檔案材料的收集歸檔是檔案管理的起點，是檔案工作的第一個環節，它為檔案工作提供了實際的工作物件。內容豐富、結構完整的館(室)藏檔案是企業檔案工作生存和發展的基礎，而豐富的館(室)藏源自於廣泛的收集和歸檔控制的水平。多年來企業經過不斷的探索與改革，已經形成了自上而下、銜接有序的歸檔管理程式。但是，目前企業“收集難”的問題仍然存在，尤其是企業基本建設檔案、裝置儀器檔案和非紅標頭檔案的“帳外”檔案材料的歸檔。檔案材料收集歸檔的遺漏和缺失，有時會給企業生產建設和經營管理帶來無法挽回的經濟損失。因此，必須提高企業檔案材料歸檔的控制能力。
一、建立健全企業檔案管理網路，為歸檔控制提供組織保障
企業檔案管理網路主要包括企業管理者、檔案部門、機關科(室)及生產、科研單位，在這個管理網路中，機關科(室)及科研單位是歸檔控制最為重要的環節。企業檔案主要來源於這些部門，對機關科(室)及科研單位歸檔工作的監督、指導和控制，是保證檔案材料“三率”達標(即歸檔率100%、完整率98%、準確率100%)最基本的條件。因此，提高檔案材料歸檔控制能力，應以機關各科(室)及科研單位為切入點，制定相應的歸檔控制措施。在這一環節中，機關科(室)及科研單位的負責人和兼職檔案員是歸檔控制的關鍵，因為他們瞭解和掌握企業各類檔案的形成情況，是檔案材料平時收集、整理和歸檔工作的實施人和履行者。在檔案材料收集歸檔過程中，中原油田檔案管理人員積極保持與機關科(室)及科研單位負責人的聯絡與溝通，爭取領導對歸檔制度落實及控制措施實施的'理解和支援;堅持定期舉辦兼職檔案員培訓班，對兼職檔案員進行檔案專業知識的培訓，及時傳授檔案管理的新理念和新方法，讓兼職檔案員瞭解企業檔案工作的新動向和發展趨勢;建立企業檔案管理專項獎勵基金，對兼職檔案員歸檔工作進行年度考核評比，對歸檔及時、歸檔質量符合標準的兼職檔案員進行獎勵，以此來提高兼職檔案員工作的積極性和主動性，保證檔案材料歸檔工作的順利完成。
二、加強檔案知識的宣傳教育，為歸檔控制奠定思想基礎
企業少數機關科(室)的領導和人員，雖然知道應該歸檔，卻以工作繁忙、經費緊張等為藉口拖延歸檔，或者不歸檔。這是因為他們對檔案法規、企業檔案規章制度缺乏瞭解所致。因此，企業檔案部門要加強檔案法規、企業檔案規章制度的宣傳教育工作，要擴大檔案宣傳教育活動的範圍，面向社會、面向整個企業宣傳，提高企業整體對檔案工作的認知度。近年來，中原油田改變了以往只注重檔案部門內部宣傳教育的方式，充分利用企業站、廣播電視、內部刊物和文化宣傳欄等媒體，宣傳《檔案法》以及企業檔案管理的各項規章制度，增強企業全員檔案法律意識;大力宣傳檔案利用典型事例，以鮮活的事例讓企業幹部職工瞭解檔案給人們實際工作和現實生活帶來的種種益處;通過建廠歷史回顧展、油田編史修志等企業重大歷史活動大量利用檔案的事實資料，以正反兩方面的典型事例宣傳檔案材料歸檔的重要性，擴大檔案工作的影響力，使企業幹部職工樹立良好的歸檔意識，養成自覺歸檔的習慣。
三、制定、落實企業歸檔制度，使歸檔控制有據可依、有章可循
企業歸檔檔案材料要做到齊全、完整和準確，必須制定切實可行的歸檔制度，對檔案材料的歸檔加以規範和約束。歸檔制度的內容應包括歸檔的目的、時間、範圍和要求。同時，還需要採取相應的歸檔措施保證歸檔制度的落實。雖然企業檔案工作標準規定了“企業要採取有效措施和手段，建立‘三納入’(即將檔案工作納入到單位工作計劃、領導工作議事日程、單位職工經濟責任制和崗位責任制中)、‘四參加’(即檔案部門或檔案人員參加產品鑑定、科研課題審定、裝置開箱驗收、基建專案驗收)制度，保證歸檔檔案材料齊全、完整和規範”，但是，由於中原油田檔案管理實行的是“專業化管理，區域性服務”，檔案管理部門與歸檔單位屬於不同的行政單位，近年來油田一些單位的檔案意識有所弱化，“三納入”、“四參加”等歸檔管理措施幾乎沒有開展。因此，檔案部門在加大對歸檔單位的檔案管理責任目標考核力度之外，還結合油田工作實際完善了歸檔措施，例如，採取檔案部門與相關科(室)簽訂委託鑑定、驗收協議的方式，或在兼職檔案員的崗位責任範圍內列出相關內容，保證“四參加”歸檔措施的落實，確保檔案材料歸檔的齊全、完整和準確。
