有人說,名片像一個人的履歷表，遞送名片的同時，也是在告訴對方自己是誰、住在何處及如何聯絡等。由此可知，名片是每個人最重要的書面介紹材料。在我們從業之初，設計及印製名片是首要任務,而名片也常常成為送禮時的附件。精美的名片使人印象深刻，但傳送名片的'時機與場合可是一門學問。
傳送名片的正確時機
若想適時地傳送名片，使對方接受並收到最好的效果，必須注意下列事項：
除非對方要求，否則不要在年長的主管面前主動出示名片。
對於陌生人或巧遇的人，不要在談話中過早傳送名片。因為這種熱情一方面會打擾別人，另一方面有推銷自己之嫌。
不要在一群陌生人中到處傳發自己的名片，這會讓人誤以為你想推銷什麼物品，反而不受重視。在商業社交活動中尤其要有選擇地提供名片，才不致使人以為你在替公司搞宣傳、拉業務。
處在一群彼此不認識的人當中，最好讓別人先發送名片。名片的傳送可在剛見面或告別時，但如果自己即將發表意見，則在說話之前發名片給周圍的人，可幫助他們認識你。
出席重大的社交活動，一定要記住帶名片。
無論參加私人或商業餐宴，名片皆不可於用餐時傳送，因為此時只宜從事社交而非商業性的活動。與其傳送一張破損或髒汙的名片，不如不送。應將名片收好，整齊地放在名片夾、盒或口袋中，以免名片毀損。破舊名片應儘早丟棄。
交換名片時如果名片用完，可用乾淨的紙代替，在上面寫下個人資料。