摘要:人事檔案在人力資源管理過程中起著非常重要的作用,它是識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據。科學的人事檔案管理能促進人力資源的開發和使用。人事檔案管理必須適應現代管理化管理的要求,積極拓展服務職能,為人力資源開發提供強有力的保障。
關鍵詞:人事檔案管理 人力資源管理 作用
人力資源管理是一種管理員工關係的戰略方法,它強調開發員工的潛能對獲取持續競爭優勢有至關重要的作用。人力資源管理是以“人”為中心,高層管理人員應儘可能地培育並保持最佳員工隊伍,最大限度地實現個人目標和組織目標的有機統一,使組織成長與個人能力發展相適應。
人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的,記錄和反映個人經歷、德能勤績、工作表現,以個人為單位集中儲存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是歷史地、全面地考察瞭解和正確選拔使用員工的重要依據,是國家檔案的重要組成部分。
由此可見,人事檔案與人力資源管理的關係十分密切。人事檔案是人力資源管理過程中產生各種資訊的有效載體,人事檔案的內容是人力資源管理過程中識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據。人力資源管理與人事檔案管理互為作用,互相促進,人力資源的廣泛使用能促進人事檔案的發展,而人事檔案的科學化管理,又會推動人力資源的開發。
1 人事檔案管理對人力資源開發的促進作用
1.1 有助於最大限度地發揮組織內人力資源的效力
人事檔案全面記錄了員工的個人經歷、德才表現及發展過程,通過檔案可以瞭解員工的過去,掌握現在,從而預測其發展潛力,及時發現人才,避免壓制人才,埋沒人才;依據人事檔案提供的資訊,可以使各類人才揚長避短,各司其職,最大限度地發揮人才效力。
1.2 促進人力資源的合理配置
利用人事檔案能夠進一步瞭解員工的相關資訊,從而對其進行科學管理,根據不同人才的能力和各類人才的不同特點,在組織內進行合理配置,因事而擇人,因人以治事,把人才配置到最能發揮作用的地方和崗位,充分發揮人才的特長,促進部門之間、系統之間、組織與組織之間人才合理有序地流動,避免人才擠壓和用非所學的現象產生,為企事業的發展迅速、合理地配置人力資源。
1.3 有利於人力資源需求預測的科學化與規範化
影響人力資源需求的因素主要來自組織內部,有效的人事檔案對分析組織內部人力資源狀況是否適應組織的'變革與發展要求,制定科學的人力資源計劃起著重要作用,脫離人事檔案管理而做的人力資源需求預測必然是盲目的。
2 人事檔案管理不足對人力資源開發的負面作用
人力資源管理隨著時代的發展出現了新的趨勢(最好用簡潔的字眼概括地指出是什麼“新趨勢”,如流動性、電子化,而目前人事檔案管理存在的不足,已經不能適應人力資源發展的需求,並對其發展產生了負面影響,主要表現在以下方面:
2.1 檔案材料失真現象妨礙了人力資源的合理配置
真實性是檔案的基本特性,沒有真實性,人事檔案也就失去了利用價值,失真現象削弱了人事檔案的嚴肅性。我們在工作中發現有的檔案材料中年齡越填越小,學歷越填越高,工齡越填越長,有的檔案材料甚至出現塗改痕跡。這些情況的出現,使檔案喪失了真實性、權威性、嚴肅性,使得人力資源計劃中的配置計劃、退休解聘計劃、補充計劃不能正確制定,必將對當前配置及未來人力資源的供求造成負面影響,從而有可能使組織錯過發展機遇。
2.2 檔案材料內容簡單雷同,降低了人事檔案對人力資源開發的參考價值
人事檔案是一個人在社會實踐活動中成長的真實寫照,本應全面、歷史、客觀地反映一個人的真實面貌,使考察者在翻閱檔案時能夠一目瞭然,如見其人。然而,如今人事檔案材料單一,內容抽象,鑑定、考察材料中套話、空話多,體現不出個性特色,失去真正意義上的參考價值,進而影響到員工的正常晉升和選拔,挫傷了員工的積極性,導致組織蒙受不必要的損失。