會計電算化和內部審計思考研究

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要完善會計電算化下的內部審計工作,必須要轉變傳統審計觀念,重視內部審計,建立健全內部審計制度,在減少損失浪費的同時,提高企業的經濟效益。

會計電算化和內部審計思考研究

一、會計電算化發展的現狀及內部審計的現狀。

1.會計電算化發展的現狀。

會計電算化是會計進入資訊化的基礎,是今後企業決策的重要依據,是會計體制改革的突破口。會計電算化經過這麼多年的發展,已經取得了長足的進步,商品化、通用化的財務軟體得到了廣泛的應用,更多會計軟體的開發已經走向專業化、商品化、社會化的軌道。但由於財務工作本身的特點,以及網路的迅速發展、電子商務的迅速興起等,一些先進的、現代化事物的不斷出現,對會計電算化資訊系統提出了更高的要求,使得建立符合現代企業發展需求的新型財務系統變得刻不容緩。從總的情況看,會計電算化經過多年的實踐和改進,基本完成手工會計記賬向電腦會計記賬的轉變。隨著新的會計電算化軟體的應用,會計電算化正從簡單的會計核算系統向綜合的管理資訊系統轉變,形成以會計軟體為核心,融管理、計劃、分析為一體的會計電算化管理資訊系統。會計人員素質逐漸提高,操作水平日益熟練,系統的安全性與保密性加強,顯示會計電算化已向優良、穩定、科學的方向發展。會計電算化是一項系統工程,因此在發展過程中有許多工作要做,有許多問題要及時解決,否則將嚴重阻礙我國會計電算化向更深層次的發展。

2.內部審計的現狀。

我國的內部審計建立於1983年,雖然取得了一定的成績,但總體來說仍處於發展初級階段,並且存在著一些問題,如審計的重點仍側重於財務會計、審計手段落後和人員素質、知識結構不全面等。致使我國其他諸如業務審計、管理審計開展較少;很多審計人員面對網路化的會計資訊系統時顯得力不從心,經營管理方面的知識與經驗比較缺乏。

二、會計電算化對內部審計的要求及影響。

1.對內部審計線索的影響。

傳統的手工會計系統中,審計線索十分明瞭,從原始憑證、記賬憑證、總賬、明細賬、彙總表直至會計報表,每一步都會有文字記錄和驗收人的簽名,審計人員可以從最初的會計憑證開始,對發生的經濟業務進行逐一稽核,直到形成最終審計結果;也可以採用逆查法,從會計科目的餘額開始,逆向核查,直至原始憑證,從而形成順查法和逆查法等審計方法。

實行會計電算化後,審計線索發生了變化。會計資料的儲存介質和形式、會計資料的生成和傳遞形式都發生了變化,沒有了傳統的文字記錄和賬簿,取而代之的是儲存磁碟,使得從原始資料的錄入和財務報表的輸出都只能通過計算機來完成。傳統的審計線索消失了,審計人員就很難甚至根本無法通過肉眼跟蹤會計業務的處理,也無法用傳統的方法考查會計檔案資料的安全性、完整性和準確性。

傳統的查賬方法已不完全適用在會計電算化系統。為了更有效地審計會計電算化系統,應將審計需求納入到財務軟體的系統設計和開發中,系統的各種資料檔案都應留下審計線索,除應保證會計據檔案的列印輸出外,還應將會計資料檔案以可審計的形式進行儲存和備份,例如應保留應收、應付款等經濟業務的.詳細記錄,而不能只留下更新後的餘額。

2.對內部審計技術方法的影響。

在手工會計系統的情況下,審計人員主要採用手工核對賬目、核對憑證、函證等操作,但是這些手工方式在電算化系統下會失去效果,因為通過電腦資料庫輸出的資料正確與否,主要取決於計算機,而非審計人員本身。

審查一般採用審閱、核對、分析、比較和調查等方法,也是由人工完成的。雖然電算化下人工審查技術仍有必要,但計算機輔助審計,效率更高。審計人員在掌握計算機知識及其應用技術的前提下,應先對電算化系統的可靠性進行核查,必要時採用專業軟體來測試系統的穩定性、準確性,把計算機當作一種提高審計質量和效率的有力工具來使用,並要不斷的積累經驗。企業應採用既規範又具有充分保留和提供審計線索功能的審計軟體,如 :ERP軟體,因為其在初始錄入憑證時有一條記錄記載,在改動、刪除時,並不是在原記錄上變動,而是另有記錄反映。這樣,審計人員在審計時,同一筆業務有哪些改動,什麼時問改動的,由誰操作的,具體在哪項功能中變動的,均可一一查出,每一筆處理都留有痕跡,這就為審計工作提供了線索和方便 。

由此可見,新的內部審計已經涉及到資訊科技和財務手段等多學科知識相結合的技術方法,所以,企業應根據財務制度和內部審計的需要,建立健全有關的規章制度,規範審計方法和手段。

