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摘要：人事管理資訊化建設是高校資訊化建設的一個重要組成部分。本文在深入分析高校人事管理工作的現狀及主要問題的基礎上,從任務、策略及思路、系統模組及其網路基本結構等四個方面入手,提出了適合高校人事管理資訊化建設的系統化解決方案。
關鍵詞：人事管理資訊化建設人事管理資訊系統
引言
隨著科學技術和社會經濟的發展,行政管理事務的增多,辦公機構要處理的資訊量越來越大,傳統的手工處理方式已不能適應當今資訊化時代的實際需要。因此,充分運用計算機網路技術,藉助現代化資訊處理技術和工具,實現辦公室辦公自動化來提高工作質量和效率,從而實現管理現代化和決策科學化,已成為資訊化社會行政管理工作發展的必然趨勢。
人事管理是一個複雜的系統工程,人事資訊一求準確,二要保密,三需及時,四是政策約束性強,隨機性大,時效性強,作業頻繁,工作量大而繁瑣,這樣就大大增加了處理的難度。高等學校作為高等教育的場所,其辦學規模之大已眾所周知,這麼大的盤子,每時每刻需要處理的資訊量也就可想而知,因此高等學校資訊化水平的提高是教育質量的有力保證。2004年2月教育部確定的“教育資訊化建設工程”是《2003～2007年教育振興行動計劃》中六大重點工程之一,旨在加快教育資訊化基礎設施、教育資訊資源建設和人才培養,全面提高現代資訊科技在教育系統中的應用水平。隨著教育資訊化逐步向高校全面管理領域的發展,“無紙辦公”已成為高校管理追求的新潮流。
人事部門作為高校管理領域中非常重要的部門之一,其擔負著學校行政管理職能中的很多具體管理業務,尤其是一些和教職工息息相關的日常業務。人事管理工作效率的高低、質量的好壞都直接關係到管理效益在教職工中的認可度。因此,高校人事管理要符合並適應高校各類管理事務發展的邏輯和規律,符合教職工的利益訴求。隨著高校師資隊伍建設及學科梯隊建設的重要性日益凸現,人事管理的職能已向培養高層次學科帶頭人、優化學術梯隊結構、發揮團體創新效益的高層次核心業務拓展並通過構建人事管理資訊化系統,利用計算機和網路資訊科技,實現人事管理階段到人力資源管理研究階段的有效轉型。
一、人事管理資訊化建設的重要意義
人事管理資訊化建設是高校資訊化建設的一個重要組成部分,它可以有效地提高人事管理工作的效率和質量,並且能夠及時地提供可靠資料,為學校領導的科學化決策提供重要依據。
(一)人事管理資訊化建設可以提高人事管理工作效率,實現管理水平創優目標
人事管理工作是十分複雜繁瑣的例行性事務工作,其中大部分都是基於經驗的重複勞動,但又是人事管理中不可或缺的基本事務,是和學校每位教職工息息相關的重要事務,需要佔據人事管理人員的大量時間。因此,人事管理的資訊化可以使人事管理人員從日常繁瑣的事務中解脫出來,有時間和精力考慮更具有戰略意義的課題。另外,還能方便、快捷地實現各種資訊的統計分析,從而提高工作效率。
(二)人事管理資訊化建設可以為高校各部門和教職員工提供增值服務
人事管理資訊系統,藉助於學校統一的資訊化管理平臺為各部門及教職工提供更多的增值服務。教職工可以通過各高校校園網對所需的人事資訊進行快速查詢,各部門也無需在重複的事務性工作上花費大量的時間和精力。比如,如何根據學校發展戰略制定人力資源戰略；如何通過合理的招聘技術與測評技術為學校引進合適的人才；如何通過考核以及相應的績效管理體系來提升各單位、各部門與個人績效等。
(三)人事管理資訊化建設可以加強高校人事部門各科室間的團結協作,實現資訊資源的高度共享
