企業專案管理模式的演變

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企業專案管理(Enterprise Project Management,EPM)是隨著專案管理方法在企業或政府部門等長期性組織中的廣泛運用而逐步形成的一種以長期性組織為物件的管理模式。要認識企業專案管理,我們必須先認識專案和專案管理。

企業專案管理模式的演變

一、專案及專案管理

專案是為了在預定進度和確定的預算範圍內達到特定目的和預計收益的一種有組織的方法。自從人類文明出現伊始時人們就從事專案,只是近50年來“專案”這個詞才被廣泛地使用起來。仔細揣度專案的定義,其中包括如下的關鍵詞:

有組織的方法:即專案管理的方法。

特定目的:指該專案在商業、組織、技術、文化和政治方面的目標。

預計效益:效益可以是經濟效益、社會效益、組織效益和文化效益等。

預計進度:專案管理方法的時間目標。

確定的預算:專案管理的另一個目標。

作為一個有組織的方法,專案的管理包括以下各項主要活動:

在專案內或跨專案配置和管理資源,進行專案內的活動和非專案工作。

處理跨專案的問題和機遇。

蒐集、整理、提煉和利用通過專案所取得的經驗教訓。

提供一個能適合不同型別和大小的所有專案的管理機構。

不斷改進專案管理技巧和效果。

以上列舉的就是專案管理成功的關鍵因素,把他們組合起來就是專案管理定義的雛形。簡單的說,所謂專案管理就是對專案的管理,專案管理者的中心工作就是按工期、按預算、按要求完成任務。美國專案管理學會(PMI)認為:專案管理就是把各種知識、技能、手段和技術應用於專案中,以達到人們的需要和期望。PMI在其出版的《專案管理知識體系》(Project Management Body of Knowledge,PMBOK)中,把專案管理的內容劃分為9個知識領域:範圍管理、時間管理、成本管理、質量管理、人力資源管理、溝通管理、採購管理、風險管理和整體管理。其中專案負責人較為重視的.是專案的進度控制、質量控制和成本控制。

二、歷史的演變——從專案管理到企業專案管理

自從20世紀70年代以來,專案管理對專案的實施提供了一種有力的組織形式,改善了對各種人力和資源利用的計劃、組織、執行和控制的方法,對管理實踐作出了重要的貢獻。隨著市場全球化、資訊化的發展,全球經濟組織對有限資源的爭奪越來越激烈,客觀上要求經濟組織對資源進行最大效用的利用,具體來說就是對資源在成本、時間、質量等方面進行全方位、全過程的控制,同時以目標導向的價值觀指導企業的經營管理活動。專案管理方法符合這種要求,因此,在傳統的專案行業之後,越來越多的行業開始廣泛應用專案管理方法來管理企業的經營活動,此時面對的一個問題就是如何應用相同的原理來管理大量持續發生的企業活動,即如何進行企業專案管理,也就是“按專案管理(management by project)”。

於是,傳統的專案管理中對專案範圍定義過於狹窄的缺陷在企業專案管理實踐中得到了改善,所謂企業專案管理,就是站在高層管理者的角度對企業中各種各樣的任務進行專案管理,其主導思想上把任務當作專案來進行管理,是一種以專案為中心的長期性組織管理方式每期核心是基於專案管理的組織管理體系。

企業專案管理是伴隨著專案管理方法在長期性組織(如企業和政府部門)中的廣泛應用而逐步形成的一種以長期性組織為物件的管理方法和模式,其早期的概念是基於專案型公司而提出來的,是指“管理整個企業範圍內的專案(managing projects on an enterprise wide base)”,即著眼於企業層次總體戰略目標的實現,對企業中諸多專案實施管理,隨著外部環境的變化,專案管理方法在長期性組織中的應用已不再侷限於傳統的專案型公司,傳統的生產作業型企業以及政府部門等非企業型組織也已廣泛實施著企業專案管理。企業專案管理的概念進而有了較大的發展,逐漸成為一種長期性組織(不侷限於企業組織)管理方式的代名詞。

我們可以看出:專案管理這個概念的內涵在不斷深化的同時,其外延也在不斷的擴充套件,首先是擴充套件到企業層面,現在又擴充套件到一般性長期組織層面中來了。未來它還會擴充套件到何種層面上呢?我們還不得而知,但有一點可以確信,那就是專案管理的方法具有高度的靈活性和普遍的適用性,將來還會得到更大的發展!

