引導語：在專案管理越來越得到國內外企業的重視和應用的今天，如何成功地對專案進行績效考核和管理，已成為企業推進專案管理並持續改進優化專案管理方法的重要保證!下面是本站小編為你帶來的IT專案進度管理全球文件管理系統專案例項，希望對你有所幫助。
如何制定一個專案進度表
專案經理是必須建立一個進度表並相信它的人。在許多情況下，專案經理擁有從頭開始建立進度表的專業知識。但是，隨著專案變得越來越複雜，他可能並不具備完全靠自己建立進度表的能力。當你並不知曉建立進度表需要的所有資訊時，你可以應用許多技巧。 使用一個先前就有的工作計劃
專案經理以前可能沒有管理過類似的進度表，但組織中的其他人可能有過這種經歷。如果你的組織儲存了以前的專案進度表，你可能能夠從中找到一個相似的進度表。這將幫助你建立一個現實的專案進度表。
使用一個專案模板
你所在的組織可能沒有儲存以前的進度表，但你可以使用進度表模板。例如，你可能擁有重複開發、軟體包執行、研究員專案等專案的進度表模板。這些模板將為你的專案的80%的行動提供指導，稍微進行一些修改就能夠加以利用。
建立一個草案並將它分發給股東
在這個方法中，專案經理首先儘可能完善地建立一個專案進度表草案。其中可能存在許多漏洞，修復這些漏洞可能會讓專案經理感到難堪。進度表草案完成後，就把它分發給專案團隊和其他股東，請他們提供反饋意見。這些股東將能夠修復進度表中遺漏的問題並確定最終工作計劃的合理性。在審查過程中，可能會增加、修改或刪除工作。專案經理接受反饋並把它們結合到進度表中，然後用它來推動專案執行。這種方法可建立一個非常完善的進度表，並獲得股東的反饋和認同。
通過股東直接參與建立WBS和進度表
在這個方法中，進度表實際上是通過與專案團隊成員和其他股東召開一次或多次會議制定出來的。每個人看待專案的角度可能各不相同，但最終的進度表可以與所有人達成共識而制定出來。這種方法的優勢在於，在建立進度表的過程中有股東的積極參與。
專案經理需要自行解決問題
不管以何種方法制定進度表，專案經理必須為最終結果承擔責任。如果專案經理聲稱自己不瞭解所有細節，因而不應該承擔應負的責任，這樣可不太好。如果專案經理不知道完成專案所需的一切特定的工作，他必須找到縮短這種差距的最佳辦法。他必須自行解決面臨的問題併為結果負責。
一個專案往往是由若干個相對獨立的任務鏈條組成的,各鏈條之間的協作配合直接關係到整個專案的進度,利用系統、網路化的管理方法,可以優化整個專案的進度計劃。
優化專案進度的一個常用方法是關鍵路徑法,專案是由各個任務構成的,每個任務都有一個最早、最遲的開始時間和結束時間,如果一個任務的最早和最遲時間相同,則表示其為關鍵任務,
一系列不同任務鏈條上的關鍵任務連結成為專案的關鍵路徑,關鍵路徑是整個專案的主要矛盾,是確保專案能否按時完成的關鍵。在本文中主要介紹GDM二期專案,控制專案進度的優化方法和實施策略,分享IT專案經驗。 1、專案進度管理策略
為了保證專案的順利實施,IT與業務部門制定了詳細的專案進度管理策略,主要從以下三方面著手:
(1)加強對供應商專案進度的管理。這是根據IT部門需要多方合作的基礎而提出的。公司與各供應商的專案進度統一,將保證專案的進度。目前大多數企業對企業內部的專案團隊有較強的管理, 而很難保證外協企業的專案進度,這就需要企業在與供應商談判時就強化他們的進度意識,將專案的進度寫進合同,或作為附件與合同具有同等效用,同時明確違約責任,只有這樣,才能從根本上建立起以網路計劃技術管理專案的框架。 在專案的進行過程中,IT建立起一個有效的協調機制,保證供應商與公司業務部門的充分溝通,確保進度的一致性,這其中包括每週的IT部門、業務部門、供應商的三方專案例會,每週SGM IT與北美GM IT專案例會,每週SGM業務部門與對口的北美業務部門專案例會等。
另外在專案結束時,對供應商提供的產品方案或服務的驗收標準(時間、質量等)也是IT重點關注的部分。
(2)監控關鍵環節,實現動態平衡。專案的進度管理並不是一個靜態的過程,專案的實施與專案的計劃也是互動的,在專案進度的管理過程中,需要不斷排程、協調,保證專案的均衡發展,實現專案整體的動態
平衡。利用關鍵路徑法,將專案各階段及其子任務的AON網路圖描繪出來,並計算出關鍵路徑和時間,成為優化專案實施的核心。以專案定義階段業務需求子任務為例,由於需求徵集涉及的部門廣泛,
週期長、更改頻繁,加之業務部門和供應商團隊的時間配合問題,成為專案實施的一個瓶頸。吸取以往IT專案的經驗和教訓,專案組在前期就繪製了完整的AON網路圖。 在AON網路圖的基礎上,計算出該任務的關鍵路徑和時間。在此基礎上確定了業務需求調查的關鍵部門,這些部門均分佈在關鍵路徑上,同時需求調研週期較長,分析也較深入。
專案定義階段業務需求關鍵路徑和時間圖例專案組根據該圖嚴密監控專案的進度,並進行合理的資源調配。當然隨著專案的實施,關鍵路徑可能會由於一些情形而發生變化,
