隨著時代的進步，辦公自動化，取代了以手寫的文字材料，辦公自動化為人類社會進入知識經濟時代，改變傳統的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與日俱增的大量資訊提供了有效的手段，同時也給檔案與檔案管理帶來了巨大的.變化。
文書檔案的辦公自動化應用在發展過程中有利有弊，但就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大於弊的。
一是計算機強大的資訊處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴於手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規範、耐用，字跡工整、清楚;分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟體處理後，使檔案資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。其二，檔案和文字資訊得到充分交流與共享。運用計算機技術對檔案進行管理後，檔案管理由案卷級深入到檔案級，由單途徑管理髮展為體系管理，由對檔案外部特徵(目錄)管理到內、外部特徵(目錄和內容)合併管理。隨著計算機及其網路技術的進一步發展，實現檔案資訊與載體分離利用，可與其他資訊系統建立共聯，提供資訊的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的資訊資源作出適時響應和離線處理，可以保證很高的查全率和查準率。其三，電子檔案儲存的穩定性。與紙質檔案載體相比，電子檔案載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決於纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高溼、酸、酶、氧化等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子檔案則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子檔案的裝置日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如vcd、dvd光碟，小容量的快閃記憶體u盤，大容量的行動硬碟等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易於傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。