目前,人事部門對資訊的處理大部分應用了EXCEL和一些相對比較簡單的資料庫,有些科室雖然建立了具有一定應用程式的管理系統和資料庫,但因各職能科室的資訊在概念、範圍和內涵上各不相同,導致資訊資源共享困難。由於人事工作各方面內容有很大的相關性,需要能夠互通有無,分散的工作方式容易造成資料採集不全面,資訊更新重複率高,極為繁瑣不便。實現資訊化人事管理後,人事管理資訊系統能使高校人事部門各科室對人事資訊進行共同操作,從而保持資料的一致性、完整性和實效性,實現資訊資源的高度共享。
(四)人事管理資訊化可以充分利用現有的人事資訊資源,實現資訊資源利用的最大化
傳統的人事資訊資源大都是以紙為載體的實物資源,不僅不便攜帶,更不利於傳遞。實現人事管理資訊化後,各種人事資訊資源不再以實物的形式出現,而是以磁訊號和數字訊號的形式出現,這就極大地便利了傳輸和使用。而且應用各種功能齊全的人事管理軟體,還可以對現有人事資訊資源進行分析整理,實現人事資源共享,為充分實現人事資訊資源利用最大化提供可能。
(五)人事管理資訊化建設為高校深化校、院兩級改革,實現校、院兩級人事分配奠定了基礎
目前,許多高等學校實施校院兩級改革,把以往相對集中的人事管理模式,分散到各二級部門,這樣在一定程度上減輕了高校人事部門的工作強度和工作壓力。通過人事管理資訊化建設,基礎資料採集,教職工基本資訊維護工作都放在各二級學院,從而大大減少了人事部門的工作量,同時也為人事資訊的準確性提供了保障。
二、高校人事資訊管理現狀及問題分析
長期以來,我們往往習慣於按老辦法、老章程辦事,工作方式幾十年一貫制,人寫手抄的人事辦公模式不僅不規範,容易出錯,而且增加了工作的隨意性。隨著我國人事制度改革的進一步深入,全球性人才競爭的日趨激烈和人才流動頻率的加快,以及各高校近幾年來的快速發展,傳統意義上的人事管理手段和方法的弊端日趨明顯,主要表現在以下幾個方面:
1.人事資訊管理零亂,沒有形成一個完整的資訊管理體系。隨著學校的快速發展和校、院兩級深化改革,人事資訊量的大幅度增長和資料的快速更新,原有的人事資訊管理方法和管理手段已經遠遠不能適應人事管理和人才管理工作的需要,分散的資訊處理和更新導致了大量的重複勞動。資訊整理和儲存比較紊亂、不集中,沒有形成一整套完整的資料體系。這導致了人事資訊管理的零亂,給高校的人事資訊管理工作帶來了諸多不便,嚴重影響了工作效率。
2.資訊部門化現象明顯。目前,在各個高校,教職工的職稱、培訓與培養資訊主要在師資科,學校教職員工的進出管理工作以及內部調劑管理資訊則歸屬於人事科,而工資、福利待遇、社保醫保以及人事檔案資訊則集中在勞資科,在人事部門以外還存在著大量的教職工人事資訊管理工作,如教職員工的教學資訊管理歸屬教務部門,科研專案與學術論文資訊集中在科研管理部門等。人事部門內部各科室以及與其他部門間資訊流通不順暢,資源共享困難,從而導致了人事資訊相對紊亂,資料一致性差,嚴重影響了資訊的完整性和準確性。
3.資訊更新速度太慢,準確性不高。傳統的人事資訊管理方法和手段主要是人抄手寫或藉助一些簡單的資料處理軟體,軟體資訊模組比較單一,操作相關性不強,無法對資訊進行快速更新、分析和處理,從而無法及時為校領導和上級管理部門提供準確可靠的統計報表和相關分析資料,制約了管理層決策的及時性和準確性。資訊更新速度太慢,致使人事管理工作中可能出現的問題得不到及時有效的解決。
4.資料通用性差,資訊應用系統化困難。各部門開發或購買了面向特定功能、基於不同技術和應用模式的資料庫軟體,資料交換的通用性較差,難以實現資訊應用的系統化,使得校院人事專幹必須到不同崗位重複核對有關資料。
三、高校人事管理資訊化建設方案