專案的Delay可能導致原來不在關鍵路徑上的任務成為關鍵路徑的必經之路。因此,專案組成員需要隨時跟蹤專案的最新計劃,確保即時關鍵路徑上任務的進度。 (3)明確每個成員的責任。對於專案中相對獨立的關鍵任務組採用專項承包的方式,設立子專案,即定任務、定人員、定目標,進一步明確責任,確保關鍵任務的進度。 根據GDM專案的特點,SGM IT建立完整的專案組織機構圖和相關責任制度,將進度計劃指標的完成情況與業務部門、各供應商的利益分配結合,做到責、權、利一體化,“制度重於技術”,在SGM體系流程就是最好的專案實施方法和依據。
2、制定專案時間表 時間表是實施專案所須步驟的一個基本的、動態的計劃表。時間表為行動提供動力和指南,在專案進行過程中設定專案節點,可以將自己的進度與預先設定的完成時間相比較,以精確地控制專案進展。 從立項到專案完成,是一個長期的過程。企業各個層面的成員,從高階經理到基層員工,在專案磨合中必然會提高自己的溝通能力,並培養出以協作為中心的“團隊精神”(Team Spirit)。專案中的時間管理,
打破了傳統組織架構中的等級觀念、條塊分割等侷限,鼓勵相互尊重、相互協同和創新的企業文化,使企業運營提升到一個新的高度,從而最終促進企業文化的提升。時間表是各方力量均衡的.產物。 各職能部門在稽核時間表時,會從本部門的角度考慮其可行性。時間表在最終得到決策層的批准後,將成為專案組和職能部門之間的溝通橋樑和制衡工具。通常時間表是指對任務(task)的時間安排和控制,這是時間管理的最重要的部分;
時間管理的另一個很重要的方面,就是每個參與人員的時間資源。專案人員的時間資源表需要儘可能地列出每個參與人員的性格、特長、角色、計劃投入的時間量及階段等基本要素。專案人員的時間資源表應先於專案任務的時間表草擬出來,以便在制定專案任務的時間表時指定負責人和參與人員。
GDM專案組成員深知專案管理的核心是時間管理,專案的成敗取決於時間表的制定和實施。因此在為GDM專案量身定製時間表時,遵循了以下步驟:
(1)頭腦風暴。儘可能地召集所有相關人員,包括IT部門、業務需求部門、法律部、財務部和採購部等,讓大家一起考慮所有專案相關的工作任務,並且確定其相互依賴關係。
(2)專案拆分。將專案拆分成若干子階段和子計劃,確定各個計劃的負責人。
(3)計劃草擬。確定專案節點和關鍵路徑。將草擬計劃送至決策層及相關人員,並在職能部門中徵求意見。
(4)計劃確定。收集好各方面意見後更新制定時間表,然後再召集相關人員開會,明確責任和目標。
3、確定“里程碑事件”
所謂“里程碑事件”,往往是一個時間要求為零的任務,就是說它並非是一個要實實在在完成的任務,而是一個標誌性的事件。“里程碑事件”的目的就在於將一個過程性的任務用一個結論性的標誌標的,從而使得任務擁有明確的起止點,
這一系列的起止點就成為引導整個專案進展的“milestone”。GDM專案組成員深知一個好的組織要有戰略管理和專案管理來相互支援,戰略管理強調做正確的事情,專案管理強調正確地做事,那麼在專案管理過程中就要按照好的思路來進行。 里程碑是專案管理不可忽視的一部分,里程碑是專案中的重大事件,在專案過程中不佔資源,是一個時間點,通常指一個可支付成果的完成。編制里程碑計劃對專案的目標和範圍的管理很重要,協助範圍的稽核,給專案執行提供指導, 好的里程碑計劃就像一張地圖指導下一步該怎麼走。通常編制里程碑計劃的具體步驟如下:
(1)認可最終的里程碑。要求參與專案的人員一致認可最終的里程碑,並取得共識。這項工作在準備專案定義報告時就應完成。 (2)集體討論所有可能的里程碑。專案組成員通過頭腦風暴法,把這些觀點一一記錄在活動掛圖上,以便選擇最終的里程碑。 (3)稽核備選里程碑。得到的所有備選里程碑,它們中有的是另一個里程碑的一部分;有的則是活動,不能算是里程碑,但這些活動可以幫助明確認識一些里程碑。
當整理這些里程碑之間的關係時,應該記錄下判斷結果,尤其是判定那些具有包含關係的里程碑。
(4)對各結果路徑進行實驗。把結果路徑寫在白板上,把每個里程碑寫在一片“便事貼”上,按照它們的發生順序進行適當的調整和改變。 (5)用連線表示里程碑之間的邏輯關係。用連線表示里程碑之間的邏輯關係是從專案最終產品開始,用倒推法畫出它們的邏輯關係。這個步驟有可能會促使重新考慮里程碑的定義,也有可能是新增新的里程碑、合併里程碑,甚至會改變結果路徑的定義。 (6)確定最終的里程碑計劃,提供給專案重要利益相關方稽核和批准。然後把確定的里程碑用圖表的方式張貼在專案管理辦公室,以便大家時時能把握。根據上述原則,結合SGM IT專案流程,GDM專案組制定了嚴格的Tollgate專案節點,
主要分為準備階段和計劃階段、定義階段、構建階段、測試階段、實施階段;根據每個階段確定該里程碑需要提供的交付檔案。該交付檔案清單不但確保專案實施質量,更為下一階段專案的進行提供了寶貴的經驗。
4、結語 GDM二期專案組通過制定時間表和對里程碑事件的確定,有效地控制專案實施進度。所有程序都按照時間表穩步執行,正是由於科學的專案進度管理,才能確保該專案的順利實施。