣才有可能在電子檔案大量湧現時，真正做到既重視電子檔案，搞好電子檔案的管理，又能正確地對待紙質檔案，使其繼續發揮應有的作用。只有使二者有機地結合起來，充分發揮各類檔案資訊資源，才能更好地為社會服務。
目前，我國計算機的普及利用呈上升趨勢，計算機處理漢字之取代傳統打字方法，利用電子檔案產生紙質檔案相當普及。辦公自動化、自信自動化正在迅速發展，所以，電子檔案取代紙質檔案已是大勢所趨，但是根據目前電子檔案管理的技術和實際發展來看，在一定時期內，電子檔案和紙質檔案還繼續並存。
所謂電子檔案與紙質檔案並存。就是指在同一個檔案館(室)內，歸檔的同一種檔案資訊內容，在較長一段時期內。既要儲存電子檔案，又要儲存紙質檔案，就是在電子環境下將一些需要永久、長期儲存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝並輸出成紙質檔案作常規儲存。繼續用傳統的檔案形式來保持其原始性、證據性和權益性，或是把一些利用頻繁需要傳輸聯網的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案資訊資源共享的需要。