合同是隨著市場經濟的發展而產生的,並作為連線現代企業與其他市場經濟主體的紐帶,貫穿於企業生產經營的全過程,影響著現代企業經濟之間的往來。下文對企業合同管理中的風險及防控措施進行了研究。
摘要：合同是現代企業市場經營的主要體現形式,是現代經濟社會中經濟活動的重要依據,對於企業的經濟活動有著舉足輕重的作用。因此,企業的合同管理工作是企業管理工作的重要內容。然而,由於我國經濟社會發展的時間還不夠長,經濟社會中合同制度的發展還不夠完善,這就造成企業的經濟活動中合同的管理工作存在諸多的風險。
關鍵詞 ：企業;合同管理;風險
合同從訂立到履行的每個階段,都處於風險與利益並存的狀態,合同履行的過程貫穿企業經營管理的過程,管理不好合同就保障不好企業經營目標的落實和經濟利益的實現,企業為了實現合同利益,就必須對合同進行從訂立到履行終結全方位、全過程的有效管控。
1、合同管理的內容
合同管理應該是全過程的、全方位的,合同管理應包括以下五個方面的具體內容。
一是合同管理人員的培訓教育。合同管理人員業務素質的高低影響著合同管理的質量,必須加強對合同管理人員的合同法律知識和簽約技巧等方面的培訓。
二是履行監督和結算管理。簽約的目的主要是保障合同的及時有效履行,防止違約行為的發生。合同結算是合同履行的主要環節和內容,生產經營部門應同財務部門密切配合,做好合同的結算管理。
三是規章制度的建立。科學規範的合同管理必須有章可循,要建立管理層次清楚、職責明確、程式規範的合同管理制度。
四是合同的談判與簽訂。在合同談判前首先要對合同項目進行論證,調查瞭解對方當事人的資信;仔細斟酌合同中關於標的數量與質量、價款支付、違約等主要條款;在合同簽訂過程中最好是經營人員和法律顧問人員同時參與,確保避免合同漏洞。
五是違約糾紛的處理。違約行為是一種違法行為,要承擔支付違約金、賠償損失或強制履行等法律後果。如有違約發生應及時採用協商、仲裁或訴訟等方式,積極維護企業的合法權益。
2、合同管理中存在的風險
企業合同管理中存在的風險主要由以下幾方面。
一是不簽訂正式的書面合同。在我國的經濟生活中,書面合同是非常重要的,它是當事人之間約定的重要憑據。但是,有許多的企業對於合同的簽訂並沒有給予足夠的重視,有的企業僅僅憑藉對方的電話或是發貨清單就進行交易,這給合同的履行帶來了很大的隱患。
二是合同文字存在大量缺陷。一些企業由於合同管理整體水平不高,對合同內容的重視不夠,自身沒有統一的合同範本,因此在合同文字的選擇上多比較被動,在合同簽訂過程中,習慣使用對方提供的合同文字,在合同關鍵條款上處於弱勢一方,一旦出現合同糾紛,很容易陷入被動的局面。有些企業雖有合同文字,但其內容沒有經過專業人員稽核,關鍵條款缺失,或表述不清,缺乏可操作性,有的內容甚至存在重大誤解,容易導致將來發生履行困難,責任難以界定的尷尬局面。有的大型專案合同,缺少招投標過程,導致合同存在重大缺陷。
三是對於合同履行情況的監控不夠。在經濟不斷髮展的形勢下,合同已成為企業管理的.必要手段。但是許多企業卻並沒有合同的監管意識,未建立相關的合同管理機構和制度,無法很好地規範企業的簽約行為,也不能在企業履行合同的過程中起到很好的監督作用。
四是缺少可行性分析。訂立合同前沒有對另一方的背景資料進行盡職調查或可行性分析。有的企業在簽訂合同前,不注意瞭解合作他方的資格、技術條件是否具備,是否有履約能力等等,由於相關資訊收集不夠,最終導致合同目的不能實現。
五是沒有統一的合同管理制度。企業合同管理制度是合同管理的關鍵。構建合同管理體系,建立適合企業的合同管理制度是科學化合同管理的關鍵。有些企業合同管理制度不完備,缺乏合同風險控制能力,不具備應對合同糾紛和維權處理的能力;有些企業雖然有合同管理制度,但僅限於制度層面,不能靈活應用於實際的合同管理工作中。
3、合同管理中的風險防範和控制措施
3?1建立完善的合同管理機制,明確合同管理的任務
