加強水利科研檔案資訊治理工作的思考

水利科研檔案是直接記述和反映人們在社會活動中形成的有價值的水利科技成果的真實記錄，是水利事業發展的必不可少的重要寶貴資源。它具有知識儲備和依據憑證的功能。水利科技檔案資料形成過程複雜、技術含量高，投進了大量的人、財、物，是在廣泛深進調研的基礎上，經過認真地、一絲不苟地科學研究、勘測設計和治理等活動形成的聰明結晶，具有非常高的儲存價值和利用價值。加快水利科研檔案資訊化建設，就是要管好用好水利科技檔案，積極開發科技檔案資訊資源，以高效優質的服務及時地為國家的經濟建設和科技發展服務。1 水利檔案的資訊化發展近幾年來，隨著計算機和其他辦公自動化裝置的不斷髮展和深化，應用資訊現代化手段開發利用水利檔案資訊資源取得了很大進展。水利檔案資訊資源正從傳統的以手工為主的資訊資源逐步向電子資訊資料過渡，擴大了水利檔案資訊產品的種類和服務專案，水利檔案資訊量的增加和資訊手段的`現代化，使資訊質量有了很大進步，極大地促進了水利資訊化的程序。1.1 檔案資訊載體電子化目前，在水利科研工作中形成的各種檔案的文字、表格、圖形、圖片、聲像等都是以電子文件的形式儲存下來的，檔案介質正在從紙質向電磁介質轉變。從存貯介質看，硬碟、軟盤、光碟等系列儲存裝置具有容量大、佔用空間小、便於修改等優點，為電子化檔案的儲存提供了有利存貯條件。現代的存貯裝置不僅可以節省庫房空間和檔案裝具，而且可以節約大量的人力、財力和物力，將大大進步檔案治理的規範性和工作效率。電子化檔案將終極改變檔案資料載體形式。1.2檔案資訊組織形式網路化傳統檔案工作的資訊組織大多是人工方式進行的，採取的是手工登記、編目、造冊的辦法，只能按種別、年份進行比較粗的分類。在網路環境下資訊組織模式、資訊處理技術及資訊利用方式都發生了根本性的變化，檔案現代化治理可以實現回檔、編目、查詢檢索和借閱治理的自動化，便於檔案資訊的接收、傳遞和儲存，有利於網路環境下檔案資訊資源開發和利用。1.3 檔案資訊查詢檢索自動化檔案資訊治理的終縱目標是把檔案中的知識、技術、成果資訊及時有效、公道、正當地開發利用，進步檔案的利用率。傳統治理方式下只能根據回檔的分類方式，按類進行簡單查詢，檢索條件簡單，查詢結果比較單一。實現資料庫系統治理後，可以根據主題詞、關鍵字進行全文檢索，也可以將多種條件組合在一起進行復合條件的查詢，讓資訊科技所包含的科技含量在水利行業中得到充分體現。1.4檔案資訊流通網路化由於傳統檔案工作的資訊組織大多是人工方式進行的，檔案實體治理是在單獨的檔案室進行封閉的靜態治理，獨立性強。而資訊社會的特徵就是網路化，計算機網路極大地促進了資訊的流通與知識的傳播。檔案資訊治理必須融進網路環境，利用網路進行過程治理、借閱治理和資訊釋出，將使檔案資訊越來越