[摘要]資訊經濟改變了整個社會經濟的結構,打破了傳統的高校管理模式和會計模式。隨著經濟的日益發展,教育規模的逐步擴大,教育管理工作對會計的要求日益提高,相應的會計資訊量隨之增加,傳統的高校會計技術已遠遠不能滿足21世紀高校財會人員所擔負著的核算、反映、監督高校管理的職能作用。因此,在現代高校財務中,計算機操作代替傳統的會計操作,對會計資訊系統實行電算化管理,已成為不可逆轉的時代潮流。高校財會人員作為高校管理中間環節的重要角色,除了應具備良好的專業基礎知識外,還必須及時調整自身的知識結構,開拓專業視野,努力提高個人綜合素質,從而更好地迎接資訊時代的諸多挑戰。
[關鍵詞]:資訊時代 高校電算化 財會管理人員
近年來,隨著現代化資訊科技的飛速發展,計算機已開始逐步進入我國的高校財務管理部門,並得到一定程度的應用,由於計算機處理財務資料的能力強、速度快,對提高高校財務管理水平起到積極的促進作用。在我們跨入21世紀之際,由現代資訊科技,特別是網路技術引發的全球資訊化浪潮衝擊著傳統社會的每一個角落,網路化、資料化、知識化已成為高校財務的主旋律。網路時代改變了整個社會的經濟結構,也打破了傳統高校的管理模式和會計模式,因此,資訊時代的高校會計人員想要更好的迎接資訊時代的高校財會工作任重而道遠。
一、資訊系統與會計的聯絡
會計電算化是以電子計算機替代人工記帳、算帳、報帳的過程,它的出現是會計技術手段上的一次“革命”。會計電算化的到來,把廣大會計管理人員從那種日夜埋頭於抄寫、計算、整理、彙總、核對等繁重的手工作業中解放出來,使財務人員得以騰出精力,逐漸由“核算型”轉向“管理型”,從而提高了財務工作的'效率,促進了財務工作的正規化和規範化,使其健康有序的蓬勃發展,為整個財務管理的資訊化和現代化奠定了基礎。值得注意的是,儘管手工會計系統的紙張、筆墨、算盤已被電子計算機所替代,但會計規則,並沒有因使用計算機而改變。因此,有人將此時的電算化會計系統稱之為“手工會計系統的模擬”。近期來,現代資訊科技、尤其是網路技術在財務領域的應用和發展,預示著會計技術手段由會計電算化進一步跨越到會計資訊化階段。會計資訊化的目標是通過將會計與現代資訊科技(主要是網路技術)的有機結合,對會計基本理論與方法、會計實務工作、會計教育等多方面均進行全面發展,進而據以建立滿足現代高校管理要求的會計資訊系統。
二、高校財會人員如何適應現代高校的電算化會計要求
會計人員只有在具備紮實的專業理論知識和豐富的職業實踐經驗,將整個核算過程瞭然於胸的基礎上,才能更好地使用計算機對日常會計事項的處理和財務報告的編制應採取的原則、方法和程式等,進行具體判斷和正確選擇,從而更客觀、更真實地反映高校實際情況。電算化時期的財務人員除了必須懂得一些常規的計算機知識,如輸入、拷貝、列印之外,還必須結合財務崗位的工作特點,熟練掌握常用軟體的使用方法和簡單維護。綜觀目前的高校財務管理,既懂會計又懂計算機,並有一定英文基礎的複合型人才實在太少,這是推行會計電算化的一大障礙。會計人員如果只懂會計沒有電腦知識,就不可能提出很好的財務管理構想去實現會計電算化;只有既熟悉財務,又具備一定電腦知識的會計專長人員,才能設計出優秀的財務管理方案,讓程式設計者開發適用軟體,使電算化發揮最大效能。再者,財務人員如具備一定電腦常識就能最大限度地避免操作錯誤,降低差錯風險,從而保證會計資料安全。為此,高校財務管理要做好複合型人才的培訓工作,讓現職會計人員掌握電腦知識,為實現電算化提供有利條件。據有關權威機構統計,網際網路資訊量中有93%是以英文形式釋出,常見的網而設計及程式也都以英文為基礎。英語作為語言體系中的支撐語言在一日千里的網路時代,起著舉足輕重的作用,如曾經在我身邊發生這樣一件事情:一名資深會計在使用計算機進行業務處理時,不小心觸動某一鍵位,導致出現藍色螢幕。儘管顯示屏上有英文提示:Repeat enter to recovery(敲擊回車鍵即恢復原狀)。由於不懂英文,這名老會計大呼有病毒而束手無策,引起一場不必要的慌亂。在會計資訊實行電算化管理的今天,一名合格的財務人員如果在英語方面有所欠缺,就不能嫻熟掌握計算機操作知識,也不能對財務軟體進行常規的使用和簡單維護,計算機在財務工作中就難以起到中樞作用。除此之外,高校財務管理人員還要有先進的管理水平和優良的服務意識,做到快速、高效、周到全面,以贏得使用單位和廣大師生的滿意。在實際工作中,財務管理人員要做到科學計劃,加強管理,以滿足高校財務管理的要求。
三、資訊時代的高校電算化財務人員應該注意哪些問題
會計電算化是一項複雜的系統工程,技術性、創造性很強,與其他系統比較,有很大的特殊性,它處理的資訊量大,資料要求準確可靠、儲存期長,需要嚴格監控;同時,會計資料要求嚴格、保密性強,屬管理部門的敏感資料。因而,會計電算化對財務管理及財務人員均有特別的要求。
(一)會計處理方法制度化
會計電算化系統繁複而涉及面廣,不宜經常修改,這就要求會計核算的方法、程式實行制度化。如果會計處理方法更改頻繁,一則不符合會計制度要求,二則影響電腦系統正常動作,容易發生差錯。
如果不慎修改出錯,就會導致系統損壞,影響正常會計工作,因此,無制度的變更,一般不要隨意更改會計核算方法,以保持會計業務環境相對穩定,保證電算化系統正常運作。
(二)加強監督和管理,保證資訊保安
實現會計電算化,必須解決資訊保安問題。由於計算機資料高度集中,高度依賴電腦,且受電腦病毒入侵、人為操作失誤、機器故障、非法毀損等因素影響,資料很容易被破壞,因此,會計電算化必須加強資訊保安管理,一方面制定各種嚴格的管理制度,加強風險控制,加強管理;另一方面加強對員工的資訊保安教育,嚴禁未經受權人員上機操作;不能連線與業務無關的終端,禁止與互連網連線;採用先進的加密技術,安裝“防火牆”,嚴防電腦病毒入侵,防止人為非法破壞資料。實踐證明,嚴格、有效的管理制度是資訊保安的最好保障。
(三)實行電算化會計系統的內部控制
隨著計算機在財務工作中的普遍應用,就要求對計算機產生的各種內容資料、報表等會計資訊的依賴越來越大,同時也為了資料在傳輸的過程中不發生錯誤、丟失、洩密等事故,所以就要求有嚴格的內部控制,而這些會計資訊也只有在嚴格的內部控制下才能保證其內容的準確可靠和安全無誤,才能預防和減小計算機犯罪的可能性,可見建立一套計算機會計系統的內容控制就顯得尤為重要。
綜上所述,高校財務管理的電算化改革是高校體制改革的正態發展,是高校管理思想、管理模式的一次重大轉變,有利於高校財務管理的健康發展,更能系統地反映高校經濟活動的正確性和可靠性,是可行且必要的。電算化時期的高校財務人員任重道遠,應時時反省自身,提高自身,不斷更新和拓寬專業知識,從而適應現代高校管理的改革之路。
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