論文關鍵詞：專案管理 採購 環節 職責 流程
論文摘要：專案管理是當今一個倍受關注的領域，專案採購管理又是其中一個重要的內容方向，本文所探討的就是在專案採購管理中，從專案資金的合理使用角度出發，明確專案採購管理中的關鍵環節、科學流程和注意事項，以期降低採購成本，減少現金流出，提高專案資金使用效率。
專案管理是在有限的資源條件下，為實現專案目標所採取的一系列管理活動。專案採購管理是專案管理的重要組成部分。專案採購管理幾乎貫穿於整個專案生命週期，專案採購管理模式直接影響專案管理的模式和專案合同型別，對專案整體管理起著舉足輕重的作用。
隨著經濟的發展和對專案管理、採購管理認識的不斷深入，採購在工程專案中的角色已經從單純的支援服務發展成為新的利潤增長點，採購管理也發展成為成本控制和促進專案效應最大化的關鍵環節之一。
1.明確專案採購管理中的關鍵環節
企業規模越大，採購金額越高，管理者對程式的設計越為重視。這裡將一般採購作業流程設計應注意的關鍵環節闡述如下：
1.1根據不同工程專案或各工程專案工作包的`特點，充分考慮成本控制、設計、施工等因素確定工程專案管理模式從而確定工程專案採辦模式，便於採辦成本控制。
1.2實施工程專案採購預算制，有了採購預算的約束，能提高工程專案資金的使用效率，優化工程專案採購管理中資源的調配。從而達到控制工程專案採購成本目的。
1.3採購包的劃分。要根據裝置材料的性質、市場供貨商的供應能力和經濟批量劃分採購包。合理劃分採購包，可降低採購價格。
1.4充分利用好工程專案內外部環境。在工程專案採購管理中充分利用採購環境，同樣是有效降低採購成本的途徑之一。
1.5供應商的優化選擇和管理。工程專案前期供應商一旦選錯，將給工程專案建設造成嚴重影響，因此，招投標尤其是國外裝置招投標要特別慎重。
1.6確立採購全流程成本的概念，應該關注的是整個工程專案流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對採購貨物或服務的價格。
2.細化專案採購管理中的的部門職責
科學合理的流程，明確細緻責任化的分工，對於規範採購管理有著積極的作用。
2.1各部門:負責採購需求計劃提出、採購的參與、貨物的驗收。
2.2專業管理部門:負責稽核專項物資申請（必要性、替代性、可否調撥、數量、型號、品牌），出具專業意見；協助採購對新的專業裝置或物料的採購。
2.3行政組:負責監控各處採購計劃執行情況；下達各處物品申購計劃額度；物品需求申請單稽核，負責不定期市場調查和價格監督。
2.4人事行政部採購組：負責採購通用類固定資產、低值易耗品、生產輔料等，進行採購實施的全過程——詢價、供應商選擇、下單/合同的製作、追蹤到貨、退/換貨、報銷。
2.5生管部採購組：負責採購裝置治具類與計量儀器類固定資產、生產材料等，進行採購實施的全過程——詢價、供應商選擇、下單/合同的製作、追蹤到貨、退/換貨、報銷。
2.6行政庫房：負責辦理出、入庫手續；負責輔料、勞保品的儲存和管理；負責提供輔料庫存月報表和勞保庫存月報表。
2.7品保部：負責對到貨生產輔料的檢驗以及協助索賠、出具檢驗報告；參與計量儀器類資產採購支援。
2.8技術部：負責參與裝置治具類資產採購，給予相關專業技術引數支援。
3.強化專案採購管理中的制度執行
沒有規矩不成方圓。建立並完善配套的採購管理制度是開展專案管理工作的必要條件，強化制度執行力是推行專案採購管理的有力保障。
3.1建立健全各項採購管理制度。專案一進駐，就要按單位企業下達的責任成本預算指標，制定一套採購成本管理辦法和制度。在操作過程中，應結合實際情況，不斷修正、改進，通過實踐使之趨於完善，以確保制度科學可行性，真正起到規範專案成本管理的作用，最終達到提高施工專案成本管理水平的目的。
3.2全過程控制。控制總成本在探討專案採購管理中降低成本的問題時，應該確立採購全流程成本的概念，我們所應該關注的是整個專案採購流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對採購貨物或服務的價格。
4.採購業務流程管理的注意事項
4.1注意流程的先後順序及時效控制。應當注意作業流程的流暢性與一致性，並考慮作業流程所需時限。避免同一主管對同一採購案件作多次籤核；同一採購案件在不同部門有不同的作業方式；同一採購案件會籤部門過多，影響實效。
4.2價值與程式繁簡相適應。程式繁簡或被重視的程度應與所處理業務或採購專案的重要性或價值大小相適應。凡涉及數量比較大，價值比較高或者易發生舞弊的作業，應有比較嚴密的處理監督；反之，則可略微予以放寬，以求提高工作效率。
4.3避免作業過程發生混亂。要注意變化性或彈性範圍，以及偶發事件的因應法則。譬如在遇到“緊急採購”及“外部授權”時，應有權宜的辦法或流程來特別處理。
4.4流程設計應適應現實環境。應當注意流程的及時改進，早期設計的處理流程，經過若干時間段後，應加以審視，不斷加以改進，以適應組織變更或作業上的實際需要。
4.5配合作業方式的改善。譬如當手工的作業方式改變為資訊化的作業方式時，流程就需要做相當程度的調整或重新設計。
5.結語
梅瑞狄斯在《專案管理——管理新視角》中提到：“在採購裝置、原材料和分包服務的過程中，必須清楚的界定出特定的需要，並且還要找到最低的價格和最具競爭力的供應商。”專案採購管理作為專案管理的一個重要組成部分，企業要獲得最大的經濟利益，有效地降低材料採購成本是關鍵，就必須要加強對專案採購的管理與控制，具體方法和可操作模式要根據單位實際情況區別對待，實踐摸索。
參考文獻：
[1]周小橋.突出重圍——專案管理實戰[M]，清華大學出版社，2003.9
[2]梅瑞狄斯等.專案管理——管理新視角（第4版）[M]，電子工業出版社，2002.8