Complaints & Claims（抱怨和索賠信函）的目的是為了獲取更好的服務，對已出現的問題求得儘快的、妥善的.解決。它通常是買方由於對收到的貨物不滿而書寫，如：貨物未按時到達；貨物雖抵達，但與訂單所載不同；貨物有損毀現象；貨物數量短缺或多餘；貨物質量與樣品不符；服務不合理以及收費過高等，這些均是抱怨、索賠的正當理由。
書寫抱怨、索賠信函時，不妨開門見山提出原先雙方同意的條件，然後列舉事實以表示有何不滿，以及為什麼不滿，最後提出解決的方法。內容應明確、清楚、有理，語氣要簡潔、堅決。避免使用憤怒和使對方過於難堪的措辭（除非你所抱怨的問題反覆發生，且多次投訴而毫無結果）。
For Inconformity（由於貨物不符而抱怨）
Dear Sirs,
On March 12, we ordered 1,200 shirts size 42. But unfortunately, we received completely different articles-children clothes today. We can only presume that a mistake was made and the children clothes were for another order.
As I have several customers waiting, please arrange for the replacements at once.
Faithfully yours,
親愛的先生們：
三月十二日我方訂購了一千二百件四十二號男式襯衣。但不幸的是，今天我們收到了完全不同的貨物――兒童服裝。我們想貴方一定搞錯了，兒童服裝是另一份訂單。由於有幾位客戶在等貨，故請貴方立即安排更換貨物。