摘 要：從管理層次、資料流、工作介面、功能模組、系統安全性等幾個方面對肇慶電力工業局辦公自動化系統的開發模型進行了詳細的分析。
關鍵詞：管理 智慧
肇電力工業局直轄鼎湖、高要、四會、廣寧四個縣區局,同時局本部按生產職能設定多個管理所,地點分散,資訊傳遞不便,難於管理。為此,肇慶電力工業局決定建立全域性辦公自動化系統,通過該系統將局本部與下屬單位緊密聯絡在一起,使得分散在各單位各部門的各種資訊能夠相互交換。經過一年多的努力,我局的廣域網已基本形成,軟體開發也已取得階段性成果。
1、軟體開發平臺的選擇
Lotus Notes是一個基於各部門協同工作的工作平臺,有強大的通訊和資訊管理功能,保密性強,有良好的擴充能力,且通過了美國C2級安全認證,因此我們選擇Lotus Notes作為開發平臺。
2、管理層次結構
2.1 系統層次結構
層次結構是一個物理模型,它體現實際機構設定。肇慶電力工業局辦公系統是一個整體,其中局本部和各縣局分別是一個管理子系統,整個層次結構共分4級,即肇慶電力工業局辦公自動化系統、子系統、工作部門、工作人員。
2.2 管理層次
管理層次、機構設定是一個單位工作的基礎。一般管理層次是指上下級管理層次,不同級別的科室向上級負責並管理下級。在實際工作中一些科室的任務突破了行政隸屬的關係,它會成為某種資訊的樞紐,從某些方面對其它平級科室進行管理,如局辦公室,在全域性日常工作中它是一個工作資訊的樞紐,對全域性日常工作起協調作用。
工作部門負責具體工作,是辦公系統的基礎資訊點。一個工作部門由工作組成工作人員組成,任何一個工作人員或工作組的請示、彙報都必須通過工作部門領導上報局領導或其它工作部門,上級的指示、各種檔案也要通過工作部門傳達到工作人員。
職能部門也是一個工作部門,只不過在某項職能上有特殊地位。職能部門的另一個特徵是它有資訊轉貯的功能,職能部門負責收集與自己職能有關的各種檔案、請示、報告、報表,並上報局領導及有關部門,同時將檔案、上級領導的指標等轉發給有關單位。每個職能部門都有檔案庫,用來儲存有關資料。
整個系統管理層次分四級,局領導是管理工作的最高層,局領導通過職能部門管理工作部門,工作部門將具體任務下達給工作組或工作人員。
3、資料形式
辦公自動化系統中流動力和儲存的資料主要是文件資料和圖形資料。文件資料以MICROSOFT WORD、EXCEL等外部格式儲存,與其它系統介面資料採用純文字方式。圖形檔案(如上級發文)採用掃描壓縮方式儲存。
參與流通的資料有發下幾種形式:
a)傳閱型。傳遞給有關人員閱讀並提出意見,然後返回發文單位,存檔。主要指有文號的正式檔案、綜合資訊報表。
b)閱辦型。有關人員閱讀後交給經辦人,經辦人需把辦理結果返回發文單位存檔。主要指有文號的正式檔案並有催辦要求。
c)公告型。同時釋出給有關人員如通知、公告、參考資料等,可有答覆也可沒有。
d)請示、審批。發文人要達到某種目的需要各級領導批准。發文人可以指定一個或多個審批人,審批人可另行指定下一個審批人。審批完成後返回發文人存檔。
e)私人信件。所有人員與人員之間的郵件,可回覆也可不回覆。
f)共享資訊。使有許可權的人在公用檔案庫、資料庫及INTERNET上查詢有關資料。
4、工作介面及功能模組
系統設定兩組模組(見圖1)。工作模組是以個人常規工作為主要目的的模組,系統中每個人都有一組工作模組用以處理個人的工作;職能模組是職能部門處理職能工作的模組。
4.1 主要工作模組
; 4.1.1 請示、審批
所有需要向上級請示或彙報的文件由這個模組撰寫和發出。檔案來源可以是由WORD、EXCEL撰寫的,也可以是從其它郵件上轉來的。請示表格有以下內容:
a)審請發文。填寫發文稿紙,指明會辦單位,撰寫檔案內容,然後發給辦公室。審請發文被批准或不批准時應有回覆給審請人。
b)請示。填寫請示承辦登記表和請示內容,確定審批人員,可以一個也可以多個或由審批人確定下一個審批人。請示被批准或否決後,審批結果應轉發給申請人,並存檔、實施。各種需要轉發的請示先在待辦事宜裡出現,由請示、審批模組處理,批覆後轉給申請人員。如果要請示的人不在,則系統會提示你是否還要發出請示,可以發出後等審批人回來處理或改變審批人。如果審批流程中有第二審批人,當第一審批人在審批時間內未批覆時則自動轉到第二審批人。系統中所有審批流程都有這個功能。圖2是審批流程圖。
4.1.2 統計、報表
所有需要向上級上報的統計結果和綜合資訊報表由這個模組撰寫和發出。檔案來源可以是由其他資料庫提取,也可以用WORD、BXCEL編寫,或從其它郵件上轉來。報表上報給有關部門後,各部門應有回覆。
所有發出的檔案及回覆都能在個人資料庫中存檔。如果報表檔案是一般工作人員起草的,必須給工作部門領導修改後再上報。
4.1.3 資料查詢
可以用這個模組查詢局檔案室的檔案。正式公文只能查閱目錄,選定檔案後需向職能部門提出借閱申請,批准後方可檢視內容。參考資料可隨時檢視、複製。
4.2 主要職能模組
4.2.1 收文
收文是指外部來文。檔案收到後由收文管理模組進行登記和將檔案用掃描器錄入計算機,並確定傳閱流程和傳閱人員,需要辦理的還要確定承辦人員。檔案傳閱後和承辦人辦理後,連同傳閱意見和辦理結果返回收文模組,由收文模組轉去歸檔模組歸檔。檔案發出後可在收文模組中看到檔案流通的情況。收文流程見圖3。
4.2.2 發文
發文是指局內一個檔案由起草到發出的過程。起草檔案的是一個工作部門,起草檔案先發到職能部門,職能部門在待辦事宜中看到這個發文要求後,轉給職能部門領導核稿並決定會辦單位。會辦單位意見返回後,再轉至職能部門領導綜合,綜合定稿後轉給局長簽發。局長簽發後由機要室登記、編文號、存檔併發文。檔案發給各工作部門後由各部門存檔。發文流程見圖4。