要想做好合同的管理工作,有效地防範風險,在合同的管理過程中,就必須要明確劃分各部門的責任,督促各相關的業務部門落實自身工作,通力合作,共同防範合同風險的發生。一方面,企業要建立完善的組織機構,並配備具有專業知識的工作人員,使之承擔起合同管理的任務,同時還要明確部門的具體職責。另一方面,將企業的合同管理工作根據需要劃分到企業的各個業務部門。在合同的簽訂、履行的過程中,要組織各部門要各司其職,積極參與,建立企業各部門參與的合同風險防範機制。
3?2制定合同格式文字,掌握文字選擇的主動權
企業自己制定格式文字,既能節省時間,又能減少交易風險,避免日後可能會出現的爭議,即使出現爭議,也可以掌握主動權。此外,爭取合同的起草權,也能夠在合同中充分考慮己方利益,認真甄選對己方有利的措詞,更好地保護企業利益。對於企業生產經營過程中的常用合同,企業應制定標準的合同格式文字。對於其他合同,一般應由合同業務部門起草,企業法律部門再配合修改;重大合同最好由企業法律部門牽頭,會同合同業務部門及其他相關職能部門共同起草。
3?3完善合同管理制度體系,使企業的合同管理做到有規可依
企業所處的行業不同,造成業務的內容也各不相同,使得合同管理的方法也存在著很大的不同。首先是企業相關制度的建立。各個企業要根據自身實際,依照國家的《合同法》以及上級頒佈制定的相關的合同管理制度,制定合適的企業合同管理機制,明確相關的人員配置、相關部門和人員的職責等。其次,企業要加強對於合同用章的管理。合同用章作為簽訂合同時的重要憑證,要加強保管,做到專人保管、專章專用,以有效避免合同用章的濫用所造成的合同風險。最後,要有企業對外簽訂合同的授權、審批制度。對於企業對外簽訂合同的授權、審批工作,要進行嚴格的規範授權審批行為,防範可能發生的合同風險。
3?4重視重大合同的可行性研究
對於重大合同,在對合同文本審查的同時,也要對合同背景進行調查。由企業法律部門牽頭,組織由企業高管人員、專業技術人員、法律人員、財務人員組成的專業團隊,對合作方的主體資格、資信、履約能力等方面進行實地的調查,做出風險的總體評估。這種審查不是形式上的審查,而是要確認對方是一個合法的法律主體,具備相關從業資格、完整的履約能力、技術條件是否過關等等。如果是特別重大合同,可以考慮聘請專業的機構進行盡職調查,由其出具盡職調查報告。對於工程專案和重大采購合同,在必要的條件和要求下,要運用“招投標”過程,明確專案的核心內容和要求,來避免合同中出現重大缺陷,否則一旦合同簽訂,後期的合同管理無法糾正合同文本的關鍵性缺陷和問題。
3?5嚴把合同稽核關,重視合同訂立和履行的監督和管理
合同簽訂前,首先要爭取合同文字的起草權,合同文字起草完成後,須由合同歸口管理部門提交給企業法律顧問或專業律師,法律顧問或律師對合同草案進行審查後,提出修改意見並反饋給合同管理人員。合同管理人員應嚴格按照法律意見進行相應的修改。尤其要注意的是,對於格式文字合同,不能接受合同內容中有明顯傾向對方的條款。對依法簽訂生效的合同,合同執行部門要嚴格根據合同條款履行合同,不得單方面擅自變更或修改,凡經雙方同意的改動內容,必須簽訂書面補充協議,作為合同附件進行管理。合同管理部門應做好合同履行的檢查工作,監督合同履行情況,對不能夠按時完成的合同,及時反饋給責任領導,並要求立即採取補救措施,防止合同違約。
4、結論
總之,合同管理是企業經營管理中的一項重要工作,它不但是來個過程,而且是一個首尾相連、迴圈往復、不斷提高的過程,直接關係到企業發展的前途。對於合同的管理絕不能等閒視之,大意麻痺。企業要樹立正確的風險防範意識,建立完善的合同管理部門和管理體制,企業的各部門要共同參與,齊心協力,做好合同管理的把關工作,提高企業風險防範能力,切實保證企業的合法權益,使得企業在不斷髮展的社會主義市場經濟中謀得一席之地。
參考文獻：
[1]程先民?加強合同管理規避經營風險[J]?財會研究,2011(9)?
[2]朱江偉?企業合同管理中的風險防範問題探討[J]?中國外資,2014(1)?