身居管理者位置並不一定會自然產生正確分配工作給別人的能力。事實上，許多管理者常常是非常拙劣的分配者。
現代管理者的一個非常重要的職責就是要把工作分配給別人去做。怎樣做到有效的分配呢?美國作者j·w·李、m·皮爾斯提出了有效分配系統的七個步驟。如果你能認真地遵守這些步驟，就能夠提高自己的管理能力，改進部門的工作，提高企業的效率，把自己從具體事務活動中解放出來。
第一步 選定需要分配他人去做的工作
原則上講，你可以把任何一件其他人能夠處理的工作分配給別人去做。為了做到這一點，首先要對下屬的能力有個瞭解。對工作和下屬的評價是獲得這種瞭解的途徑。
認真考察要做的各種工作，確保自己理解這些工作都需要做些什麼、有些什麼特殊問題或複雜程度如何，在你沒有完全瞭解這些情況和工作的預期結果之前，不要輕易分配工作。
當你對工作有了清楚的瞭解以後，還要使你的下屬也瞭解。要向處理這件工作的下屬說明工作的性質和目標，要保證下屬通過完成工作獲得新的知識或經驗。最後，把工作分配出去以後，還要確定自己對工作的控制程度。如果一旦把工作分配出去，自己又無法控制和了解工作的進展情況，那就要親自處理這件工作。而不要再把它分配出去了。
切記不要把“熱土豆”式的工作分配出去。所謂“熱土豆”式工作，是指那些處於最優先地位並要求你馬上親自處理的特殊工作。例如，你的上司非常感興趣和重視的某件具體工作就是“熱土豆”式工作。這種工作要你親自去做。另外，非常保密的工作也不要分配給別人去做。如果某項工作涉及到只有你才應該瞭解的特殊資訊，就不要分配出去。
第二步 選定能夠勝任工作的人
建議你對下屬進行完整的評價。你可以花幾天時間讓每個下屬用書面形式寫出他們對自己職責的評論。要求每位工作人員誠實、坦率地告訴你，他們喜歡做什麼工作，還能做些什麼新工作，然後，你可以召開一個會議，讓每個職員介紹自己的`看法，並請其他人給予評論。要特別注意兩個職員互相交叉的一些工作。如果某職員對另一職員有意見，表示強烈的反對或提出尖銳的批評，你就要花些時間與他們私下談談，在這種評價過程中，你還需要掌握兩點：瞭解工作和職員完成工作的速度。你要通過這種形式掌握職員對他自己的工作究竟瞭解多深。
如果你發現有的職員對自己的工作了解很深，並且遠遠超出你原來的預料，這些人就有可能擔負重要工作任務的才能和智慧。
瞭解職員完成工作的速度是另一個重要任務。例如，你可能知道一位祕書的打字速度是另一位祕書的兩位，或者一個助手完成同樣困難的任務所用時間只是另一助手所用時間的一半。一旦你掌握了每個工作人員對其工作了解的程度和完成工作的速度等情況以後，就可以估計出每個人能夠處理什麼樣的工作，也就可以回到分配工作的分析上來，決定把工作分配給能達到目標要求的人。
如果你對職員的分析正確無誤，那麼選擇能夠勝任工作的人這一步就比較容易做好。回到對工作的瞭解和職員完成工作速度這兩個主要標準上來。然後，你再決定是想把工作做得好還是快。這種決策目標將會向你說明能夠勝任工作的人是什麼樣的人。這樣，你就有可能讓最有才能的職員發揮最大的作用。但有一點也要記住，那就是你要儘量避免把所有的工作都交給一個人去做的傾向。
除了上述兩個主要標準以外，其它因素也在分配工作中選擇合適的人上起作用。時間價值就是一個很重要的因素。你要注意不要把次優先的工作分配給公司中具有很高時間價值觀念的職員去做。不量才用人，既浪費錢財，又影響職員的積極性。
總之，只要認真根據職員對工作的瞭解、完成工作的速度、時間價值觀念和對他的培養價值這幾條原則辦事，就可以選擇出能夠勝任你要分配的工作的人。
第三步 確定分配工作的時間、條件和方法
