隨著經濟全球化程序不斷加快和市場經濟機制不斷完善,企業是經濟活動的主體,企業根據實際需要和市場需求,不斷設立技術創新的科技專案,提升自主創新能力和水平,併發揮財政對社會資金的拉動作用,可以使科技開發有的放矢,減少科研浪費,達到事半功倍的效果。
一、科技專案管理的有關概念
專案是指在一定的約束條件下(主要是限定時間、限定資源),具有明確目標的一次性任務。專案管理是在專案活動中運用知識、技能、工具和技術,以高效率地實現專案目標為目的,能夠對專案按照其內在規律進行有效地計劃、組織、協調、控制,以滿足和超過專案干係人對專案的需求和期望。
科技專案是-個系統工程,其過程包括專案可行性論證、規劃與計劃、實施與控制、驗收與交接等幾個過程。針對在專案可行性論證中,企業科研管理部門要制定和規劃出切實可行的專案實施方案,規劃的專案目標既要在技術上具有先進性,又要注意在專案實施過程中具有可行性;專案實施的目標數量要以恰好能反映出能夠解決專案的研究問題的需要為最宜,並能更好地發揮專案的建設效益;目標應該有主次之分,按照專案的重要程度進行實施,突出關鍵性目標,以便使得實施者抓住重點;科技專案實施的目標應實施動態協調平衡,專案經過一段時期,對於不符合專案實施的目標,要及時進行調整,提高專案的競爭性、可行性和先進性。
二、科技專案實施過程中存在的主要問題分析
專案是實現企業發展戰略的載體。企業的使命、企業的願景、企業的戰略目標都需要通過一個一個成功的專案來具體實現。成功的專案不僅能夠實現企業的發展目標和利潤、擴大企業的規模,而且能強化企業的品牌效應,鍛鍊企業的研發團隊,留住企業的人才。針對目前企業科技專案管理中存在的問題與弊端,主要表現如下:
(一)科技專案佈局分散,造成專案建設的資源浪費較大,資源配置方式落後,配置效率比較低。
專案佈局不甚合理,甚至還不能突出關鍵目標,從而造成專案投資鋪設面較大,專案投資不集中,在資源總量一定的條件下,隨著專案的細化,每個專案的研究方向平均投資強度或者資金的支援力度,有所下降。影響了專案投資的資源配置,也影響了專案的投資效益。儘管專案建設已經對相關計劃目標進行了凝練與集中,但是還有必要進一步收斂目標,集中幾個更加具體的研究方向重點突破,這樣才能充分發揮企業創新主體的作用,也能向社會傳遞出更加明確的資訊,以調動更加廣泛的社會資源,實現專案要求的目標。
(二)科技專案過程管理模式比較落後,沒有真正從現代專案管理的規律出發,未能建立專案的監督和監理機制,專案建設效益受到影響。
專案實施過程管理的有效性直接關係到專案實施成功的關鍵。儘管有的專案在實施過程中實行了類似節點控制,但它的意義已經與原來的一般過程控制出現了很大偏離。因此節點的時間間隔不應該脫離專案本身的發展規律。如何加強專案實施的過程管理,建立有效的'過程管理模式、過程監督機制和運作機制是我們面臨的重要問題。
(三)科技專案實施過程中的管理專家與技術專家(學科帶頭人)整合不夠,造成雙方的資訊不對稱性,重大科技專案的資訊時效性較差,造成重大科技專案的應變反應機制不及時,實則管理和技術兩張皮。
如何把專案管理專家的綜合管理優勢與專案的專案負責人的技術專長有機地結合起來,發揮互補型的倍增效應,將是未來專案實施高效組織實施的重要因素。專案的實施,不僅僅是單純的技術開發,還包括專案的組織。誰來組織實施,如何組織實施,相應的責、權、利如何界定等,都會影響著專案實施的管理效率。在專案的具體組織實施過程中,合理配置人力資源,充分發揮技術人才與管理人才的積極性。是保證學科建設成功實施的決定性因素之一。如何將專案實施的管理專家和技術專家(專案負責人)整合在一起,建立切實可行的管理模式和運作機制,提高資訊的對稱性和時效性也是需重點研究的問題。
(四)缺乏風險意識,重大科技專案在論證和計劃時,沒有切實可行的風險應對計劃,對重大科技專案實施中造成的風險聽之任之。
科技專案的實施沒有充分體現出專案的風險意識,也沒有專案的風險管理計劃,更沒有用於專案的識別和分析的技術與方法。這樣往往對專案實施中的不確定性因素估計不足,容易造成專案實施的目標受到影響,甚至中途夭折。
三、科技專案實施專案管理模式
根據國內外經驗,科技計劃專案的管理採用“專案管理”方法是一項極為有效的措施。但由於它是一個複雜的系統技術,引入“專案管理”方法不可能一蹴而就,可採取由表及裡,由淺入深,逐步改善的辦法,推進“專案管理”方法的實施,逐步規範化,增強科技計劃專案的活力和效率效益。