針對上述高校人事資訊管理方面存在的諸多問題和不足,下面主要從人事管理資訊化建設的任務、策略及思路、人事管理資訊系統的模組及其網路基本結構等四個方面入手,提出人事管理資訊化建設的系統化解決方案。
(一)人事管理資訊化建設的任務
針對高校人事管理的現狀及存在的問題和人事管理資訊系統的主要內容,學校各相關職能部門以及人事部門各科室的資訊系統都必須建立在統一的資料交換平臺上,整合在一個高效的資訊化系統之內,各種應用均應執行在高校校園網上,並且具有標準、規範、安全、豐富的資料資源,可實現各部門之間的無縫整合。學校人事部門、教務部門、科研管理部門等要從更好地服務於學校的總體戰略發展目標和學校各項工作的順利開展的角度出發,相互協作,互通有無,促使人事管理資訊系統與教學管理系統、科研管理系統等之間的無縫隙相容。我們可以先從規範資料管理和查詢流程入手,實施人事管理網路化建設,逐步建立人力資源開發與管理平臺,實現人事管理資訊傳輸的統一性、即時性、快捷性、準確性、完整性和系統性,從而實現人事管理過程的“四化”建設,即人事決策智慧化、業績考評科學化、資料整合自動化、網路辦公無紙化。這樣,通過發揮高校科技創新、知識密集的特點,加強縱向和橫向聯絡。高校人事管理資訊系統的開發不僅可以提升人事工作的透明度,提高人事部門的工作效率,而且還可以極大地促進教務部門、科研管理部門等相應領域的資訊化建設,實現資訊支援、資訊提升、資訊服務的良性互動。
(二)高校人事管理資訊化建設的策略及思路
隨著高校人事管理職能的拓展趨勢和打造現代師資管理數字化平臺的需求,高校人事管理資訊化的建設應當構成多層次、多方位的有機系統,必須融合教務部門、科研管理部門等相關部門的資料資源,以有利於資訊化管理的統一規劃和統一協調。同時要充分發揮相關部門的主動性、積極性,明確分工的職、責、權要求,促進資訊的共享和交換。因此,高校人事管理資訊化的建設首先可建立滿足日常工作需要的人事管理資訊系統,在人事管理的全過程中,實現利用人事管理軟體處理日常事務工作,如人事資訊資料管理、師資隊伍建設資訊管理、教師業績資訊管理、教職工工資資訊以及人事管理資訊、人事政策法規資訊的實時查詢等。
其次是構建面向各二級學院的人事管理資訊系統網路,建立一個統一、完整、多層次、智慧型、安全保密的院級人事管理資訊網路系統,實現人事資訊的共享,人事資訊的自動收集、整理、分析,為制定人事政策提供決策依據,為做好人才隊伍的預測和規劃等整體性人才開發工作提供服務。
根據以上對高校人事管理資訊化建設的基本策略的描述分析,結合學校實際情況,高校人事管理資訊化建設的基本思路如下:
1.以人事檔案資訊化為突破口,進行資料庫建設。高校人事管理的`科學性,離不開實時的人事資訊的資料分析,只有資料準確可靠,才能克服資訊的估計性與決策的盲目性。作為重要資訊資源之一的檔案,是高校人事部門選人用人的重要依據,是開發人力資源的有效資訊。以人事檔案資訊化為突破口來啟動資料庫建設工作可以避免資料的差錯率。通過建立教職工資訊庫,購買或組織研發一套人事管理軟體,將大量的教職工資訊材料通過計算機儲存、統計、彙總、分析,從而推進高校人事人才工作模式的變革。
2.以學校網路伺服器為資料平臺,建立人事管理資訊資料庫。以人事部門、教務部門、科研管理部門等各職能部門的管理許可權為準劃分模組,設定許可權,統一對學校教職工所有資料進行維護,從而實現教職工資訊資料的一致性和統一性。
3.通過校園網建設,加快完善人事管理資訊網路化建設,即:人事資訊資料庫→人事資訊網→校園網建設。積極開發人事工作服務軟體,如教職工職稱申報系統,考勤與薪酬管理系統等,將人事部門從傳統的人事工作中脫離出來,加大工作分析、績效考核等研究。
