一、高校辦公室管理的基本職能高校辦公室管理的基本職能表現在：
第一，服務作用。服務是高校辦公室的一項主要職責。
高校辦公室為校領導、機關職能部門和廣大教職員工做好服務是一切工作的出發點和歸宿點。要體現超前服務意識，為領導、教師和學生提供耐心、細緻、周到的服務，切實幫助他們解決在工作、學習、生活和科研中遇到的各種矛盾、問題和難題，達到為教學、科研、生活等工作服務的目的。
第二，助手作用。
辦公室是領導的得力助手與“參謀”，領導進行教學和行政管理的主要途徑是通過辦公室的輔助職能來實現的。凡領導所要考慮的問題就是辦公室應當考慮的問題，辦公室是領導瞭解情況的主要渠道之一。學校領導決策的基礎是瞭解全校的整體情況，辦公室不僅要對全校方方面面的情況瞭如指掌，這就需要事前進行深入細緻的調查研究，調動平時的資訊積累，把好檔案、統計關，取得第一手資料，以便為領導決策提供準確的資料材料，充分發揮參謀助手作用，同時應協助領導做好公文處理等日常工作;協助領導做好各種決策的佈置和落實工作，做好上傳下達，承擔對領導決策貫徹落實的職責。
第三，協調作用。
辦公室是各種意見輸出和意見反饋的匯合點，是學校的“神經中樞”，是一個溝通上下、協調左右的綜合管理機構，承擔著綜合性、整體性的協調職能。特別是部門之間任務不明確、出現扯皮、推諉情況時，辦公室協調作用尤為重要。協調時要積極主動、及時果斷、敢於負責，以促進工作、完成任務為目的。只有協調好各種關係，才能解決學校工作執行過程中出現的各種問題。第四，資訊作用。“資訊處理”是辦公室利用資訊技術進行資訊的收集、加工、傳遞和反饋，以加強上下左右各方面的交流與聯絡，併為領導及時掌握情況，進行正確的.決策和指揮提供幫助。
辦公室資訊服務的物件包括兩個方面，一是為領導決策提供資訊服務，二是為各部門和廣大教職員工傳遞上級管理部門和學校的政策、檔案、通知、新聞等資訊服務。高校辦公室資訊服務要及時、準確，這樣才有科學價值。第五，督查作用。有效進行督辦檢查，是判斷學校決策正確與否的重要途徑，也是調整、完善學校決策的重要方法。領導目標的實現和計劃的完成落實與否，督促檢查是必不可少的手段。在督查過程中，要抓好資訊反饋，及時向領導彙報，向有關部門通報。發現好的經驗典型要及時組織交流、推廣，發現問題要及時採取措施予以糾正，避免重大問題的發生。督查工作只有主動化、經常化、程式化，才會在檢查督辦時起到發現問題解決問題的功效，從而進一步防止了工作中出現互相推諉現象。
二、高校辦公室管理存在的問題從巨集觀上而言，隨著人們認識程度的提高，高校辦公室在教育管理、效能建設中有明顯提高。但高校辦公室在教育管理建設中，存在著對辦公室工作職能認識不足、對辦公室工作的特點認識不足、辦公室工作人員的觀念陳舊等問題。第一，對辦公室工作的職能認識不足。
辦公室是高校的必設機構，但總體而言，辦公室職責範圍沒有明確界定，整體工作處於處理日常瑣碎事物的低水平狀態，不能充分發揮參與政務的作用。特別是在實際工作中，辦公室的職能很容易與其他職能部門交叉，導致與其他職能部門的矛盾，辦公室就不能發揮應有的作用。不少學校的辦公室人員在思想上和實際工作中存在著一種輕視辦公室工作的偏差。這便容易導致辦公室職責變得模糊，職能不同程度地受到削弱，聯絡協調不力，上傳下達不暢，參謀作用無足輕重，後勤服務跟不上要求。因此，由於辦公室人員對其工作的作用認識不夠，是導致工作效率低下的主要原因。第二，對辦公室工作的特點認識不足。高校辦公室的特點突出表現在“三強”：原則性強、事務性強和綜合性強。高校辦公室在貫徹上級檔案精神、落實學校重大決策、服務教職員工的過程中，受到法律、制度、學校政策的約束，具有很強的原則性;高校辦公室的工作多數事情比較具體，事務性、細節性較強;高校辦公室工作範圍、服務物件廣泛，事情繁雜，頭緒較多，服務物件廣泛，具有較強的綜合性，這種管理功能的綜合性，決定辦公室的管理應調整高校組織內部的各種關係，克服各種制約因素，保證高校組織思考：提升高校辦公室管理水平的若干思考.