陝西茯茶文化博物館後勤採買制度
第一章:總則
為加強對博物館辦公用品採購的監督管理,規範博物館採購業務流程,防範採購業務風險,控制採購支出,保證博物館正常經營活動,降低採購成本和付款風險,特制定本制度。
第二章:物資採購具體內容
一、本制度所指採購物料具體指:
日常辦公用品、耗材:筆、列印紙、筆記本等。
辦公裝置及交通工具:電腦、印表機、影印機、掃描器、硬碟、汽車等。
大型裝置:所有生產經營用的機器、裝置等。
辦公傢俱:桌椅、檔案櫃、保險櫃等。
接待用品:水果、菸酒、禮品等。
二、本制度所需招標的支出具體指:
大裝置支出。
工程專案支出。
房屋建築物支出。
第三章:採購業務原則
一、採購業務原則
1、博物館物資採購應堅持比質、比價、比服務的原則,確保後勤物資的採購質優價廉,滿足博物館正常運轉需求,降低經營成本。
2、凡博物館辦公用品、辦公裝置的採購必須做到有計劃,博物館各使用部門負責提供採購資訊及編制物品需求計劃,提交行政部彙總,經行政部,申請部門、博物館館長審批後,安排行政後勤進行採購。物品的採購由相關領導批准後,方可進行採購。所提交的採購計劃要與倉庫物資進行核對,做到保證正常需求的前提下,防止超額儲備。監督管理人員要經常不斷地深入實際做好調研工作,發現問題,及時彙報,及時糾正。
3、供應商的.選擇應遵循三家報價的原則,如為單一的供應商或獨家供應商,採購部門必須加以說明和解釋;
4.為了節約採購成本和提高採購效率,一般採購業務應儘量採用集中採購的方式統一採購,尋找供應商並簽訂年度供應協議,減少緊急採購;
5、年度供應協議每年由採購部門和使用部門共同評估,總經理(館長)批覆後,決定是否更換供應商;
6、各類採購嚴格執行預算審批額度,超過預算或有特殊情況的需執行追加預算程式。
第四章、採購流程
一、物資採購流程
1、採購申請
1.1博物館各部門所需物品均由各使用部門提交採購
申請,物品請購需填寫《物資請購審批表》。
1.2使用部門應儘量提前提出採購申請,給予採購部門足夠的採購時間,採購部門應在合理的採購時間內及時完成採購任務。
1.3使用部門按照採購流程完成採購申請的相關審批
後傳遞至行政後勤部。
2.選擇供應商並訂購
行政後勤部應對所需物品選擇至少三家供應商,對採購物品詢價對比,提交館長審批,確定供應商後簽訂當年供應合同。
2.1行政後勤部接到請購單後,應對採購申請進行嚴格稽核,確定採購的品種、規格和數量,遵循定點採購原則,無定點採購原則的物品遵循“三家比價”選擇供應商進行採購;
2.2採購人員除特別授權外只能按批准的品種、規格數量進行採購、不得擅自改變採購內容;
2.3採購物資出現質量問題或需要維護時,採購人員需及時配合相關部門與供應商聯絡。
3.驗收
3.1採購貨物到達後,倉管員應立即根據物資申購單與貨進行認真核對,根據驗收結果填寫外購入庫單,除一份自留以外,其餘傳遞至行政部、財務部,分別登記建立臺賬,驗收時,如出現於採購申請不符的,應如實做出相應記錄,並填寫書面報告報至行政部,及時補充或更換。
3.2倉管人員需當場與相關人員交接和驗收,並記錄相應的驗收記錄,需要專業部門進行驗收的,入庫單上需要專業人員驗收簽字。
4.付款
行政部每月定期向財務部提交需支付的採購費用申請。財務部在收到採購部遞交的有關文件時,必須及時做好以下稽核工作:
4.1檢查所有表單是否填寫完整,是否經適當審批;
4.2稽核需要三家報價的採購專案是否有三家報價,有關證明檔案是否有效、選擇供應商的理由是否合理;
4.3是否簽訂並存檔採購合同。
4.4若發生退貨情況,採購人員需及時與財務進行溝通,並負責款項的討回事宜。
第五章:申請付款基本流程
採購人員填寫《付款申請單》
部門負責人審批
相關使用部門負責人審批
財務負責人稽核
館長(總經理)審批
會計稽核合同付款及發票情況
出納付款會計入賬
第六章:附則
固定資產(2000及2000以上)
物資(2000以下
固定資產請購審批表
年月日
付款申請單日期:年月日
資產購置比價表
年月日
注:需要走招標程式採購報至總公司由公司統一安排掛網招標,具體流程按照總公司要求執行。