管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。下面是小編為大家分享最新企業資料檔案整理方式技巧，歡迎大家閱讀瀏覽。
一、檔案管理指檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用的活動
包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑑定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。
二 、檔案點收
檔案結案移送歸檔時，依如下原則點收：
檢查檔案的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。檔案的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。與本案無關的檔案或不應隨案歸檔的檔案，應即退回經辦部門。
三、檔案整理
1、中文直寫檔案以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文檔案則以左方裝訂為原則。
2、右方裝訂檔案及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
3、檔案如有皺摺、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切摺疊，使其整齊劃一。
4、宜三孔線裝(易拆開復印)
四、檔案分類
1、檔案分類應視案件內容、部門組織、業務專案等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之後依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。
2、檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得於第三級之後另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。
3、同一“小類”(或細類)之案件以裝訂於一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，並於小類(或細類)之後增設“卷次”編號，以便查考。
4、每一檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登入，並以每一案一個“目次”編號為原則。
5、檔號之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。
6、有的也可按照時間，如外來檔案、公司內部檔案，財務資料等，以及工商變更資訊，章程變更資訊等
五、檔案名稱及編號
1、檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容 性質為原則，且有一定範疇，不宜籠統含混。
2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示;其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。
3、檔案分類各級名稱經確定後，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名 稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
4、檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。
5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，並擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
六、檔號編定
1、案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。
2、案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。
3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。
4、檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫於案件首頁的左上角;左方裝訂則填寫於右上角。
七、歸檔與檔案清理
1、歸檔檔案，應依目次號順序以活頁方式裝訂於相關類別的檔夾內，並視實際需要 使用“見出紙”註明目次號碼，以便翻閱。
2、檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。
八、儲存期限
檔案儲存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：
1.永久儲存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務報表;(6)政府機關核准檔案;(7)不動產所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)其他經核定須永久儲存的文書。
2、10年儲存：(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業計劃資料;(4)其他經核定須儲存10年的'文書。
3、5年儲存：(1)期滿或解除之合約;(2)其他經核定儲存5年的文書。
4、1年儲存：結案後無長期儲存必要者。
5、規章由規章管理部門永久儲存，使用部門視其有效期間予以儲存。
九、檔卷清理
1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依規定清理一次，已屆儲存期限者，得予銷燬，銷燬前應造冊呈總經理核准，必要時向主管官署報備，並於目錄表之附註欄內註明銷燬日期。
2.保管期限屆滿的檔案中，部分經核定仍有儲存參考價值者，管檔人員應將“ 收(發)文登記單”第五聯附註在其保留檔案上，並在第五聯上註明部分銷燬之日期。
十、電子文件
企業管理最好把所有資料予以掃描，做成電子文件，使用專業的檔案管理軟體進行管理，檔案目錄與紙質一致，查詢方便。OA軟體雖然可以實現無紙化辦公，並且具備檔案管理的功能(須注意檔案管理與檔案管理是兩個不同的概念)，但是實現檔案歸檔與歸檔後的檔案管理還需要聯合檔案管理軟體來操作，從而實現科學、方便和快捷。