4.全面實施資源共享,充分利用網路技術管理教職工資訊,減少基礎資料的維護差錯率,降低各二級學院人事專幹的工作量,迅速提升人事管理工作效率。這樣,通過資訊網路的建設和推進網上服務,為人事工作資訊化提供高效、快速、安全通道,使人事管理逐步納入統一、規範的資訊化軌道。
(三)人事管理資訊系統主要模組介紹
1.使用者管理模組:系統允許使用者建立多個賬號,對於不同部門的不同使用者可以有不同的操作許可權和操作範圍。這樣有利於保證系統的安全性,便於按實際業務分工進行管理,真正做到自己的資料自己維護,自己負責,從而明確每個人的權、責、利。
2.人事科管理模組:提供給人事科工作人員使用的子系統,也是整個人事管理資訊系統中最主要的一個模組,包括組織機構、人員管理、編制、年終考核等。
3.勞資科管理模組:包括日常工資管理、離退休人員管理、社會保險管理、員工探親資訊管理、津貼福利管理等。
4.師資科管理模組:提供給師資科工作人員使用的子系統,主要用於各類人才工程、基金資助資訊、出國出境資訊、學歷學位管理、師資培訓管理、職稱管理等。
5.院級人事管理模組:是各學院人事專幹的工作介面,一方面用於基本的人事管理工作,如查詢本學院職工的人事資訊,向人事部門提交人事資訊的變動情況等；另一方面可以向人事部門各職能科室上報各類人員名單,如:提交職稱資訊、院內教職工崗位變化情況。還可以接受人事部門傳送過來的各類人員名單和通知等。
(四)人事管理資訊系統網路基本結構圖
根據上述對人事管理資訊系統各主要模組的介紹及分析,構建人事管理資訊系統的網路基本結構如下圖所示:
(五)人事管理資訊化建設的網路實現
網路拓撲結構如下圖所示:
在進入系統之前,要進行身份確認,只有使用者名稱和使用者密碼都相符的使用者方可進入本系統。為了防止不合法使用者對資料的察看和修改,本系統把使用者分為三個級別:超級、編輯和只讀使用者,即一、二、三級使用者。超級(一級)使用者不僅擁有對資料的查詢、修改許可權,還對使用者的使用許可權進行控制,可以設定使用者名稱、密碼和其許可權,還可以對紀錄進行增加、刪除、修改等操作。編輯(二級)使用者對資料可以查詢、列印,還可以對紀錄進行增加、刪除、修改等操作。只讀(三級)使用者只擁有對紀錄的瀏覽、查詢和列印許可權。當用戶要進入系統時必須先輸入使用者名稱和密碼,按“確認”按鈕後,系統辨別使用者身份,對合法使用者根據使用者的許可權級別賦予相應的使用功能。
四、結束語
高校人事管理資訊化不僅是人事管理的資訊處理工具,更是規範人事管理工作的手段和方法,構建高校人事管理資訊化系統,不僅可以使人力資源的利用率和整體的工作效率得到進一步的提高,同時也保證了人事資訊的安全性和準確性,杜絕了人為因素的干擾,從而有效地提高了人事資訊的利用率,降低了工作強度,進一步簡化和規範了辦事程式,有利於學校的勤政廉政建設。一套先進、實用、可靠的人事管理資訊系統軟體,既要將網路技術與人事管理完美地結合在一起,確保人事管理的時代性,也要適合學校人事管理工作的實際需要,能真正實現人事管理工作從繁瑣低效的重複性手工操作轉型為高效率、高標準的“無紙化”辦公,還要從加強學校組織領導、加強教職工人事資訊採集工作的規範化、加強提高人事工作者的資訊化素質和人事管理工作的業務技能以及加強分級管理等方面,為高校人事管理資訊化建設提供有力的保障。
總之,只有學校人事管理資訊化的建設水平提高了,我們的辦事效率才能真正得到提高；只有人事管理資訊化的渠道暢通了,才能提高校務公開的程度,才能使工作調配、職稱評聘、薪酬福利、崗位聘任、教師教學考評、科研核定等比較敏感的人事業務增強透明度。因此,加快高校人事管理的全面資訊化建設對高校的人事管理工作具有十分重要的意義。