大學畢業後，學生檔案需要經過轉正定級才能成為幹部檔案或稱為人事檔案。一旦檔案丟失未能進行轉正定級，將導致幹部身份丟失，進而影響工齡計算、職稱評定、戶口調動、養老金計數及發放等。而考研、考公務員、出國、升學、結婚、生育等事情都需要政府所屬人才市場、就業指導中心開具相關證明，如果檔案丟失就無法辦理這些證明。
有三種方式保管自己的檔案：
如果工作單位或者其主管單位具有人事管理權，可以接收高校畢業生檔案，則高校畢業生檔案由學校直接郵寄到接收單位人事部門;
如果高校畢業生的接收單位沒有人事管理權(如各類非公有制經濟、各類民營機構等)，則由學校將檔案郵寄到該單位所委託保管檔案的人才交流中心。
如果打算將檔案留在學校，暫緩就業，檔案經本人向學校申請，可以在學校存放兩年，期滿後學校不再保管。對於已經畢業但未落實就業工作單位，或者沒有向學校申請檔案去向的`高校畢業生，按照國家有關規定，其檔案就應轉入其入學前戶籍所在地的人才交流中心。