摘要：檔案資訊化建設已成為檔案建設工作的重中之重，特別是海量電子資料的管理與利用。近年來，廣州市城市建設檔案館不斷推進檔案資訊化建設，資訊化工作取得了一定的成績。本文擬從廣州市城市建設檔案館自行編制的《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規範》以及自主研發的規範化聲像電子檔案管理系統展開調研，簡述廣州市城市建設檔案館檔案資訊化建設的現狀並提出發展對策。
關鍵詞：檔案資訊化；聲像電子管理規範；聲像檔案資訊系統
一、研究背景及意義
近年來，資訊化建設已成為檔案發展的新方向，特別是以資訊技術為核心的資訊化建設已成為社會發展的強大推動力。2002年國家檔案局、中央檔案館釋出《全國檔案資訊化建設實施綱要》，標誌著我國檔案資訊化建設的啟動。《全國檔案事業發展“十五”計劃》中，國家明確指出“把檔案資訊化納入國家資訊化建設的總格局。”緊跟國家資訊化建設的步伐，實現檔案資訊化建設與國家資訊化建設同步發展，已經成為檔案部門的一項重要而緊迫的任務。回顧我國檔案資訊化的歷程，總共經歷了萌芽起步（20世紀70年代末～90年代初期）、快速推進（20世紀90年代中期～21世紀初）以及系統發展（21世紀以後）三個階段。隨著資訊化時代的到來，海量電子檔案資料的湧現以及包括雲端計算、大資料處理技術、4G通訊等新興技術的發展，無一不使傳統的紙質檔案生命週期理論、全宗理論和價值鑑定理論受到了挑戰。海量電子檔案的管理以及利用已成為檔案學理論的新發展方向，也是檔案資訊化建設的重點方向。本文根據廣州市城市建設檔案館自行編制的《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規範》以及自主研發的規範化聲像電子檔案管理系統展開調研，以期簡述廣州市城市建設檔案館檔案資訊化建設的現狀並提出發展對策。
二、檔案資訊化的概述
20世紀60年代日本的學者首次提出了資訊化，而後20世紀70年代後期西方學者提出了“資訊社會”、“資訊時代”等概念。我國資訊化起步較晚，1997年召開了全國第一次資訊化工作會議。目前，關於檔案資訊化並沒有統一的定義，與檔案資訊化相關的諸如檔案數字化、檔案資訊數字化等，其定義有一定的相似性卻又不盡相同。有關檔案資訊化的內涵，楊公之(2011)定義為“檔案資訊化是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代資訊科技，對檔案資訊資源進行處置、管理和提供利用服務。”[1]張珺（2009）認為檔案資訊化是檔案工作與資訊科技手段的結合；檔案資訊化是檔案事業發展中的一項動態系統工程，由諸多相關專案構成，是現代資訊科技手段對管理目標的支援。[2]孟世恩與王穎（2004）認為檔案資訊化可理解為“是以現代資訊科技在檔案工作領域的實際運用為基礎，以檔案資訊的資源化為主導，以實現資源共享為目的推動檔案工作發展的進步過程”。[3]《全國檔案資訊化建設實施綱要》對檔案資訊化的表述為“以檔案網路建設為基礎，以檔案資訊資源建設為核心，以擴大檔案資訊資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、資訊管理標準化、資訊服務網路化的程序。”系統核心功能方面還需要進一步完善。目前對於系統的配置管理、備份恢復、許可權管理等核心的後臺管理功能都還比較簡單，存在嚴重的管理和安全風險。而且目前系統的部分核心業務功能嚴重不足，例如軟體對於圖片檔案的完整性管理的缺乏，導致一些查詢需要投入大量人力進行，對於聲像檔案的查詢利用和編研工作都帶來諸多不便。4.系統設計中尚未考慮到未來電子檔案和長期儲存需要目前的系統主要處於應付現階段的管理模式，即以紙質+數字化的雙套制模式，不具備原生電子檔案歸檔功能，也沒有針對電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性的設計考慮。從長遠來看，結合資訊化改革步伐（例如國土規劃資訊化工作建設目標）以及本地資訊環境的現實(雲端計算環境的逐步成熟和認證技術的落地)，未來城建聲像電子檔案管理系統應定位高遠，需要面向電子檔案管理的需要進行通盤考慮。
三、基於聲像電子管理規範的檔案資訊化建設
