高校畢業生走出校門後，首先面臨的問題就是檔案的轉遞和查詢工作。但對於檔案的管理法律約束方面，目前只有《中華人民共和國檔案法》，而且最近一次的修改是1996年的7月，像人事檔案這樣一些帶有特殊性質的檔案目前還沒有制定相關的法律法規。
目前，人事檔案管理不規範，尤其是立卷歸檔格式不規範、保管不規範和管理人員素質參差不齊。由於對入檔的內容、紙張大小、頁邊距、裝訂標準等沒有統一的要求，造成檔案在轉遞、合訂、取證等方面遇到很多問題，也極易造成基層工作人員與辦事群眾的矛盾公開化。人事檔案多頭管理的現象比較嚴重，直接或間接導致存放檔案的各部門檔案室的軟、硬體差距較大，管理人員的素質參差不齊。
建設檔案資訊化和數字化的好處，主要有四個方面。
一是資料共享、成本降低、減少浪費。日常工作和生活中看似簡單的影印，在我們這個人口基數以億為計量單位的.國家背後是紙張等辦公用品的天量浪費。基本資訊如果實現數字化和共享，達到一次採集、反覆使用的效果，那麼在減少巨大浪費的同時還能方便群眾、提高效率。
二是資訊準確、檢索方便、效率倍增。檔案內容實現數字化後，只要資料庫不被病毒侵入和修改，那麼何人、何時調取的資料結果都是一樣的，這就從根本上解決了造假現象的發生。同時，“關鍵字”搜尋的功能還可以在很短的時間內從資料庫中找到需要的資訊，效率是呈幾何增長的方式進行提高。
三是增長壽命、覆蓋全面、受限較少。紙製檔案數字化後，能夠在確保檔案材料真實性的前提下減少對儲存的硬體要求，同時人事檔案管理所必須的各種人工和硬體成本會明顯減少，但是工作效率反而會明顯上升。
四是資源整合、資訊保安、傳遞便捷。目前，在資訊保安的前提下，“網際網路+”和“大資料”的服務模式已經是政府進行宣傳和服務的重要方式，而且政府各部門之間資訊和資料的交流、傳遞、溝通和共享也是政府自身工作發展不可阻擋的趨勢(比如政府部門之間的考核指標、財務資料的比對、核實等工作)。隨著人才流動的加快，人事檔案要想實現資訊的及時和即時傳遞，資訊的數字化建議是最基本的前提和基礎。