電子會計檔案或將正式“登堂入室”
日前，財政部、國家檔案局釋出了新修訂的《會計檔案管理辦法(徵求意見稿)》(下稱“《徵求意見稿》”)，這意味著，電子會計檔案不久或將正式“登堂入室”。
這是一份與時俱進的會計檔案管理新政。《徵求意見稿》尤其針對資訊技術的廣泛應用等新的形勢，明確了會計檔案的定義和範圍、電子會計檔案的管理要求，完善了會計檔案的銷燬程式和要求，並結合各單位實際需要完善或修改了會計檔案移交、利用、保管等相關內容。
特別是，《徵求意見稿》明確了部分電子會計資料在滿足一定條件下可僅以電子形式歸檔儲存，同時完善了會計檔案的銷燬程式和要求，引人關注。
隨著經濟社會的發展，隨著各單位資訊化水平和精細化管理程度的日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表等會計資料以電子形式產生和傳遞，並形成大量的電子會計檔案。隨著經營管理對會計核算多維資訊需求的增加，會計檔案數量大幅上升，檔案管理工作需要切實考慮成本和效率問題，會計檔案的保管形式亟需進行變革。
而按照現行的1998年制定的《會計檔案管理辦法》，“採用電子計算機進行會計核算的單位，應當儲存打印出的紙質會計檔案”。在資訊化時代，電子檔案管理的法律規範和技術手段已較為成熟，這種情況下，要求同時儲存紙質和電子的會計檔案的意義不大，且會大大增加檔案的管理成本。
為了順應資訊化和低碳化的時代發展要求，《徵求意見稿》進一步肯定了電子會計檔案的有效性和可替代性(對紙質會計檔案的替代)，規定“單位內部形成的電子會計資料，同時滿足下列條件的，可僅以電子形式歸檔儲存”。
這些必須“滿足的條件”包括：電子會計資料來源真實有效，由相應的資訊系統生成和傳輸;使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料資料，能夠輸出符合歸檔格式的會計憑證、賬簿、報表等會計資料，設定並履行了經辦、稽核、審批等必要的電子簽證程式等。
相應地，上述《徵求意見稿》對電子會計檔案的移交、銷燬、利用等也提出了有關要求。
實際上，為探索會計檔案電子化管理的有效模式，修訂《會計檔案管理辦法》，財政部從2010年年底開始，就會同國家檔案局赴多家單位開展調研和座談，並自2012年開始陸續選擇相關企業開展會計檔案電子化管理試點工作。試點企業進一步節約了會計檔案管理成本，提高了會計檔案管理效率。僅從內部原始憑證的試點效果看，每家單位每年就可直接節約紙張、列印耗材及後續處理人力成本、保管成本等上千萬元，“綠色檔案”效應盡顯。
另外，實際工作中，為避免可能發生的風險和承擔的責任，對於已超過最低保管期限且符合銷燬條件的會計檔案，單位負責人一般也不願輕易銷燬，致使會計檔案大量佔用單位資源、耗費保管成本。這與現行《會計檔案管理辦法》規定了會計檔案銷燬的具體程式但未明確銷燬前的.鑑定工作和有關責任有一定關係。
這一點引起財政部、國家檔案局的高度關注。此次《徵求意見稿》進一步完善了會計檔案的銷燬程式和要求。會計檔案的銷燬是會計檔案管理工作的重要環節，其中，銷燬鑑定是銷燬的前提和基礎。此次《徵求意見稿》增加了銷燬鑑定的程式和要求，規定“各單位應當成立檔案鑑定委員會(或小組)，定期對已到保管期限的會計檔案進行鑑定，並形成會計檔案鑑定銷燬意見書。經鑑定，仍需繼續儲存的會計檔案，應重新劃定保管期限;對保管期滿，確無儲存價值的會計檔案，可以進行銷燬。”同時，此次《徵求意見稿》簡化了監銷的有關規定。
此外，現行《會計檔案管理辦法》採用列舉的方式，提出了4類應當歸檔的會計資料，但未對會計檔案內涵進行界定。其他會計資料是否應當歸檔缺少相應判斷標準，導致各單位實際中做法存在較大差異或者出現一些爭議。此次《徵求意見稿》明確了會計檔案的定義和範圍。
此次《徵求意見稿》還結合實際工作需要，完善或修改了關於延長會計檔案移交檔案機構(檔案工作人員)的期限、完善會計檔案利用的有關要求、明確代理記賬中涉及的會計檔案管理問題、調整會計檔案定期保管期限分類等內容。
按照《徵求意見稿》的要求，12月31日前，各單位將會把意見反饋至財政部會計司。