一、Evernote的特點與輔導員資訊管理工作的需求分析
(一)Evernote背景介紹
Evernote是一個記錄和歸檔“筆記”的整合軟體和服務套裝。一個筆記可以有多種形式，包括一段格式化的文字、一段手寫的“墨跡”筆記、一個完整的或者節選的網頁、一張圖片、一段語音記錄或者一段視訊。不同的筆記被放在不同的筆記本中，可以同時被貼標籤、註釋、編輯排版、評論、被搜尋或者轉移，匯出到筆記本的其他地方［3］。Evernote支援一系列的作業系統平臺，其中包括蘋果OSX平臺、蘋果移動端iOS平臺、Google推出的ChromeOS平臺和Android平臺、微軟的Windows、WindowsPhone平臺以及小眾一些的BlackBerry或WebOS平臺。Evernote在跨平臺的基礎上可以實現線上同步和遠端雲端資料備份功能。
(二)Evernote特點介紹
1．靈活的資訊蒐集機制由於Evernote的跨平臺相容性強，使得通過Evernote進行資料的蒐集有著其他服務和工具不具備的便利性。高校學生管理工作中有大量工作是進行網路資訊的摘取和傳達。為了與時俱進，輔導員老師需要頻繁地登入各大網站。比如:登入國家相關網站獲取教育方面最新國家政策;登入各大公司和招聘網站獲得工作最新發展近況，為學生提供最新最全面就業資訊和相關諮詢;登入所在學校網站獲取各類最新通知、制度、規定等。現已進入微博微信時代，資訊來源渠道不僅僅是電腦終端上的瀏覽器，越來越大比重的資訊會來自於各種各樣網路資訊提供渠道。如果利用傳統的資訊蒐集方式，無論是記事本還是包含大量“複製貼上”的計算機操作歸檔，效率都非常低下。並且由於手邊工具及記錄地點的限制，會導致很多資訊得不到及時準確統計。Evernote的跨平臺特性就很好地解決了這個問題。Evernote的WebClipper技術使得對於任何瀏覽器上的網頁資訊的獲得和歸檔只需要不超過三次點選操作。其跨移動平臺的使用，使得通過手機可進行文字、圖形影象、聲音甚至是影像的快速蒐集，不僅大大提高了資訊蒐集的靈活性，使得傳統資訊蒐集的地域限制大大降低。更重要的是，由此各種多媒體資訊就能以附屬檔案或鍵入物件的形式存在於筆記當中。Evernote提供了多種高效的媒體資訊搜尋方式，大大提高了資訊的整合度和利用效率。
2．資訊的多維度整合高校輔導員工作需要處理的資訊來源廣資訊量大，資訊形式更是各種各樣。那麼如何更好地整理存放這些資訊，就成了一個重要且關鍵的問題。傳統的資料夾結合檔案櫃的形式固然可行，但已無法解決資訊化社會很多實際工作中會出現的問題。一個最典型的例子就是處在不同物理位置的檔案在邏輯上暫時會同屬一個型別，這種關係由於檔案物理特性的限制，基本上無法合理地表現出來。相比傳統的資料夾、檔案櫃這種樹狀的資訊整合方式，Evernote除保留傳統筆記本資料夾的樹狀資訊整合方式之外，還提供了一種更加靈活的資訊整合方式———標籤整合。一個筆記可以被標記上一個或者多個標籤，處在不同筆記本上的筆記可以有同一個標籤，這樣結合標籤筆記的快速搜尋功能就可以實現快速整合定位資訊。
3．快速的資訊檢索在完成了對海量資料資訊的蒐集和分類彙總之後，輔導員老師就擁有了一個多媒體資料資訊庫以滿足日常工作的各種資料需求。但問題也由此產生。大量不同型別的資訊以不同的維度儲存在資料庫中，如何在短時間內獲取想要的資料就成為決定Evernote實用性的核心問題。如輔導員工作中一個非常重要的環節是對某個學生的表現進行綜合評價。關於學生的各種資訊如請假記錄、缺勤違規記錄、溝通記錄、身份相關資訊、獲獎情況、參與活動情況、平時成績等都是評價學生表現的參考依據。然而這些資料資訊的彙總，按照傳統的資訊蒐集和檢索方式幾乎無法快速和完整實現。大量的類似工作就重點依賴了輔導員老師對該同學平時的印象和班委的反饋，顯然這樣的方式不夠全面。Evernote的引入就很好地解決了輔導員資訊彙總工作的資訊量和速度的關係問題。相比現在市場上的多種雲筆記軟體，搜尋是Evernote的核心優勢，它提供的搜尋模式可以概括為以下四類:
