近日，關於“大學畢業別讓檔案休眠”的報道引起社會關注，據統計，“棄檔族”日益擴容，全國約有60萬以上的棄檔族。這引發了人們對人事檔案這一事物的重新審視與再思考。
不可否認，作為一項常規性的公共政策工具，我國人事檔案制度對社會管理曾經起過作用。但如今，現行人事檔案制度已無法適應時代轉型和社會進步的需要，其弊端與缺陷越來越明顯。
體制內外影響有別
“人事檔案是反映個人經歷、道德品質、業務業績、個性特點等情況的歷史記錄，是確定職員工資待遇、社會勞動保障、組織關係的憑證和參考。”青島行政學院副教授朱豔鑫在接受《中國科學報》記者採訪時這樣定義人事檔案的作用。
在計劃經濟時代，人事檔案制度對信用建設、幹部管理、國家安全、福利分配等方面作出了一定的貢獻。“但隨著市場經濟發展和新的用工制度的建立，一些企業中人事檔案功能弱化，出現部分員工"棄檔"的現象。”朱豔鑫說道。
事實上，從上世紀90年代初期開始，大批企業關、停、並、轉，新的用工制度逐漸建立，這導致人員流動性增加，職工的檔案管理逐漸與企業分離。這意味著“單位人”開始向“社會人”轉變。加之1997年國務院下發《關於建立統一的企業職工基本養老保險制度的'決定》，開始在全國建立統一的城鎮企業職工基本養老保險制度，辦理退休以及養老保險也開始與人事檔案脫鉤。可以說，在目前人才市場化的背景下，人事檔案對流動在“體制外”的人們來說，已顯得無足輕重。
而就是這對流動人員來說“可有可無”的檔案，對體制內工作人員的影響依舊重大。朱豔鑫舉例道：“對事業單位來說，員工的職稱晉級、職位提升、工資確定、退休、出國等,都需要根據人事檔案中的學歷、工作年限、政治表現等記錄來辦理。”
現行檔案制度的不足
“按道理說檔案應該是隨著人的流動走，”在提及現行人事檔案制度的弊端時，勞動人事科學研究院研究員張一名對《中國科學報》記者說道，“但由於現在用工方式比較靈活，傳統檔案管理中的屬地、條塊、流動和經辦不是很便捷，所以造成了檔案在交接過程中的銜接有一些問題，可能出現"檔案沒有隨人走"的現象。我想在"棄檔族"中主動放棄檔案的應該不是很多，很多人還是因轉移不便造成的被迫棄檔。”
朱豔鑫認為，現在多數單位的人事檔案制度依然沿用計劃經濟時代的模式，實行“人檔不分”“檔隨人走”的封閉式管理，檔案管理機制不健全、管理機構不專業、管理手段陳舊，管理方法落後。這些缺陷造成了以下人事管理方面的問題：
一是人事檔案資訊含量不足，重視政治歷史、思想品德、家庭關係等內容，輕視工作能力、現實業績，而且不及時新增新材料，出現人事檔案不連貫、碎片化;二是人事檔案資訊內容失真。存在塗改工齡、年齡，偽造學歷、職稱，銷燬證據材料等現象;三是制約人才流動。人事檔案所有權歸單位，而職工對自己的檔案資訊不具備知情權和使用權。當職工的工作調動與單位發生分歧時，單位可能利用人事檔案來約束和阻礙職工。
管理形式需升級
今天，新的人才觀和價值觀，使得用人單位更加註重“行動中的事實”而非“牛皮紙袋”裡的“單位意見”，“雙向選擇”的市場就業政策衝擊著固化的用人觀念，曾經能夠左右人前途命運的“單位意見”，不再成為限制個人自由發展的 “緊箍咒”。中國人民大學社會學系教授於顯洋在接受《中國科學報》記者採訪時表示：“很多用人單位在招聘時已經很少以檔案中所記載的內容來衡量應聘者的水平和能力，更多的是看應聘者的實際工作能力和表現。”
張一名也認為，由於現在的用工方式發生了變化，用人單位可能更重視員工眼前的表現和現實的工作能力，對於儲存在檔案中的資訊不像以前那麼看重了，這是我國用人制度變化的一個好方向。她同時表示，雖然人事檔案管理依然存在一些問題，但並不是說檔案不重要，而是應該根據現在的新形勢來完善檔案的管理，使得檔案的管理更便捷、流動、方便查詢。
取消人事檔案管理制度不是未來的發展趨勢，人事檔案管理制度仍然是必要的，但是需要“升級版”。
“根據現在新的用工方式的變化、資訊化的發展和用人制度的改革，人事檔案管理制度可以充分利用發達的資訊化手段來促進檔案查詢和轉移的技術實現。”張一名說道，“個人信用制度和個人信用資訊平臺的建立和完善不能看作是對原來檔案制度的替代。信用平臺能夠實現檔案管理的便利化，方便查詢和轉移，但其背後的檔案材料還是需要個人和機構的共同努力來保證資訊資料的完整和真實，這只是檔案管理技術手段的改進，而不是替代。”
“通過數字化、網路化技術手段，建立起各類規範化、標準化、可共享的目錄資料庫和內容資料庫，增加記錄個人學習能力和工作能力，動態反映人才職業經歷、職業能力、職業信譽等的記錄，增加信用檔案內容是檔案管理的大勢所趨。”朱豔鑫這樣判斷人事檔案制度未來的發展方向，“但目前來看，由於各部門之間條塊分割，存在"資訊孤島"現象，缺乏資訊共享網路，缺少統一規劃，而且資訊來源分散，資訊甄別難度加大，因此需要配套措施予以保障。”