人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的檔案材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。
真正能證明你學習經歷的就是你的檔案。檔案裡面有你各個時期的學籍卡、成績單、各方面的評語、獲獎證明、還有你的黨團材料。這些都是原始材料，不可複製。檔案雖然“光輝不再”，但並不等於是隨處可丟棄的“雞肋”，應屆生應關心自己的檔案，免得未來不必要的麻煩。
檔案與工齡：
◆很多大學畢業生找到工作後，沒有及時辦理參加工作手續，工作幾年後仍然是學生身份，從而影響了自己的'轉正定級，也影響到工齡和退休金的計算。
檔案與福利：
◆畢業生在個人辦理養老保險、繼續深造(如出國、考研)、考公務員等事關個人切身利益的問題時，都要用到檔案。
檔案與因公出國政審：
◆因公出國政審也必定要依據人事檔案進行政治審查，如果檔案材料不全，政審機構就會拒絕審查。
補辦檔案與原始材料：
◆雖然現在有的單位可以補辦新檔案，但以前的經歷、工資、職稱等歷史原始材料將不復存在，勢必造成一定損失。
應屆畢業生檔案辦理示意圖：
【存檔：畢業未就業學生】
國家對於畢業未就業的大學生的檔案，一般採取三種方法：
一、把檔案轉至生源地，由所在地級市的人事局接收。
★適合物件：比較適合準備在生源地範圍內就業的畢業生和暫時不想就業的畢業生。
★優點：在生源地就業後辦理手續簡單方便。
★缺點：兩年內如離開生源地就業，需重新辦理改派手續。