檔案作為一種資訊資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。
規範化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，在企業發展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點、體現公司規範化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不置後於企業發展速度，它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵禦各種風險起到一定的必備作用。
傳統的企業檔案檔案管理模式，是以儲存在工作中產生的原始資訊記錄為主要內容，以實現歸檔資訊在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著自動化管理工具的.成熟和普遍使用，企業對其所需資訊的控制，已經開始從庫房管理模式轉向資源管理模式，資訊管理的要求和具體實施，已經滲透到企業活動的方方面面。
由於大部分企業在其自身的資訊自動化建設中一般採取的是由區域性到總體的工作線路，普遍缺少總體規劃，所以往往容易導致各個管理系統之間標準不一，介面不順，連動不靈，傳遞不暢;同時，不少企業在開展資訊自動化建設過程中，過分依賴自動化管理的技術系統，缺乏對資料質量與系統功能之間辯證關係的正確理解，經常導致自動化管理體系與手工管理並行，甚至相互掣肘的尷尬局面。
上述情形，常常使企業的計劃、決策、指揮、生產、經營等項工作處於各行其是，互不溝通的狀態，很容易導致管理混亂，重複投入，工作成本無意義提高等問題的出現。現代新興的檔案管理理念是以比較規範的企業文件管理為基礎，通過積極有效的資料清理、資訊管理規範建設，資訊流動渠道的設計與關鍵環節確定等項具體工作，藉助於資訊自動化管理平臺，實現企業的資訊產生、資訊處理、資訊傳遞、資訊留存和資訊使用的自動化監控功能，提高資訊利用的效率，將企業資訊管理的事後模式，改造為企業資訊資源培植與管理的即時模式，充分實現企業資訊在企業活動中應有的支援作用。