多大型的組織或公司對於會議的要求非常高，他們的專案經理通過領導大型團隊完成從軟體、金融到共用事業等各種專案，那麼瞭解他們如何管理會議對你的專案管理有很大的幫助。
1.制定基本規則
如果假定每個人都不一定清楚專案和會議的目標，那麼在一開始就要建立一套規則，來管理會議和期望。實現設定這些規則非常重要，如果與會者都不明確具體的會議目的和期望，那麼會議的效率會非常低下。
根據專案經理的領導風格和型別，應該包含以下方面：
可以在會議中使用手機/膝上型電腦進行其它任務;
允許其它人員通過電話接入的方式參加會議;
如果沉默意味著承認協議或政策;
尊重每個人的隱私和祕密;
對準備參與會議者的水平和型別;
對會議期間每個參與者專注程度的期望;
將人與問題分開討論;
通過採用一組通用的規則，確保團隊中的每個人都瞭解專案會議中的工作如何完成，並將你設定為領導者角色來控制整個會議議程。
2.瞭解會議的目的
複雜、冗長的專案中總是充斥著各種不同型別的大量會議，如每週狀態更新，建議的專案範圍變更，風險評估，預算狀態，人員配置核查等等。每個會議都有自己的目的和預期的結果，作為會議的領導者，你要確保可以清楚的說明你希望達到什麼目的，當然，在制定會議議程的時候，要根據所宣告的目的，將會議的每個主題進行細化，會議討論的任務也需要和每個主題進行對齊。
受邀參加會議的每個人都應該對準它的目的，如果還沒有明白，那麼他就不應該參加這個會議。對於臨時性或一次性的會議，在開始時就應該明確的說明會議目的和預期結果，並要讓每個人都明確這一點，保持思維一致。對於定期會議，需要進行定期審視會議的目的，不管是哪種型別的會議，確保每個人都記得為什麼要開這個會議。
3.圍繞溝通建立節奏
如果你的專案團隊每週舉行會議，那麼請至少提前幾天傳送會議日程，如果議程有更新，要做好標註，同時通過郵件或者其他方式執行與會人員對會議日程進行編輯或評論。
在專案會議上，建議在正式的小組討論之前處理可能有爭議或者需要額外解釋的問題。在這種情況下，採用電話或者電子郵件要解釋問題並收集輸入的資訊。會議應該在幾個小時內完成，過長的議程會降低專案會議的效率，在會議中要注意及時分發材料，做出最終的決定，如果技術執行，對會議進行錄音或錄影。
4.圍繞後續行動設定期望
在專案會議中，需要通過形成最終的結論才允許會議結束，在會議結束之前，需要在會議記錄中寫下要做什麼，誰來做，什麼時候完成。如果不這樣做的話，意味著還要再次舉行會議，談論同樣的事情，沒有人希望這樣做。通過明確的'確定這些任務，專案經理可以清楚的知道專案團隊接下來需要做什麼，你需要持續的對任務進行監控，通過這種方式來表示這些任務很重要。
5.知道什麼時候聽，什麼時候說
在一個團體環境中，你總會有抵抗說話的衝動，而且在討論中，很容出現偏離主題的討論。有的時候，會議中說話太多的領導者很容易幫倒忙，專案團隊才是真正衝在第一線的人，他們才是在戰壕裡獲取第一手資料的人。專案經理需要收起自我崇拜的心裡，虛心聽取他們的建議。
專案經理在這裡的工作是讓與會人員充分的討論和表達他們的願景，讓團隊的集體智慧來形成最好的結論。在會議中要注意觀察趨勢，看專案團隊是否始終圍繞會議目標在進行討論，一旦出現偏離軌道的現象，要及時進行調整，在控制和指導之間保持平衡。
此外，需要設定“沉默表示同意”的預期，所以，當你做出決定或宣告的假設時，如果沒有人提供更多的意見或輸入資訊，那麼據此決定來避免讓團隊承擔的責任，也避免無法獲取足夠反饋的困境。