科技專案管理是系統的組織計劃、協調管理的經營活動。科技專案是知識轉化為生產力的重要途徑,是-個系統工程,其過程包括專案可行性論證、規劃與計劃、實施與控制、驗收與交接等幾個過程。它所著力解決的是兩個層面的問題:一是企業層面的執行;一是專案層面的執行,通過組織有序、管理規範、職責明晰、協調有力的執行,實現專案管理過程的高效運轉。
(一)對於重大科技專案的目標規劃問題
應該從專案建議書的技術先進性、可行性以及經濟性上粗線條地進行論證。應該邀請不同研究領域、國內外本行業知名的專家,實施背靠背論證,專案目標的論證既要符合國家專案實施的大政方針,又要突出重大科技專案的關鍵研究領域。最後制定出切實可行的專案實施目標規劃方案。這個階段部需要投入的人力、物力不多,但對後期的影響很大。
一個有價值的需求被策劃成專案得以實現無疑可以取得很好的經濟效益,而一個價值不大的專案被及時中止卻可以減少企業的直接損失。針對在專案可行性論證中,專案規劃目標過於分散而造成的諸多問題,企業科研管理部門要制定和規劃出切實可行的專案實施方案,應堅持以下原則:
1.整體一致性原則
每個科技專案在制定專案目標時,要注重科技專案實施的總體目標、內容和要求,使得總體目標與市場需求、科學技術發展,以及相關行業的專案實施目標相一致。
2.先進可行原則
規劃的專案目標既要在技術上具有先進性,又要注意在專案實施過程中具有可行性。
3.數量適中性原則
專案實施的目標數量要以恰好能反映出能夠解決專案的研究問題的需要為最宜,並能更好地發揮專案的建設效益。
4.突出關鍵性原則
重大科技專案的目標應該有主次之分,按照專案的重要程度進行實施,突出關鍵性目標,以便使得實施者抓住重點。
5.動態協調性原則
重大科技專案實施的目標應實施動態協調平衡,專案經過一段時期,對於不符合專案實施的目標,要及時進行調整,提高專案的競爭性、可行性和先進性。
(二)在組織結構方面
應該建立科技專案管理機構,明確職責和權利;定期召開專案實施與管理協調會,克服管理人員與技術人員兩張皮的弊端。
在專案管理過程中,要配備德才兼備既懂專案實施,又懂專案管理的專職人員。通過對現有專案管理人員開展專業化培訓,補充專案管理所需要的知識與技能。通過培訓,逐步形成一支專業化的專案經理人隊伍後,再逐步建立認證、選拔、聘用、評估等制度。隨著專案管理人員的專業化程度逐步提高,分工的細化,必將促進相應的管理水平的提高。專案實施實現歸口管理,統一調動專案實施的資源;專案實施才能得到組織保障,及時瞭解和掌握專案實施動態,開闢資訊渠道,縮簡訊息傳播幅度。
(三)實施階段是專案生命週期中時間最長、完成的工作量最大、資源消耗最多的階段
這個階段要根據專案的工作分解結構(WBS)和網路計劃來組織協調,確保各項任務保質量、按時間完成。指導、監督、預測、控制是這一時期的管理重點。在專案實施過程中,為集中專案實施目標,加大專案實施的投入強度,應該根據總體目標和總體佈局,建立快速及時的反饋機制和運作機制,及時調整專案實施的設定和資源分配。
對科技專案作好人財物及一切軟硬體準備,是對專案任務和資源進行詳盡計劃和配置,包括定範圍和目標、確立技術路線、工作分解、確定主計劃、轉項計劃(費用、質量保證、風險控制、溝通)等工作。在專案管理實踐中,真正實現科技專案中工作完全按層次分開。在一些易於操作的節點,先區域性採用一些“專案管理”技術方法,比如目前在專案前期設計階段國際常用的“邏輯設計表”是一個比較好的技術方法,使用這一方法,保證專案設計的全域性性、邏輯銜接性和可操作性。
實施階段需要專案管理者能夠及時發現問題並作出決策;及時化解各項任務間的衝突,解決矛盾;及時解決專案實施困難,疏通渠道。專案管理者和專案組人員在這個階段需要高度的目標認同感,建立協調、共享、公開的專案管理資訊系統,建立資訊溝通機制,使各類科技計劃專案資訊和管理程序能在一個共享平臺查詢,實現總體平衡的管理控制。
專案的實施過程是檢驗專案論證與規劃目標能否實現的過程,也是檢驗專案能否上水平、出效益的過程。所以,專案每完成某一階段,就應該對專案進行階段性評估,實施優勝劣汰。同時要建立專案應急系統,及時追蹤國內外相關專案技術領域最新動態,檢驗目前專案目標實施的必要性與可行性,對於實施目標不符合專案發展要求的,要及時進行論證,作出合理的計劃變更和調整,最終達到專案實施資源的最優配置,並取得最佳的建設效益。
四、結束語
圍繞著增強企業核心業務能力,積極採用新的生產方式和經營管理模式,加速技術進步和科學管理的升級,加大科技成果向現實生產力的轉化力度,逐步形成較為完善的企業技術創新體系,為企業發展提供重要的技術支撐。提高科技專案管理的水平,積極應用各種現代化管理手段與方法,進一步增強市場競爭和專案管理能力。