大多數管理者往往在最不好的時間裡委好工作.他們上午上班後的第一件事便是分配工作。這樣做可能方便管理者，但卻有損於職員的積極性。職員有什麼感覺呢?下屬帶著一天做些什麼的想法來到辦公室，一上班卻又接到新工作.他們被迫改變原定的日程安排，工作的優選順序也要調整。這樣做的結果便是時間的浪費。
分配工作的最好時間是在下午。你要把分配工作作為一天裡的最後一件事來做。這樣，有利於下屬為明天的工作作準備，為如何完成明天的工作做具體安排。還有一個好處，就是職員可以帶著新任務回家睡覺，第二天一到辦公室便集中精力處理工作。
面對面地分配工作是最好的一種分配方法。這樣分配工作便於回答下屬提出的問題。獲得及時的資訊反饋、充分利用面部感情和動作等形式強調工作的重要性。只有對那些不重要的工作才可使用留言條的形式進行分配。如果要使下屬被新的工作所促進和激勵，就要相信在分配工作上花點時間是值得的。寫留言條分配工作，可能快並且容易做到，但它不會給人以深刻和重要的印象。
分配工作是一種人情事兒。它是把重要的工作付給某個下屬去做。如果可能，最好是面對面地分配工作。
第四步 制定一個確切的分配計劃
有了確定的目標才能開始分配工作。誰負責這項工作?為什麼選某人做這項工作?完成這項工作要花多長時間?預期結果是什麼?完成工作需要的材料在什麼地方?下屬怎樣向你報告工作進展?分配工作之前，必須對這些問題有個明確的答案。你還要把計劃達到的目標寫出來，給職員一份，自己留下一份備查。這樣做可以使上下雙方都瞭解工作的要求和特點，不留下錯誤理解工作要求的餘地。應該讓這種分配計劃指導有效分配工作的全過程。
第五步 分配工作
在分配工作之前，需要把為什麼選他完成某項工作的原因講清楚。關鍵是要強調積極的一面。向他指出，他的特殊才能是適合完成此項工作的;還必須強調你對他的信任。同時，還要讓下屬知道他對完成工作任務所負的重要責任;讓他知道完成工作任務對他目前和今後在組織中的地位會有直接影響。
在解釋工作的性質和目標時，要向下屬講出你所知道的一切。不要因為沒有講完所掌握的資訊，而給下屬設下工作的陷阱。你要把所有的目標全部擺出來：誰要求做這件工作的，要向誰報告工作，客戶是誰等等。還要把自己在這個工作領域的體驗也告訴下屬。讓他們瞭解過去的一些事情是怎樣處理的，得到了一些什麼結果等。要讓下屬完全理解體所希望得到的結果。如果可能，儘量列出事實、數量和具體目標。那種“這件事需要快辦”的說法不是對工作的充分解釋。
給下屬規定一個完成工作的期限。讓他知道，除非在最壞的環境條件下才能推遲完成工作的期限。向他講清楚，完成工作的期限是怎樣定出來的，為什麼說這個期限是合理的。另外，還要制定一個報告工作的程式，告訴他什麼時間帶著工作方面的資訊向你報告工作;同時，你也要向他指出，要檢查的工作的期望結果是什麼，使他明確要求。
最後，你要肯定地表示自己對下屬的信任和對工作的興趣。象“這是一件重要工作，我確信你能做好它”這樣的話，可以對下屬發揮很大的激勵作用。總之要記住，分配好工作，不僅能節約時間，還可以在職員中創造出一種暢快的工作氣氛。
第六步 檢查下屬的工作進展情況
確定一個評價分配出去的工作進展情況的計劃是很有技巧的事。檢查太勤會浪費時間;對分配出去的工作不聞不問，也會導致災禍。
對不同工作，檢查計劃也有所不同。這主要取決於工作的難易程度、職員的能力及完成工作需要時間的長短。如果某項工作難度很大並且是最優先的，就要時常檢查進展情況，每一兩天檢查一次，保證工作成功而又不花費太多時間，這類工作都有一個內在的工作進展階段，一個階段的結束又是另一個階段的開始。這種階段的停起時間也是檢查和評價工作進展情況的最好時間。當你把一件有困難的工作分配給一個經驗較少的下屬去做時，不論從必要性還是從完成工作的願望上來講，多檢查幾次進展情況都是有益的。對這種情況，你可以把檢查工作進展的