辦公自動化(OA)系統的推廣，是規範企業辦公自動化軟體，推動企業走向規範化;使企業在經營過程中不斷的增收節支;在提高企業的經濟效益和社會效益，增強企業競爭能力等方面起到了不可估量的作用。
系統主要包括收文管理、發文管理、檔案管理、情況報告管理等四個主要功能模組。其操作介面採取統一入口，分項設定的模式。
1、介面功能
⑴我的工作
使用者在每日開機進入辦公自動化子系統時，系統自動將與使用者有關的事務給予列出。對於需要辦理的具體事務，使用者可以在該模組的待辦工作下簽收進行辦理，也可以擊點啟動新任務錄入相應的`資訊，如對文書可以進行收文登入，對普通使用者可以進行發文擬稿或情況報告擬稿。使用者還可以通過查詢檢索使用者本人經手處理的檔案或許可權範圍內的檔案，包括：收發文、情況報告等。同時，對於檢索的結果可跟蹤檔案的辦理過程，必要時可對相應步驟進行催辦，對檔案辦理人傳送催辦資訊。
⑵待辦工作
需要當前使用者辦理但未簽收的工作。
⑶在辦工作
指正在辦理但還未辦畢的工作。
⑷辦畢工作
顯示當前使用者已經辦畢，而下一下接收人還未簽收的工作資訊。此資訊主要用於檔案的取退回。
⑸催辦資訊
對當前使用者正在辦理的工作進行催辦，以督促相關人員抓緊辦理。
⑹啟動新工作
對新的工作任務的辦理，如：收文登入、發文擬稿等。
⑺查詢
可通過各種條件及其組合對經手過的檔案進行查閱、辦理和列印。
2、模組功能
⑴發文管理
該模組根據機構的不同可以設定相應的發文流程，具有方便、靈活的特點。並且在各個辦理環節具有流程跟蹤、痕跡保留的功能。每一個辦理人員都可以對經手文稿的辦理狀態進行追蹤，有效利用word的修訂顯示功能對辦理過程中的修改稽核資訊進行保留記錄。正式檔案生成後將不能再被編輯，只能被查詢，列印。同時，系統還將該資料庫中的檔案按照檔案的相關屬性分類列出。作為收發總文書可以通過發文管理的系統設定以及發文號管理、發文格式進行發文相應的設定，並通過該資料庫的存取控制表給領導設定成可以查閱全部的公文。該功能實現是由以下角色：擬稿、審稿、會籤、核稿、簽發、封發、傳閱、歸檔通過組合定義完成的。
⑵收文管理
收文辦理的工作流程設定同樣靈活，不同機構可以任意設定本單位的流程。各個辦理環節都可以追蹤檔案辦理情況，方便快捷查閱檔案及其辦理意見。檔案批轉具備多級機制。對於逾期未辦理的檔案具有催辦功能。其功能實現是由以下角色：登入、擬辦、運轉、閱辦、歸檔組合定義完成的。
⑶情況報告管理
使用者可以通過該功能模組草擬、稽核、運轉、辦理內部的情況報告。總文書可以通過情況報告的系統設定以及文號管理、模板管理、編號格式等功能進行情況報告的相應設定，並通過該資料庫的存取控制表給領導設定成可以查閱相關範圍的簽報。
⑷檔案管理
檔案管理是按省公司的要求重新開發設計的功能模組，該模組採用了全新的系統設計新概念，淡化了檔案型別的管理模式，強化了檔案的檔案歸卷、檔案利用的管理形式，檔案管理員利用該功能模組可以實現檔案的登入、組卷、合卷、分卷、檢索、統計、借閱、專題管理、列印各種檢索工具、銷燬等管理。同時對於單個檔案也可以迅速實現歸卷、查閱、屬性修改等文件管理，最終實現檔案的電子化管理。同時，根據檔案型別又分文書檔案、科技檔案、財會檔案、實物檔案、聲像檔案、照片檔案等模組,並且可根據需要使用者可自行設計檔案型別、錄入表單內容以及報表列印內容等。