四、不斷補充和完善歸檔範圍，為控制歸檔質量提供保證體系
歸檔範圍對歸檔檔案材料的內容進行了界定，從而保證歸檔檔案材料的內容質量。中原油田檔案部門在國家、集團公司下發的各類檔案材料歸檔範圍的基礎上，本著“豐富、優化、突出自我”的原則，根據油田檔案形成、發展和變化的規律，在深入機關科(室)調研的基礎上，通過與機關各科(室)負責人和兼職檔案員進行溝通與協商，以橫向聯絡、縱向比較的方式確定應歸檔檔案材料的內容，制定出能全面、系統反映企業歷史真實面貌的歸檔範圍。同時，隨著企業檔案材料的發展變化對歸檔範圍進行不斷補充和完善，保證歸檔範圍內容及時更新，使歸檔的檔案材料能真正反映出企業生產建設、經營管理和文化建設變化發展的歷程。企業檔案工作人員要做歸檔工作的有心人，保持與科室兼職檔案員的密切聯絡，瞭解機關科(室)檔案檔案材料形成變化的情況，及時掌握各科(室)具體形成檔案材料的種類和載體型別，做到心中有數，使檔案材料歸檔做到“言之有理，取之有物”。
五、實施分級考核，層層把關，增強企業歸檔控制的執行力度
隨著檔案工作專業化管理的逐步發展，中原油田已經形成了一套較為完善的標準化制度體系，為了使檔案材料歸檔制度落實到位，油田將檔案工作納入年度《精神文明建設目標責任考核辦法》、內控管理、行政辦公室系統三大考核體系，改變了以往檔案工作目標考核只針對企業檔案部門內部考核的做法。由於考核結果與單位黨政領導的業績工資、職務升遷直接掛鉤，這一歸檔控制措施的實施引起油田黨政領導對檔案工作的高度重視，各單位均採取了各項措施加強檔案管理，使企業檔案材料的歸檔率明顯提高，對檔案材料的及時、準確、完整歸檔起到了有力的推動作用。
但是由於這項檔案工作考核主要是針對油田所屬各二級單位的考核，因此，對二級單位內部機關科(室)及部門歸檔約束力不強，不按時歸檔甚至不歸檔的現象仍然存在。為進一步加強歸檔控制力度，在將檔案工作納入油田精神文明考核建設的基礎上，我們把檔案材料的歸檔考核也納入到對各機關科室的年度、季度或月度業績考核、政工考核，形成層層把關的分級考核制度，加強了對企業檔案直接形成單位的歸檔監督、考核，保證了檔案材料及時、準確、完整歸檔。
要落實好歸檔考核制度，就要求企業檔案管理人員認真做好平時歸檔的統計工作，及時向考核部門反饋各科(室)形成檔案材料的歸檔情況，為檔案歸檔考核提供準確的考核依據。
六、強化服務意識，提高服務水平，激發企業幹部職工歸檔的積極性和主動性
歸檔不積極甚至不願歸檔的部門和人員，其主要原因就是害怕檔案材料歸檔後自己利用不方便。因此，企業檔案部門首先應簡化借閱手續，加強檔案管理人員職業道德素質的培養，使檔案管理人員樹立強烈的責任意識和服務意識，提高自我管理、自我約束的能力，認真履行好自己的崗位職責，為利用者提供熱情、周到、細緻的檔案利用服務;其次應加強對檔案人員的檔案專業知識、新技術、新方法的培訓，提高企業檔案管理現代化技術的應用水平，為利用者提供便捷、直觀和準確的檔案資訊服務，使企業生產建設、經營管理在檔案專業化管理中獲得系統的資訊保障，讓企業員工在優質的檔案利用服務中切實感受到集中統一管理的優越性，提高企業員工對形成的檔案材料歸檔的主動性和積極性。
對企業檔案材料歸檔的控制，不僅是對企業檔案材料歸檔的規範和約束，更是對我們企業檔案管理人員職業道德素質和工作能力的考驗與鞭策。因為在對企業檔案材料的歸檔控制中，起主導作用的始終是企業檔案管理人員，企業檔案管理人員只有盡職盡責做好自己的本職工作，對企業檔案材料的歸檔控制才能真正做實、做好。