電算化會計系統能顯著提升會計辦公效率,減少因人為疏忽造成的失誤與損失。極大的提高了會計核准的精確性等問題。當然,電算化會計系統也存在著其他問題,也形成了由於在電算化會計管理過程中造成的一系列問題。因此,在確立電算化會計系統的同時,建立一套適應電算化管理特徵的電算化會計內部控制規範對於減少因電算化會計系統造成的新問題是十分必要也十分有用的。
▲▲一、電算化會計內部控制主要特徵
實施建立電算化會計系統,目的在於實現會計工作的準確、有效,優化升級。建立健全與其配套相關的內部控制則是要貫徹我國的會計法以及內部會計控制規範等一系列相關性法律法規,確保能使企業或單位的資產安全。並通過會計管理的升級實現企業的經營管理的效率提升。因此,電算化會計內部控制體系的特點如下:
(一)電算化會計內部控制系統簡化了傳統會計的內部控制作用
在傳統會計內部控制系統中,企業的會計部門內部之間彼此分工明確,沒人具有不同的職責與任務,從而形成一個由會計人員組成的網路式的內部控制體系。這個體系對於內部控制十分的嚴密,雖然在效率上沒有電算化效率高,但是在防止舞弊紕漏方面具有很好的效果。而電算化會計系統在這一點上存在著其自身特有的弊病。由於電算化會計資訊系統的工作方式是首先將企業或單位的資料整合,將所有的資訊集中在進行的會計工作中。使得傳統的會計人員分工形成的內部控制的模式無法發揮作用。取而代之的是電算化會計形成了資料處理環節分組的方法,形成對於資料的收集、編審、處理、管理、系統維護等鏈條式的內部控制體系。
(二)電算化會計資訊處理系統在自身的工作執行中存在的複雜性的特徵
由於電算化會計系統在處理資訊的方式上與傳統會計模式也截然不同。這種性質決定了對於電算化的內部控制管理的方式也呈現出複雜性的特徵,其內部控制的廣度與深度範圍也擴大了。例如對於電算化會計系統的開發上,避免不了的存在著開發過程中的會計控制問題。以及在對於資料編碼的控制,這些都將增加對於內部控制的工作難度。
(三) 電算化會計系統的模式造成在進行內部控制的過程中控制風險加大
從形式上而言,傳統的控制方式不能完全適應電算化的需要,但是新的工作模式又存在著更多的問題與弊病。在控制手段和方式上,應當將傳統的控制模式與新的問題結合起來看,既要保留傳統控制模式中的有用手段,又要增設相應的電算化會計系統的控制手段。這樣從側面反映了電算化控制技術的複雜性特徵。
▲▲二、電算化會計內部控制存在的問題
(一)電算化會計系統在具體運用的時候是通過財務軟體實現其目的的,而往往這些由於不同公司開發的電算化的財務軟體之間缺乏資料的內在銜接。造成在具體工作當中的效率不高的問題。而管理性軟體的開發難度更高,存在的問題也就更多。
(二)電算化會計資訊的安全性無法得到有效的保證。由於會計資訊是以資料的形式集中儲存的,即使是通過加密等各種現代安全措施進行儲存,也存在著極大的安全隱患,這種會計資料的安全性保障難如人意。
(三)企業的會計人員整體綜合能力不足,在逐步實現電算化會計管理的今天,單一隻能完成會計操作已經不能適應其工作需要了。電算化會計系統的維護以及深度會計電算化管理問題也日益凸顯出來,高階電算化人才的需求量正在逐漸增多。
(四)由於目前處於電算化會計管理的起步階段,往往出現秩序混亂、責任不明的現象,在這個過程中,表現出來的`問題主要是缺乏健全的相關管理制度。
▲▲三、電算化會計內部控制的措施
(一)電算化會計資訊系統極大的提高了資訊資料處理的能力,但是存在著資料處理中隨意篡改而不易被察覺的漏洞;以及電子資料的天敵,計算機病毒的侵害會對企業會計資訊造成不可挽回的損失。因此,電算化管理的首要方面是健全會計授權的制度以及對於資料處理的安全性檢查。
1.優化健全組織結構,使會計人員職責與權能明確。嚴格管理會計處理資訊的授權職能範圍,將能有力確保在會計內部控制中對於資料的可控性操作。
2.重視對於會計人員的網路安全資訊意識的培養,提高會計人員對於網路安全預防能力,使會計人員不僅懂得會計業務,同時還要能夠進行計算機方面的管理與維護。
(二)嚴格執行電算化會計系統中的職能管控,將阻礙電算化資訊處理的不能融合的職責與管理制度進行重新的優化配置,使之發揮出應有的作用。這種在實際操作中的監督與檢查能夠防止錯誤的發生以及查漏補缺。
1.從結構上對資料資訊處理部門與使用者之間的職責相關聯的分工問題,對於產生原始資料在不相容的情況下分離其職能達到有效控制的目的。
2.從職權範圍上對於會計人員的職責發揮進行可控性管理,能有效平衡部門之間的權責制約現象。使之在後臺操作中通過進銷存方面業務在財務入賬中體現制約與監督作用。
▲▲四、結語
電算化會計系統通過運用現代電子資訊處理技術應用到會計日常工作當中,通過實現電子報賬、記賬、核算等步驟,取代了傳統的人工會計工作步驟,實現會計資訊處理的現代化辦公方式。社會的高速發展也需要會計工作從原來的方式中解脫出來,這不僅僅是節約了勞動成本,也是企業發展中對於資源的優化配置的需要和其進行會計資料分析對於企業進行決策管理的高效能力的發掘。