寫英語商務郵件往往比說說英語簡單：你不必擔心發音，並且你可以慢慢地修改你的信件內容。但是寫的時候卻需要記得幾項規則。這兒有一些建議可以保證你的郵件給人留下好印象。
1. Know your email terms:英語電子郵件的傳送程式有很多縮寫，如果你不知道意思的話，你發給老闆要求加薪的郵件就可能會發給整個辦公室!
"Reply to all"表示你的郵件將傳送給每一個收到原始郵件的人。在郵件的位址列內，"cc" (carbon copy)部分是指將郵件複本發給你指定的人，而在"bcc"部分，你可以悄悄地傳送郵件而不讓其他的人知道– b的意思是"blind"(掩藏的)。
如果有人要你"forward"一封郵件，他們意思是要你通過轉發的功能傳送郵件的複本，有時侯簡寫成"fw."
2. Use the Right Greeting:儘管用"Hey"作為寫給朋友的電子郵件開場白沒有任何問題，但是最好不要用這種方式來給一個潛在的商務夥伴這樣寫信。另一方面，使用非常正式的傳統開場白"Dear Sir" 也已經越來越過時了。最好是寫"Dear Mr. / Ms." 然後加上那個人的姓。如果你們一起工作的話，那就寫他們的名字也沒有關係。(例如"Dear John")。
3. Keep it Short and Clear:若使用除英語外的其他語言，可能需要用精美的詞彙和複雜的句法來顯示你的聰明才智和教育，而寫英語郵件你只需用一種清晰且有條理的'方式。在郵件的第一段清楚地表明你寫信的目的，格式保持條理清晰，每一段都有中心句。使用類似"first, second, next, and finally"的詞能引告訴讀者你將表述一個新的觀點。你不需在郵件中寫上所有的詳細內容。你可以用像"If you have any other questions please feel free to contact me,"這樣的短語來結束郵件，這樣一來讓讀者有更多的機會向你詢問更多的資訊。
4. Be polite and tactful:在你寫郵件時儘量清楚地陳述所寫的內容， 到底是船運鞋子的折扣費用還是一次工作面試，最好不要用像 "I want."的詞表示要求，"I would like"會顯得更尊重對方，並且如"I am interested in"的短語是提出請求建議或尋求意見的好選擇。