律法規明確規定人事檔案不得由個人、無檔案保管權力的單位查閱、保管。“現在存在個人、無檔案保管權力單位自行保管、拆開檔案的現象，導致其檔案的真實性無法保證，在需要檔案時就不能正常使用。”他說，“建議畢業生做到檔案隨人走，及早完善檔案手續。”
檔案早晚都要用到
人事檔案是什麼東西?該負責人說，它是記載一個人學習經歷、工作經歷、社會關係等情況的載體。檔案在不同的時期會因個人的學習、工作情況的變動而變動，檔案管理部門會根據變動情況辦理相關的.手續，如檔案接收、登記、整理、保管、利用、轉遞、出具以檔案材料為依據的有關證明等。
他介紹，人事檔案對個人來說，是學習工作經歷記錄的載體。目前，在個人現實表現政審、地區間調動、職稱評定、資格認定、辦理退休等方面均需要用到，退休人員核准養老金的一個基本材料，便是職工的檔案。
檔案長期欠費
用時要補齊交費
目前，中山市人力資源管理辦公室存放的各類檔案有21.5萬卷。該負責人表示，不少檔案存在欠費的情況，十幾年沒有動用的檔案也不少。
對於人事檔案的人事關係和人事檔案保管費，目前我市採取預收、當期收、補收三種形式。“我們不會主動向檔案所有人追繳費用，但是如果他們要使用檔案，要補交費用才可用。”該負責人說。
中山市人力資源管理辦公室所收取費用屬財政所有，如何收費按照國家和省的標準執行。計算欠費時，都按最新執行標準來算。比如欠費10年，也按現標準每月10元收取。“社會上有2016年取消收費的說法，我們暫時還沒有收到國家、省的相關檔案。我們收費以檔案為依據。”