3.對內部審計人員的影響。

眾所周知,在手工系統中,審計人員憑藉自己的經驗、專業知識,結合運用各種稽核檢查的方法,就可以達到目的。然而在使用會計電算化系統以後,審計各方面都發生了很大變化:審計線索、內容和技術手段都發生了改變,使得審計人員無法很難實施跟蹤審計,並且一些審計人員不熟悉電算化系統,無法識別、審查內部控制,也就無法參與審計工作。因此,審計人員除需具備豐富的會計、財務、審計等方面的知識和技能且熟悉有關政策,法令法規之外,還應具備一定的計算機知識,對會計電算化系統有一定的瞭解,對會計電算化系統有可能出現的錯誤及舞弊要有清楚的認識。

更重要的一點,審計人員不僅要熟練地運用計算機進行審計,還應拓展知識面,參與計算機高階語言的培訓,以及計算機審計方法的培訓,如資料模擬檢測法、程式追蹤法和程式編碼控制法等,這樣,審計人員必要時可以根據實際工作的需要編寫出自己的電算化審計系統,從長遠來看,這是很有必要的。

4.對內部審計內容的影響。

電算化會計資訊系統的內部審計內容,就應當包括系統的開發與設計、會計軟體的程式、資料檔案以及內部控制的審計等。審計人員在電算化系統的設計、開發階段,應當參與系統的設計、除錯、檢驗和驗收,除了對系統的合法、合規、安全可靠等方面及時發現問題之外,特別要從審計角度審查系統的可審性、審計線索的設定等。

三、如何推動內部審計適應會計電算化發展的對策。

1.變更審計準則。

會計電算化使得審計物件、審計線索、審計方法等都發生了變化。人們在審計工作中逐步建立起的一系列審計準則已不適用於變化了的情況,而需要重新建立一套新的審計準則來指導審計工作實踐。在制定新的審計準則時要在考慮我圉國情的前提下,大力借鑑國外的先進經驗。新的審計準則是對電算化審計的標準化,是衡量審計工作的標準,提高審計工作質量的保證。

2.採用適應電算化會計的方法和手段。

實行會計電算化後,手工審計方法已不能達到審計的目的,審計財政金融人員承擔的審計風險也在不斷增加, 因此審計技術和方法應隨之改變。當審計線索和審計資料都發生了變化時,審計工作單靠原有的一套審計方法和手段就遠遠不夠了。對會計電算化的審計所包括範圍也擴大了,不僅要對輸入的原始資料和列印輸出的會計資料進行審查還必須對會計電算化系統程式可靠性、真實性和安全保密程度檢查。根據系統程式的設計流程圖,重點檢查程式設計是否符合會計法規、會計制度和有關規定,以考核它的合法性、合規性;利用被審單位的實際資料。對會計電算化系統進行處理檢驗,並對會計電算化系統的資料檔案進行審計。

3.積極培養具有複合型知識結構的審計人員。

當會計由手工處理方法逐步地轉向電算化資訊系統時。會計資料的收集、整理和傳遞程式都發生了重大改變。這種改變不僅反映在手工會計具體接觸的憑證、賬簿和報表等形式上,而且更重要的是在資料生成方式、處理方法和組織形式上都發生了根本性的變化。絕大多數的可見性資料轉入了計算機內部處理,並在磁性介質中儲存,尤其多道程式設計能力的開發、遠端通訊網路的增加,使審計工作在方法及實施步驟上都更加複雜和困難,這就要求審計人員的工作方法也必須提升到新的水平。

4.抓好事先審計是對會計電算化資訊系統實施審計的關鍵。

會計與審計在保證各自職能標準的前提下,為更好地體現兩者從系統的程式設計、開發到操作技術方面協調一致。防止各個環節實施過程中出現錯誤或漏洞,最好的方法就是在會計電算化資訊系統設計與開發過程中。由審計人員直接參與,即實行系統的事先審計工作。事先審計可以直接監督系統開發過程必須按照標準的開發規程和方法進行,以保證系統程式及應用控制滿足會計管理需要並達到應有的質量。與此同時,審計人員直接參與系統的設計與開發。也為審計人員審查系統開發過程和評價應用控制提供應具備的條件。這些審計程式可以執行審計監督,建立審計跟蹤檔案。記錄符合指定條件的會計事項及操作處理的有關資訊, 以便日後審計人員跟蹤追查這些程式執行審計功能。

總之,會計電算化對內部審計的影響是巨大而深刻的。必須運用發展的觀點去分析研究,要認識到這種影響是資訊科技發展的必然結果,是現代會計和審計發展必然趨勢,而由此帶來的問題。其解決關鍵是及時開發出審計軟體,積極開展計算機輔助審計,促使我國會計電算化事業和計算機審計事業的健康發展。