關鍵詞：專案管理；人員效率；溝通
1 提高資訊溝通的效率
從管理的方法來看，管理的基本方法包括行政的方法、經濟的方法等。從管理活動的實質來看，這些不同的管理方法是在從不同的角度進行著資訊的溝通。行政的方法屬於權威性溝通，經濟的方法屬於利益性溝通。因此，在管理中這些方法的有效性程度，實際也就取決於使用相應方法的管理內容的權威性。所以，管理的效率實際也就歸結為資訊溝通的效率。
1.1 培養專案組成員的主動溝通意識
溝通是雙向的，而非單向的。培養專案組成員的主動溝通意識主要是改變他們溝通的態度。在多數溝通中，下級都是被動的接收者，缺乏主動溝通的意識。通過培養他們在專案中的主動溝通意識，可以及時地發現問題，儘早更正問題。曾經碰到一個專案經理，檢查團隊成員的工作時鬆時緊，工期快到了，和大家一溝通才發現進度比想象的慢得多，以後的工作自然很被動。儘早溝通要求專案經理要有前瞻性，定期和專案成員建立溝通，不僅容易發現當前存在的問題，很多潛在問題也能暴露出來。在專案中出現問題並不可怕，可怕的是問題沒被發現。溝通得越晚，暴露得越遲，帶來的損失越大。培養專案組成員的主動溝通意識可以通過在組建專案組的時候，挑選責任意識強的專案組成員，對在溝通過程中成績突出者給與獎勵來強化他們主動溝通的行為。
1.2 採取多種多樣的溝通方式，提高溝通的效果
針對溝通的物件、溝通事項的緊急程度、溝通訊息是否需要反饋等，採取不同的溝通方式。如：召開會議、電話、電子郵件、傳真等。在採用電子郵件進行溝通時，須注意要有針對性地發郵件、並寫清郵件主題、標清郵件緊急程度，只發給相關的人員，而不是到處亂髮。對於特別重要的郵件，要求對方給與回執。採用會議方式的時候，要注意寫清會議主題、會議需要持續的時間、與會的相關人員、會議的程序等，而不是隻約定會議時間和地點。對一些重要的資訊，則應該要求各相關人員簽字，進行確認，以保證資訊確實傳遞給了相關的人員。需要注意的是，口頭溝通過程中應該坦白、明確，避免由於文化背景、民族差異、用詞表達等因素造成理解上的差異。溝通的雙方一定不能帶有想當然或含糊的心態，不理解的內容一定要表示出來，以求對方的進一步解釋，直到達成共識。
1.3 建立有效的溝通體系
有效的溝通體系的建立，主要是為了專案組成員在遇到問題或者需要溝通時，能夠準確及時地找到需要溝通的物件，做到有的放矢。專案經理在整個專案管理過程中的地位，決定了他在溝通過程中所起的作用。專案經理所在的組織結構通常對溝通需求有較大影響，比如組織要求專案經理定期向專案管理部門做進展分析報告，那麼溝通計劃中就必須包含這條。專案干係人的利益要受到專案成敗的影響，因此他們的需求必須予以考慮。最典型也最重要的專案干係人是客戶，而專案組成員、專案經理以及他的上司也是較重要的專案干係人。所有這些人員各自需要什麼資訊，在每個階段要求的資訊是否不同，資訊傳遞的方式上有什麼偏好，都是需要細緻分析的。分析後的結果要在溝通計劃中體現並能滿足不同人員的資訊需求，這樣建立起來的溝通體系才會全面、有效。此外，創造有利溝通的外部環境也很重要。比如，如果有可能儘量將同一專案組的成員集中在一起辦公，為他們提供一個便於相互交流的空間。
1.4 加強對專案溝通管理計劃的審查和控制工作
任何計劃都要受到控制。沒有控制的計劃，就如同失去了舵手的航船。因此，我們在專案管理的過程中要時刻加強對專案溝通計劃的審查和控制。這樣我們才能保持企業的凝聚力，使我們的員工同心同德按照既定的計劃推動企業的前進。基於上述考慮我們可以建立專案管理辦公室對溝通過程進行監督和審查，對溝通中產生的問題進行協調管理和控制。當溝通計劃的執行出現偏差時，相關職能部門或責任人就可以通過激勵和懲罰等手段加強對溝通計劃的控制，糾正業已出現的偏差(當既定溝通計劃與實際相符的時候，則應全力確保這一計劃的有效執行)，從而提高溝通的效率。