在建築工程施工中，除了工程本身能夠反映一個工程專案的質量外，工程資料也是很重要的一個環節，通過資料不僅能夠反映出一個工程所使用材料的優劣、工序與工序之間操作是否符合規範的要求、工程是否按圖施工、是否按變更要求實施等;還能夠反映出一個企業專案資料管理的水平。作為監理資料員，如何嚴把資料關，做好資料的收集、複核、整理、歸檔及臺賬記錄等工作顯得尤為重要。
一個工程專案的監理工作能否順利的開展，與監理資料員的工作能力有很大的關係。在平時工作中，監理資料員不僅要配合整個監理部的工作，負責監理資料的收集、分類、彙總及臺賬登記等，還要注意到整個工程的方方面面，因為在工程施工過程中，現場和資料應該是相輔相成的。資料員不單只是收集和整理資料，還應該瞭解現場施工情況、材料進場情況，這樣才能督促施工單位及時做好隱蔽工程報驗、建築材料報審及材料的取送樣工作;同時也應熟悉相關的施工工藝及施工規範，對監理資料的整理、歸檔及編制工作也有很大的.幫助，這也是每個監理資料員必須加強學習的，這樣才能配合好資料整理、歸檔的工作。因此，作為監理資料員要加強資料和現場的聯絡，做到現場和資料兩不誤，這樣才能真正做好監理資料員的工作。
資料員通過對資料的複核、檢查資料是否符合規範要求，發現問題要及時協助監理工程師督促施工單位進行整改，並通過監理員或監理工程師現場的旁站、巡視檢查發現並記錄下來的工程中存在的各種問題、隱患，協助監理工程師編制過程資料(如監理工程師通知單、監理工作聯絡單、安全檢查記錄等)督促施工單位整改、落實。作為監理資料員也應該定期向總監理工程師報告工程資料情況，對工程資料中存在的問題及時彙報和請示總監理工程師，使問題儘快得到解決。
當然，作為資料員，對資料的收集、整理、歸檔等工作是首要任務。首先，必須要明確資料收集的範圍：一是前期資料，前期資料應分為兩部分：編制監理單位前期資料與收集施工單位前期資料。監理資料中，監理規劃、細則、各專項驗收方案等是開展監理工作的指向標。各類前期方案中工程概況、監理工作範圍、工作程式、監理組織機構等一應俱全，一個概括全面、內容完善的監理規劃可以讓外行人在看完後也會對工程情況及監理工作情況有初步的瞭解，所以很多人檢查監理資料時習慣性關注各種前期指導性方案。因此在工程進展過程中，當施工情況及施工工藝發生改變時，監理規劃、細則、各專項驗收方案等指導性方案應隨之調整，便於現場監理工作內容與方案內容閉合，並且監理細則、各專項驗收方案的內容應與監理規劃內容一一對應閉合。收集施工單位的前期資料，在開工初期首先要督促總包施工單位報審其企業資質、施工人員資質、裝置檢定報告、施工組織設計、開工報審等等，及時交總監理工程師稽核確認，之後整理彙集、歸檔。
二是隨著工程施工的逐步進展，從由建設單位提出的工程變更、技術核定等到由施工單位上報的工程報驗、材料報審、各種材料的合格證及檢測報告等，都應及時收集、整理。對施工單位報審的資料，經過監理工程師稽核簽字，作為資料員也應該認真檢查其內容是否符合相關的要求。施工材料進場時也應做好見證取樣登記臺帳、材料進出場臺帳的工作。對於各方往來的檔案做好收發文登記，對工程變更、技術核定等涉及工程施工的資料，還必須及時傳遞給每一位相關的監理人員，使他們及時瞭解工程的變更、資訊。
當然在工程施工過程中，這樣那樣的問題出現是難以避免的，此時，就要協助現場監理工程師做好監理工作聯絡單、監理工程師通知單的工作。也要負責對每次的工程例會做好記錄、簽發，以便歸檔，會議紀要的記錄、簽發很重要，有些人(特別是業主)在會上表的態，下達的任務、指標，轉眼間就忘了，他們不認可的時候就要用會議紀要來監督他們。尤其是專案業主人數眾多的時候，往往是一個業主領導下達的指令另一個業主領導不承認，很多工作得不到肯定，這時候也需要會議紀要來維護相關單位的利益及權益。會議紀要資訊的收集及整理很有技巧，資料員要在會議中把握重點和要點進行彙總編制。
施工單位上報的過程資料如檢驗批、專項方案、監理通知單回覆單及各種報告等，也需要現場監理工程師堅持資料過手要留底的原則，配合資料人員做好資料的收集工作。資料日漸增多，還應該按監理單位的檔案管理要求對工程資料進行編號歸檔，通過分類的歸檔，使其一目瞭然，容易查詢。
三是隨著工程主體結構臨近完工，各種分包工作隨之進入，如塑鋼門窗、外牆塗料、屋面防水、室內電梯安裝等裝飾工程，這時除了繼續要督促分包單位搞好工程報驗、材料報驗等工作，還要督促總包方對分包單位的相關資質、資料的報審，包括稽核分包單位資質、人員崗位證書、材料的質保資料等等。當然，各施工單位資料員的水平層次不齊，可能會出現同樣內容的報表會有幾種不同的樣式表格出現。這就需要監理部建議業主對各家單位資料員集中培訓，統一表格及規範填寫。如業主因各種原因未對其培訓，監理部可以在徵得業主同意後，將業主認可的資料表格及填寫方式對各施工單位資料員進行交底。
四是裝飾工程臨近結束時，就要為工程驗收做好準備。此時，監理資料員就要將開工以來所有資料全部整理起來，協助總監理工程師編寫工程竣工報告，準備驗收。當驗收完畢，監理資料員除了整理所有資料，還應協助現場監理工程師督促施工單位對工程維修中存在的問題進行整改、完善和落實。
作為監理資料員，還應該不斷學習新知識，因為技術、材料等是不斷更新的，只有通過不斷地學習，多方面的來補充自身的不足，才能適應發展的需要。對其它工程的資料做得好的方面，應該虛心學習、吸取經驗。通過與其他監理、施工人員的相互交流、相互學習，取長補短、不斷提升自身業務水平，真正做好監理資料員的本職工作，為今後的發展奠定堅實基礎。