三、企業專案管理的實施

在實際的運作當中,採用專案管理業務模式的企業我們稱之為專案型企業,在這種典型的業務模式中,企業通過完成專案的交付方式,為客戶提供產品或服務。此類企業選擇和執行何種型別的專案,充分反映出企業的市場戰略。跟蹤企業所有專案的執行情況,便可以充分把握企業業務運作的整體狀況。 例如,IBM全球服務事業部和惠普諮詢事業部都是專案型企業。國內IT行業內的系統整合公司、軟體服務公司、諮詢服務公司也都是專案型企業。專案管理技術可以在這些專案管理型企業中充分發揮作用。

要成功實施企業專案管理方法,必須具備兩個條件:正確的企業專案管理戰略規劃和方便實用的企業專案管理工具。

企業專案管理戰略規劃,是指企業高層制定專案管理方面的企業戰略,其目標是管理好企業所有的專案。簡單來說,企業專案管理戰略規劃的工作,就是在企業建立一套專案管理的標準方法,並與企業的業務流程整合在一起,形成以專案管理為核心的運營管理體系。專案管理方法和業務流程相互配合,在實踐中進行優化,將全面增加企業專案成功的機會,同時也使企業的相關部門以專案為導向,步調一致。而在企業專案管理的實施過程中最大的難點就是來自於如何將專案管理方法與企業的業務流程整合起來,從而建立以專案管理為核心的業務流程,而此業務流程又是基於專案管理的過程所設定的。基於過程進行管理是企業管理的方向。比如在ERP軟體廠商中,SAP公司基於企業業務過程管理設計的ERP軟體,淘汰了眾多公司基於企業部門職能管理設計的ERP軟體。 同樣,在企業專案管理的實施過程當中,也要強調過程管理的重要性,將企業業務流程融合到企業專案管理的框架中來。一般而言,企業專案管理適宜於採用以角色為基礎的業務流程,將業務過程劃分成階段,定義參與業務過程的角色和職責,而不是定義職能部門。 這樣就可以適應市場的變化並快速做出反應,因而具有很大的彈性。而且,部門和組織進行調整,一般不會涉及業務流程的調整。因此相對穩定的業務流程將在實踐中不斷完善。

IBM全球服務事業部和惠普諮詢事業部的業務流程都是以專案管理為核心,基於角色定義的過程管理流程。以惠普公司為例,其諮詢事業部與FocusPM方法相匹配的業務流程叫ELCP(Engagement Life Cycle Process),由以下六個階段組成:專案預設立、專案建議書和評估、專案選擇、專案執行、專案保證階段、專案的後續支援。

企業專案管理有了正確的戰略規劃,還得有具體實施中使用的利器——企業專案管理軟體。它是專門用來支援企業專案管理的一系列軟體工具,也就是說,這些軟體用來支援計劃、跟蹤、分析和輸出。對於專案團隊而言,專案管理軟體的有用性體現在其長期的使用中,它為管理層展現了專案的結構,同時也為團隊成員解決諸如“如果…..會….”等問題,此時,企業專案管理軟體就成為了分析專家。

正確的戰略規劃保證了專案向既定的目標成果發展,方便實用的企業專案管理軟體則保證了戰略規劃的順利實現。企業專案管理不僅具有理論上的優勢,還具有實踐的可行性,未來必將得到更大的發展。