檔案數字化不單是把紙質檔案轉化為數字檔案，還需要制定相關的管理規範，以及製作流程來進行實施與管理。下面本站小編跟大家分享一下檔案數字化的實施方法!
1、數字化實施過程的管理工作
由辦公室集中統一領導、管理並實施。
統一管理可以統一標準，保證質量，協調進度，並可提高效率，降低成本。
2、儘量收集電子文件
目前，文件資訊的處理大都已實現計算機化，所以，及時和儘可能全面的收集電子文件，不但可降低檔案資料數字化的成本，提高檔案資料數字化的效率，也可改善檔案資料利用效果。
3、數字化過程的流程管理
隨著數字化技術的改善，以及數字化實施管理經驗的積累，紹林科技已將數字化處理過程開發成規範化的數字化流程管理計算機程式，使實體檔案資料的.數字化工作依程式規範、有序的進行，並且，能像飛機上的黑匣子一樣詳細、具體且無聲無息的記錄整個數字化處理過程，以方便管理、統計與責任劃分。
4、掃描檔案通過OCR識別，以方便利用和搜尋
3Hmis內嵌有檔案掃描模組，亦容許採用第三方掃描軟體，容許採用任何第三方OCR軟體。
如果OCR結果僅用於全文搜尋，一般可不必校對，但要作為正式文件管理，則需經過校對程式。
5、已有實體檔案的數字化處理流程
實體檔案資料的數字化工作流程，一般包含以下內容：
1)確定檔案資料分類管理架構並依管理職責授權
2)取卷
3)檔案資料定義(檔案資料著錄)
4)拆卷
5)錄入卷內檔案資訊
6)掃描、OCR與上傳
7)校對
8)封面、目錄列印，案卷重新裝訂並放回檔案資料櫃
9)稽核確認
等。
6、待歸檔檔案的收集與數字化處理流程
對於已處理完畢，但還未歸檔的檔案資料材料，其處理流程如下：
1)歸檔材料收集，如有可能，儘量收集到電子文件
2)分類
3)檔案定義(檔案著錄)
4)錄入卷內檔案資訊
5)掃描、OCR與上傳，如有電子文件，則不一定要掃描紙質原檔案
6)校對
7)封面、目錄列印，案卷裝訂並放入檔案資料櫃
8)稽核確認
等。
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7、檔案數字化處理的發展建議
3Hmis已具備全面、完整且非常專業的檔案資料管理功能，未來的數字化重點應放在數字化歸檔材料的收集上，比如說，從OA系統或其它專業系統收集數字化歸檔材料等，3Hmis提供了二次開發介面，通過二次開發，可按需要，實時、自動的將其他系統中的待歸檔材料轉入檔案資料資料庫中，以方便歸檔、管理與利用。
檔案資料數字化後，對於數字化檔案進行校正並加蓋歸檔專用的電子印章，固化數字化檔案，應該是一種非常好的檔案資料數字化安全管理措施，建議條件成熟時採用。
另外，條形碼與電子標籤的應用，將有效提高檔案資料管理的科技含量、管理水平與管理效率，建議適時採用。