廣州城市建設檔案館的資訊化建設工作開展較早，上個世紀90年代初便開始著手建立檔案管理資訊系統，在2002年後該館開始致力於建設數字城建檔案館。目前使用的`聲像檔案管理系統為2005年開發的系統，隨著內外部環境的飛速變化與發展，使得現有的系統目前面臨著內外部環境的雙重壓力，其中既有資訊系統自身業務需求發展所帶來的內部推動力，又有環境調整所帶來的外部拉動力，在雙向驅動力的作用下，資訊系統的升級工作勢在必行。因此，該聲像系統的搭建正好解決了目前廣州市城建檔案館對資訊化升級的要求。《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規範》由廣州市城建檔案館在多年實踐中擬定，在業界也是首次明確以聲像電子檔案為研究物件，其規定了聲像電子檔案的術語和定義，聲像電子檔案的收集、整理、移交、保管、利用和元資料要求。針對原系統的不足以及工作中出現的各種問題，並基於《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規範》中明確的標準、定義，利用成熟、專業的聲像處理技術，從以上有關資訊化的表述中，我們可以發現資訊科技、開發利用、資源共享這三個關鍵詞，雖然表述略有差異，但是，我們可以認為檔案資訊化就是運用資訊科技開發利用檔案，最終達到資源共享的目的。
廣州市城建檔案館現有的業務管理模式定型於本世紀初，館內以“數字化生產、檔案編研、自主建設”為立足點，在工作過程中取得了不少成果與榮譽，並曾一度成為城建檔案行業的學習典範。隨著時代的發展，新的上位法、國家標準和事業單位行政分類的改革賦予廣州市城市建設檔案館在城建聲像檔案工作職能上的轉變，尤其使得其工作流程、服務方式、服務物件以及數量格式上產生的巨大變化，原有的聲像檔案管理系統的功能模組已經難以應對日常工作中的管理需求，主要問題體現在以下幾方面。1.頂層架構設計不足廣州城建檔案館資訊化工作總的來說是受業務需求驅動，歷經數十年時間的建設由多個系統構成的集合，尚未形成內部密切聯絡、資源有效共享的覆蓋核心業務流程的綜合性的資訊系統。現有的子系統集合有拼湊之感，無論從命名，乃至到功能覆蓋範圍來看，系統之間的關係並不是很清晰，軟硬體平臺不夠統一，使用部門和功能比較分散，資訊整合度較低。這些已不能適應業務管理要求和新型城市化發展的要求。隨著時間的推移和業務管理的不斷髮展，資訊共享和系統整合的難度日益加大。2.系統功能整體性表現不足現有系統在整體層面上存在升級換代緩慢，使用者體驗友好性不足，子系統零散，缺乏統一入口等問題。現有系統中有相當部分都是獨立建設的，各項業務功能基本上是陸續拼接的，使用的程式設計平臺和後臺軟體存在較大差異，因而難以進行總體性的功能框架展示。目前資訊系統對於業務活動的覆蓋面還不夠充分，例如實體管理與資源儲存管理就還很不完善，功能模組之間的聯絡基本上屬於各自為戰的局面，使用者需要根據自己的職權選擇進入不同的系統進行操作，加上命名方面的隨意性，導致使用者體驗較為零亂，沒有整體性概念。3.核心功能有待進一步強化建立專門的聲像檔案管理系統，對聲像檔案資訊資源進行集中有效管理，通過網路方式相互連線和提供利用，實現聲像檔案資訊的有效、規範、科學管理以及資源共享。作為海量聲像檔案庫，能和其他資訊系統建立關聯，提供聲像檔案資料從檔案收集、檔案管理、檔案利用完整流程的全流程的管理系統。其中功能模組主要包括配設任務申請、任務分配、成果資料釋出、資料檢視、聲像檔案利用、著錄、目錄生成、檔案移交、專題製作、查詢檢索、統計報表檔案、使用者許可權管理。本聲像電子檔案管理系統是基於《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規範》的需求而量身訂造的。該系統的上線及推廣使用，將在一定程度上改變廣州市城市建設檔案館目前的工作流程，提高其對聲像電子檔案管理及呼叫的效率。這不僅順應了國家大力發展“網際網路＋”的戰略方針，而且通過《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規範》與系統的相互結合，使得整個系統在使用上有章可循，有法可依。這將有效提高整個系統的搜尋效率及降低維護成本。同時，這種標準化的系統也值得國內其他城市參考，我們可以預想在不久的將來全國各地都遵循一個統一標準進行對聲像電子文件的管理，存放在一個相同的系統下，這個系統所產生的價值將是不可估量的。
參考文獻：
[1]楊公之.檔案資訊化建設導論[M]中國檔案出版社，2001(9).
[2]張珺.我國檔案資訊化建設的分析與對策[D]，2009.
[3]孟世恩，王穎.對我國檔案資訊化建設實施的理論思考[J].檔案學研究，2004（5）.
[4]翟玉芳.檔案資訊化建設研究[J].檔案研究，2016(1).
[5]王美琴.我國檔案資訊化過程中的主要問題及對策[J].檔案研究，2011（1）.
[6]李妍.智慧城市對檔案館檔案資訊化的影響與創新[J].農業圖書情報學刊，2015(27).
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