試論內部會計控制及其侷限性

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【摘要】 聯絡我國企業內部會計控制的實際,本文著重對內部會計控制的主要內容和方法及其存在的侷限性進行探討,旨在完善內部會計控制。

試論內部會計控制及其侷限性

【關鍵詞】 內部會計控制;授權;職務分離;保全;侷限性

從某種意義上講,在很大程度上公司失敗系內部人內部控制和內部會計控制失靈,不能有效地識別、判斷、化解、控制風險,從而導致公司經營失敗。因此,健全和完善內部控制體系,強化企業內部會計控制是防範經營風險,確保經營管理合法合規、資產安全、財務報告及相關資訊真實完整,提高經營效率,促進實現發展戰略的目標之必需。

內部會計控制是為了提高會計資訊質量,保護資產的安全、完整、確保有關法律法規和規章制度的貫徹執行等而制定和實施的一系列控制方法、措施和程式。在社會化大生產中,內部會計控制作為企業生產經營活動的自我調節和自我制約的內在機制,處於企業管理系統的重要位置。企業規模越大,其重要性越顯著。可以說,內部會計控制的健全與否,是單位經營成敗的關鍵。實施內部會計控制對保證會計資訊的真實性和準確性、有效防範企業經營風險、維護財產和資源的安全完整和促進企業的有效經營具有重要意義。

一、內部會計控制的主要內容和方法

(一)授權批准控制

授權是針對某一大型業務或某項具體業務的政策決策,向經辦部門或人員授予權力和責任的一種方法。授權分為一般授權和特別授權,一般授權主要是對日常業務活動的授權。這類授權通常以管理部門的檔案規定一般性交易辦理的條件、範圍和對該交易的責任關係。如企業對各職能部門和職責的規定屬於一般授權。該層次的授權過大,則風險不易控制,過小則效率降低。一般授權適用於經常發生的數額較大的交易,如賒銷的價格表與信用額度。特別授權是對特定經濟業務活動的授權,它適用於管理當局認為個別交易必須經批准的情況,如對於對外投資、資產處置、資金排程、資產重組、收購兼併、擔保抵押、財務承諾、關聯交易等重要經濟業務事項的決策權,以及超過一般授權限制的常規交易,都需要特殊授權。這種授權只涉及特定的經濟業務處理的具體條件及有關具體人員,且應保持在董事會較高管理層手中。無論是一般授權或是特別授權都應明確:

1.授權批准控制的內容。授權批准的範圍,哪些業務和行為可授權;授權批准的層次,應該授權哪級人員執行,執行人員是否具備勝任能力;授權批准的責任,授權人和被授權人各自應承擔什麼樣的責任;授權批准的程式,怎樣授權,批准程式如何。

2.授權批准控制的基本要求。企業所有人員不經合法授權,不能行使相應權力,這是最起碼的要求。不經合法授權,任何人不能審批;有權授權的人則應在規定的許可權範圍內行事,不得越權授權;企業的所有業務未經授權,不得執行;財務業務一經授權必須執行;授權人和被授權人,在授權範圍內承擔責任、行使權力;對執行情況的檢查,是授權的核心,必須設計適當的程式,對授權執行進行事中檢查、事後評估。

(二)職務分離控制

職務分離控制是指對處理某種經濟業務所涉及的職責分派給不同的人員,使每個人的工作都是對其他有關人員的工作的一種自動檢查。職務分離的主要目的在於預防和及時發現員工在履行職責過程中產生錯誤和舞弊行為。從控制的觀點看,如果一位負有多項責任的人員在其正常的工作過程中就會發生錯誤或舞弊,並且內部控制制度又難以發現,那麼就可以肯定他兼任的職務是不相容的,對於不相容職務必須進行分離,包括在組織機構之間的分離和組織機構內部有關人員之間的分離。

1. 職務分離的要求

(1)任何業務尤其是貨幣資金收支業務,絕對不能由某一崗位經辦全過程,如:出納與銀行對賬員、銀行賬記錄員;(2)經濟業務的責任轉移環節,絕對不能由某一個崗位單獨辦理;(3)某一崗位履行職責情況絕對不能由其自己說了算;(4)任何權力的行使必須接受定期獨立審查;(5)不能由某一個人完成兩項作業,如會計中的出納與記賬,不能由一個人承擔;(6)不能由某一崗位同時履行兩項職責,如生產作業與生產統計職責不能由同一崗位去做;(7)不能由某一部門同時承擔兩個崗位,例如,銷售與收款業務,必須由銷售與財務部門分別承擔。