(1)文字資訊的全文搜尋。在筆記中存在的所有文字資訊都被作為搜尋物件，凡是有滿足搜尋條件的文字筆記都會以列表的形式出現在搜尋結果當中。
(2)圖片的文字識別。圖片資訊是輔導員所需資訊中非常重要的一類資訊，因為無紙化工作的一個基礎就是掃描照片等各類文件檔案，而這些檔案在Evernote中都是以圖片的形式存在的。一個最典型的例子就是學生的身份證照片。快速獲得某一個地區的所有學生資訊，這在以前是無法實現的功能。但是通過Evernote對圖片的文字識別能力，當圖片中若有滿足搜尋條件文字的時候，包含該圖片的筆記就被提供在搜尋結果列表之中。
(3)型別文件的搜尋。對於其他多媒體內容的筆記(包括圖片)，Evernote提供了針對檔案型別的搜尋功能，這就使檔案型別的大範圍搜尋成為可能，進而可以搜尋所有蒐集的影視素材或者語音素材。
(4)多條件高階搜尋以及搜尋儲存。高階公式搜尋把Evernote提供的基礎搜尋結合在一起，為使用者的各種需求提供強大的搜尋支援［5］。通過Evernote可以輕鬆實現如下搜尋:找到1班(1班筆記本)中來自於XXX地區(文字識別身份證)的所有同學;所有近兩天之內(基於時間搜尋)處理的請假資訊(掃描的圖片檔案)。Evernote提供的特有搜尋過程儲存功能，可以實現把搜尋公式儲存為一個快捷鍵，使得下一次進行類似高階搜尋的時候，只需要點選快捷鍵即可完成搜尋。基於以上描述可見，Evernote提供的對大規模資料庫強大的搜尋功能，可以大幅度提高輔導員資訊管理工作的效率和工作質量。
4．團隊成員共享的資訊溝通平臺高校輔導員老師工作是繁重的，其中一個重要原因，就是每位輔導員都擔負著管理至少200名以上大學生的生活、學習等任務。為了更好地實現對自己團隊的管理，由每個班委構成的金字塔管理體系被廣泛應用於輔導員對班級的'管理體系中。團隊的加入可以在很大程度上提高資訊蒐集、儲存和整理的效率。比如在新生入學時，學校要求每個學生提交各種資訊，其中包括個人身份證的影印件。傳統的紙質蒐集方式，在蒐集資訊過程當中會出現各種問題。如有些同學身份證丟失，有些同學無法聯絡上，有些同學的身份證資訊有誤等。想要及時解決很多類似突發性和普遍性的問題，電話的溝通是唯一方式。然而其弊端很明顯:第一，清晰性。很多事情只通過電話溝通是說不清楚的，需要“眼見為實”。第二，時效性。雖然輔導員的電話是24小時開機，但在溝通上難免由於溝通衝突、訊號故障等原因出現問題，進而致使問題無法在第一時間得到解決。第三，缺乏歷史記錄。輔導員的工作是繁雜而瑣碎的，這使得對溝通進行必要的記錄顯得尤為重要。電話的溝通固然方便，但馬上進行相關記錄的要求顯然在很多時候是不能滿足的。為了解決以上問題，在當今社會資訊化的發展形勢下，簡訊、微信和QQ等工具的使用就成為輔導員與學生溝通的首選工具。但即使能彌補以上提到的電話功能的不足，其溝通內容與資料的隔離性，會使輔導員老師在很多時候疲於切換視窗，而不是在做任何實際的工作。Evernote就很好地解決了以上的所有問題，構建了類似於QQ的資訊溝通平臺，使得參與合作的團隊成員都可以在Evernote平臺中進行充分而專注的資訊交流，而筆記本中的任何筆記也能直接用於資訊溝通的無縫連線，其高效性、清晰性、時效性和充分的歷史記錄的特點不言而喻。
二、結語
綜上所述，可以看出計算機軟體Evernote在高校日常教育教學管理工作中，可以協助輔導員老師進行有效率的工作。在資訊時代飛速發展的今天，資訊體現出渠道廣泛、容量巨大、傳輸速度快且形式多樣等特點，而Evernote則高效地滿足了高校輔導員管理工作的資訊蒐集、整合、檢索以及團隊合作的需求。隨著個人移動終端、雲服務、大資料等技術的進一步發展，Evernote將會在高校教育管理尤其在輔導員的資訊管理工作中，成為資訊蒐集和處理必不可少的工具。